6 Best Practices im Lieferantenmanagement

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von Unit4 Communications März 14, 2023 | 4 Minuten Lesezeit

Im Hinblick auf das operative Geschäft kann ein erfolgreiches Lieferantenmanagement kurz- und langfristig über Erfolg und Niederlage entscheiden. Denn mit einem optimalen Lieferantenmanagement können Sie sowohl Ihre Umsätze steigern als auch für nachhaltiges Wachstum sorgen. Die technologischen Fortschritte haben die Tür zum globalen Marktplatz für alle Unternehmen geöffnet, unabhängig von ihrer Größe oder ihrem Standort, was ein ausgefeiltes Lieferantenmanagement umso wichtiger macht.

Was ist das Lieferantenmanagement und warum ist es wichtig?

Ein Unternehmen ist zur Aufrechterhaltung des täglichen Geschäfts auf seine Lieferanten angewiesen. Denn die Lieferanten und Anbieter stellen dem Unternehmen die Waren und Dienstleistungen bereit, die es braucht, um sein Versprechen gegenüber seinen Kunden zu erfüllen. Jedes Unternehmen braucht also zuverlässige und kosteneffektive Vereinbarungen mit den Lieferanten, um die Ziele zu erreichen und Standards einzuhalten. Beim Lieferantenmanagement geht es also darum, produktive Geschäftsbeziehungen mit Dritten aufzubauen und aufrechtzuerhalten.

Dieser komplexe Prozess geht Hand in Hand mit dem Vertragsmanagement, der Risikominderung und der Geschäftsplanung:

Maximierung des ROI (Return on Investment) – das Unternehmen muss stets sicherstellen, dass es das bestmögliche Preis-Leistungs-Verhältnis aus seinen Lieferantenbeziehungen zieht.

Minderung des Reputations- und Finanzrisikos – das Unternehmen muss sicherstellen, dass die Geschäftsbeziehungen dem Unternehmen in keinster Weise schaden.

Im Idealfall wird das Lieferantenmanagement zu einem integralen Bestandteil der gesamten Geschäftsstrategie, indem es alle operativen Prozesse ergänzt, die darauf abzielen, vereinbarte langfristige Geschäftsziele zu erreichen. Dies gelingt jedoch nur, wenn das Unternehmen Best Practices für das Lieferantenmanagement implementiert.

Best Practices

Wenn in der Geschäftswelt die Rede von Best Practices ist, ist im Grunde nichts anderes gemeint als bewährte Methoden, mit denen sich ein bestimmtes Geschäftsziel erreichen lässt. Best Practices müssen auf die bestimmten Umstände des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten sein, und das in wirtschaftlicher und operativer Hinsicht. Da jedoch die Geschäftsprozesse des Lieferantenmanagements ein so wesentlicher Bestandteil sind, lassen sich allgemeine Best Practices für das Lieferantenmanagement bestimmen, die jedes Unternehmen als Grundlage nutzen kann, um seine eigene Strategie zu entwickeln.

Ermittlung der Bedürfnisse des Unternehmens

Best Practices ergeben nur dann einen Sinn, wenn sie vollkommen an den Bedürfnissen und Zielen des Unternehmens ausgerichtet sind. Dies geht jedoch über die Identifizierung spezifischer Beschaffungsbedürfnisse hinaus und berücksichtigt auch die Risikobereitschaft und Risikotoleranz des Unternehmens sowie die langfristige Vision für potenzielles Wachstum. Wenn beispielsweise die langfristige Vision des Unternehmens darin besteht, in einen bestimmten Markt oder eine bestimmte Region zu expandieren, sollte dies bei jeder Entscheidung berücksichtigt werden, wobei auch die Risiken und Chancen in der Lieferkette zu bedenken sind. Die Bedürfnisse des Unternehmens müssen also im Gesamtzusammenhang unter Berücksichtigung aller Aspekte ermittelt werden.

Bestimmung von Verantwortlichkeiten beim Lieferantenmanagement

Bei der Einführung eines Geschäftsprozesses müssen zunächst die Verantwortlichkeiten klar definiert werden. Für das Lieferantenmanagement bedeutet dies konkret, dass die jeweiligen Verantwortlichkeiten im Beschaffungszyklus festgelegt werden müssen, der eng mit dem Lieferantenmanagement verknüpft ist. Allgemein gesagt werden die Aufgaben und Verantwortlichkeiten von Prozessadministrator/innen und von Prozessmanager/innen ausgeführt.

Beim Lieferantenmanagement befassen sich die Administrator/innen in der Regel mit den Anfangsphasen, einschließlich:

Ermittlung der Anforderungen
Identifizierung, Verhandlung, Bewertung und Auswahl von Lieferanten
Lieferanten-Onboarding

In dieser Phase werden die Lieferantenbeziehungen aufgebaut und die Bedingungen definiert. Diese Informationen werden dann an diejenigen weitergegeben, die für das laufende Management der Lieferantenbeziehungen verantwortlich sind, was zum Beispiel die folgenden Aufgaben umfasst:

Überwachung und Bewertung von Lieferanten
Lieferanten-Offboarding

Wenn man sich den Lebenszyklus des Lieferantenmanagements vor Augen führt, wird deutlich, warum es so wichtig ist, die Verantwortlichkeiten klar zu definieren. Denn durch klar aufgeteilte und festgelegte Rollen lässt sich die Effizienz steigern. Zudem kommt es nicht vor, dass zwei Teammitglieder dieselben Aufgaben erledigen und ihre Zeit vergeuden.

Speicherung von Informationen an einem zentralen Ort

Wenn Unternehmen ihre Informationen und Daten an einem zentralen Ort speichern, können sie die Effizienz, Geschwindigkeit und Transparenz in der Lieferkette erheblich steigern. Es ist jedoch wichtig, dass für diese zentrale Datenquelle die höchsten Sicherheitsstandards gelten, damit alle Mitarbeitenden auf die für Geschäftsprozesse erforderlichen Informationen und Dokumentationen zugreifen können und auch Dritte Zugang dazu haben. Dadurch können Vorlauf- und Lieferzeiten sowie Verkaufs- und Beschaffungszyklen verkürzt werden. Außerdem können die Entscheidungsträger schneller fundierte Entscheidungen treffen. Diese Zentralisierung ermöglicht darüber hinaus ein höheres Maß an Automatisierung. Denn wenn alle Daten digital in einer zentralen Datenquelle gespeichert werden, lassen sich grundlegende Verwaltungsaufgaben automatisieren. Die Mitarbeitenden bekommen so mehr Zeit, um sich anderen wichtigeren Aufgaben zu widmen. Aber dies ermöglicht nicht nur die automatische Bewertung, sondern auch das automatische Senden von Erinnerungen, Benachrichtigungen und Fragebögen zur Optimierung der Auswahl- und Risikomanagementprozesse.

Standardisierte Kategorisierung

Wenn Daten an einem zentralen Ort gespeichert werden, ist es sehr wichtig, dass die Kategorisierung standardisiert wird. Dies bedeutet, dass im Vorfeld ein einheitlicher Ansatz für alle Lieferantenbeziehungen, das Vertragsmanagement und das Risikomanagement festgelegt wird. Durch das automatisierte Tagging von Metadaten und Daten können Lieferanten kategorisiert werden, damit Mitarbeitende einen bestimmten Lieferanten schnell finden, die Daten mühelos auf dem neusten Stand halten und die Datenbank allgemein leichter verwalten können. Die Standardisierung ist daher einer der wichtigsten Faktoren für ein erfolgreiches Lieferantenmanagement. Unternehmen sollten dabei vor allem darauf achten, dass sie bei der Standardisierung ihre kurz- und langfristigen Ziele im Auge behalten. Denn dann können sie diese zentralen Daten in eine wertvolle Ressource verwandeln. Die Standardisierung ermöglicht auch die Automatisierung grundlegender Prozesse, wie zum Beispiel Workflows für das kategoriespezifische Lieferanten-Onboarding.

Überblick über den gesamten Beschaffungszyklus

Das Lieferantenmanagement und die Beschaffung überschneiden sich, wobei es auch klare Abgrenzungen gibt. Während der Beschaffungszyklus alle Prozesse zum Erwerb von Waren und Dienstleistungen umfasst, die das Unternehmen für seine Geschäfte benötigt, bezieht sich das Lieferantenmanagement auf den Teil des Beschaffungszyklus, bei dem es konkret um den Aufbau und die Aufrechterhaltung von Beziehungen mit den Lieferanten geht, die diese Waren oder Dienstleistungen bereitstellen. Was diese beiden Bereiche jedoch gemeinsam haben, ist dass sie beide auf die Geschäftsziele des Unternehmens ausgerichtet sind, um den maximalen Mehrwert zu erzielen und das Risiko zu mindern. Aus diesem Grund ist es für ein effektives Lieferantenmanagement also wichtig, den Beschaffungszyklus genau zu überwachen.

Bewertung der Lieferanten-Performance

Unternehmen sollten aber nicht nur den Beschaffungszyklus überwachen, sondern auch bewerten, ob ihre Lieferanten und Anbieter ihnen einen Mehrwert liefern. Nur so können sie sicherstellen, dass sie den optimalen ROI (Return on Investment) aus der Geschäftsbeziehung erzielen. Das Lieferanten-Performance-Management erfordert die Zusammenarbeit mit dem Beschaffungsteam, um genaue Bewertungen anhand vereinbarter Kennzahlen oder Key Performance Indicators (KPIs) vorzunehmen. Diese Überprüfung und Bewertung ist nur möglich, weil die Lieferanten- und Vertragsdaten an einem zentralen Ort und auf einheitliche Weise gespeichert werden. Alle Mitarbeitenden haben Zugriff auf ein zentrales System, was die Zusammenarbeit und Kommunikation enorm verbessert. Das System bietet außerdem automatisierte Bewertungs-, Warn- und Benachrichtigungsfunktionen, damit Teams stets informiert sind und agil und proaktiv handeln können.

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