Hvorfor mener eksperterne, at fleksibilitet er den eneste fremtid for planlægning?

Hvis 89% af virksomheder siger, at det i dag er tæt på umuligt at forudsige fremtidige vigtige hændelser, er der så nogen grund til at planlægge? Måske ikke, hvis ikke planlægningen er fleksibel

Vi ved alle, at planlægning og prognoser står over for "hidtil usete" udfordringer, men er der et mere grundlæggende problem med FP&A? Det er et spørgsmål, som eksperter og beslutningstagere stiller sig selv, sammen med: Er vores tilgang stadig tidssvarende? Er vores teknologi stadig velegnet til formålet? Er der en bedre måde?

Finansiel planlægning og prognoser anskues med mistro

I en undersøgelse med titlen The Future of Planning, som branchen har fået udarbejdet af Business Application Research Center (BARC), kom man frem til, at 95 % af organisationer anførte problemer i forbindelse med planlægnings- og prognoseprocessen. Men kan planlægning være så ineffektiv? Og hvis ja, hvorfor bruger vi så så meget tid på det?

Virkeligheden er, at traditionelle budgetteringsmetoder ikke giver organisationer mulighed for at følge med de hurtige ændringer. Men der er også godt nyt. Planlægning kan fungere, når man gør det anderledes. Men der skal nogle ændringer til. Velkommen til en verden med fleksibel planlægning.

Lad os nu se på:

• Hvorfor traditionel planlægning svigter organisationer
• Følgevirkningerne af mislykket planlægning
• Hvordan fleksibel planlægning er anderledes
• Hvordan planlægning kan gøres mere fleksibel.

Derfor svigtes organisationer af traditionel planlægning

Det viser sig, at efterhånden som markeder bliver mere og mere dynamiske og komplekse, bliver traditionel og statisk budgettering mindre effektiv. De virksomheder, der fortsat benytter sig af traditionel planlægning har svært ved at følge med, fordi disse modeller er afhængige af en grad af stabilitet og sikkerhed, der i stigende grad mangler i nutidens verden.

Derfor fandt BARC, at traditionelle langsigtede prognoser ikke længere virker, og mere end 80 % af organisationerne er enige i, at hurtige prognoser er det eneste pålidelige alternativ til traditionel detaljeret budgettering i fremtiden. Det betyder, at virksomheder skal stole på mere fleksibel kontinuerlig planlægning.

Regelmæssig opdatering af prognoser og forventninger under disse dynamiske forhold giver mulighed for hurtigt at tolke signaler fra markedet og forstå deres virkning, før de sker. Er det ikke netop formålet med planlægning og prognoser?

Følgevirkningerne af mislykket planlægning

Et af de største problemer, som dette forårsager, er mistillid. Efterhånden som planlægning bliver mere og mere unøjagtig, er folk mindre tilbøjelige til at stole på den.

"Planlægning og prognoser er altid blevet set på med mistro i mange organisationer. Det tager for lang tid, bruger for mange ressourcer, giver høje omkostninger og kvaliteten af resultaterne afspejler ikke den indsats, der er tale om."

Det mener mange kritikere ifølge BARC. Og de tager ikke fejl. Desuden kan denne udhuling af planlægningens anvendelighed og pålidelighed være yderst skadelig for en organisations fremtid, hvis dette ikke hurtigt løses.

Dette problem peger dog også på en løsning. Hvis problemet med prognoser i dag er, at de tager for lang tid, koster for meget og er unøjagtige, så står det klart, hvad der skal rettes, hvorfor og muligvis hvordan.

Men hvis der ønskes prognoser, der hurtigt kan give resultater og give ledelsen relevant og rettidig indsigt, er det nødvendigt at ændre  FP&A-værktøjer og -processer. Det er en stor opgave, og i øjeblikket har de fleste organisationer lang vej endnu, og mange af dem er ikke klar over, at det overhovedet er nødvendigt med ændringer.

Faktisk siger BARC lige nu:

“\[F]ire ud af ti virksomheder opdaterer deres prognoser mindst en gang om måneden, og for ledere er det mere end seks ud af ti. Dette er ikke muligt med en "mere af det samme"-tilgang, så presset for at gennemføre væsentlige justeringer er højt."

Og det har de  måske ret i

Sådan er fleksibel planlægning anderledes

Så hvis traditionel planlægning ikke virker, og ingen er klar til at planlægge anderledes, skal planlægningen så stoppe? Det enkle svar er nej. Som BARC skriver i undersøgelsen:

"Vigtigheden af planlægning for fleksibel virksomhedsledelse er blevet større som følge af pandemien."

Virkeligheden er, at planlægning og prognoser sandsynligvis er vigtigere end nogensinde før. Jo hurtigere ting ændrer sig, desto hurtigere skal virksomheden kunne reagere. De virksomheder, der har indset dette, handler allerede på det.

Mange virksomheder investerer i bedre datastyring og i fuld integration af alle deres datakilder. Integrationerne og automatiseringerne af disse nye værktøjer giver dem mulighed for at reagere hurtigere på situationer, ofte i realtid, når de udspiller sig. Dette er styrken ved en fleksibel tilgang til planlægning.

Hvordan kan planlægningen gøres mere fleksibel?

Disse virksomheder investerer i nye processer og teknologier for at gøre dette og fjerne statiske og forældede arbejdsmetoder. Disse nye værktøjer forbinder data, fjerner forhindringer og lader virksomheder tilpasse og justere absolut alt øjeblikkeligt.

Evnen til at udføre FP&A så hurtigt gør stor forskel. Ikke for udfordringer, da de er uforudsigelige, men for den reaktion den afføder Faktum er, at alle de organisationer, BARC talte med, sandsynligvis har ret. I en verden, hvor alt sker så hurtigt, er det urealistisk at forudsige, hvad der vil ske. Men det er måden der reageres på, der betyder noget.

Ikke alt kan planlægges, men det er nødvendigt at være forberedt på hvad som helst. Disse værktøjer opdager ikke udfordringer, men de giver mulighed for at finde løsningerne på dem så hurtigt, at det gør en forskel. Det gør fleksibel planlægning til et af de stærkeste værktøjer i en foranderlig verden.

Klik her for at læse  BARC's rapport The Future of Planning" samt et ledelsesresume for at finde ud af, hvordan det kan gøres. BARC har udarbejdet en guide jer, der viser, hvordan moderne værktøjer giver mulighed for at planlægge dagen i morgen. Den dække vigtigheden af fleksibel virksomhedsledelse, de udfordringer, virksomheden står over for, og de handlinger, der kan gennemføres for at håndtere dem.