Digitala processer hjälper Höganäs kommun arbeta mer effektivt

Vi står inför en mängd välfärdsutmaningar och digitalisering är utan tvekan ett viktigt verktyg. När Höganäs kommun nu allt mer digitaliserar verksamheten står människan i fokus, då det i grund och botten handlar om mötet mellan människa och teknik. Utgångspunkten är en ökad service till medborgare samt att frigöra tid så att medarbetarna kan fokusera på mer värdeskapande arbete. 

I Höganäs satsar man på att ta fram så kallade robotlösningar i befintliga system. Det handlar om att automatisera existerande lösningar med hjälp av mjukvara. 

– Vi vill skapa effektiva, säkra flöden och därmed minska vår egen sårbarhet samt undvika att bli beroende av personal på plats som gör manuella uppgifter, som t.ex. att skicka blanketter. Genom ett digitalt och automatiserat flöde så får vi på köpet en bättre historik av processen, säger Sandra Flodmark, redovisningsansvarig i Höganäs kommun.

I Höganäs har man också insett hur viktigt det är att medarbetare, som kanske inte har ekonomiuppdrag som huvudfokus, ska kunna fokusera på kärnverksamheten. Detta görs genom att skapa processer som är enkla att förstå i ett system som är lätt att använda.

– Ytterligare en aspekt är medborgarnas förväntningar på oss. De vill att kommunen ska tillhandahålla digitala tjänster och vill ha möjlighet att kunna kommunicera med oss samt uträtta sina ärenden under de tider på dygnet när det passar dem bäst, säger Sandra Flodmark.

Nedan är fyra konkreta exempel på hur Höganäs kommun arbetat med digitala processer för att underlätta för både personal och medarbetare.

1. Ny process för interna kundfakturor
När det gäller de interna fakturorna var processen tidigare sådan att man hämtade en blankett, fyllde i fakturauppgifterna, skrev ut den och fick den attesterad. Därefter skulle blanketten skickas i ett internkuvert till ekonomiavdelningen där en person knappade in uppgifterna i ekonomisystemet för att upprätta kundfakturan. När fakturan var upprättad skulle den skrivas ut för att återigen scannas in i leverantörsfakturasystemet. 
Idag är processen digital från början till slut, ända från det att man upprättar ett förslag till attest, fakturering och även när den interna kunden tar emot fakturan. 
Tidigare kunde detta ta veckor. Idag går alla stegen max tio minuter. 

2. Automatisering av kommunens Swish-konton
Höganäs kommun har mer än 25 Swish-konton dit det varje dag inkommer betalningar. 
Innan automatiseringen så var en person ansvarig för att varje dag, manuellt, sitta och bokföra alla inbetalningar. Det var även olika konteringar för alla inbetalningar. Hanteringen tog lång tid och det var stor risk för att fel skulle uppstå. Idag har man tagit bort all den manuella handpåläggningen samt automatiserat processen, så när kommunen nu får filer med inbetalningar från banken ser systemet automatiskt vad det är för Swishnummer och utför konteringen.

3. Förenklade onlineköp för medborgare
Som boende i Höganäs kan man köpa tjänster av kommunen, detta kan exempelvis vara biljetter till kulturevenemang samt olika aktiviteter, för att få tillgång till dessa biljetter fanns tidigare endast ett ställe att köpa dessa på, vilket var på Höganäs Sportcenter.  
Idag kan man köpa biljetter till kommunens arrangemang hemifrån soffan och betala smidigt med Swish eller kontokort.

4. Fakturainfo på “mina sidor”
Som medborgare ska man kunna logga in på kommunens system med hjälp av BankID och där se en reskontra över de fakturor som kommunen har ställt ut. En service som är bra att ha om man har tappat bort en faktura eller glömt sitt OCR-nummer, på samma ställe kan man även se vad det är för typ av faktura och om den är betald eller delbetald. 
 

Lyssna till när Sandra Flodmark talar om "Digitalisering med människan i fokus" på vårt event med Dagens Samhälle se video >>