Assurez-vous que vos processus de budgétisation soient robustes, adaptables et agiles

Bien que chaque entreprise doive déterminer ce qui fonctionne le mieux selon les spécificités de ses opérations, nous explorons dans ce blog pourquoi les prévisions glissantes pourraient rendre les budgets annuels obsolètes.

Qu’est-ce qu’un budget annuel et comment fonctionne-t-il ?

Un budget annuel est avant tout un plan prévisionnel pour les revenus d’une entreprise. Le processus d’élaboration permet d’identifier des objectifs stratégiques à long terme ainsi que des cibles opérationnelles, de les traduire en plans pour l’année à venir, et d’optimiser l’allocation des ressources afin d’atteindre ces objectifs, tout en respectant un plafond de dépenses défini.

Ces plans sont généralement établis au niveau d’une division, d’un segment, d’une catégorie, d’une marque ou d’une région. Par exemple, une collectivité locale du secteur public disposera probablement de budgets pour ses différentes fonctions, comme l’éducation ou l’aide sociale, ensuite ventilés au niveau des services, puis au niveau régional pour la mise en œuvre des prestations.

Dans la plupart des entreprises, le processus budgétaire annuel prend environ 2 à 3 mois. Ainsi, si une entreprise fonctionne sur la base de l’année civile, la phase de budgétisation a généralement lieu entre septembre et novembre de l’année précédente, pour être finalisée en décembre.

Pourquoi les budgets annuels fixes sont-ils encore appropriés ?

Le paysage économique actuel est en constante évolution et à bien des égards imprévisibles, comme en témoignent les événements récents.

La survenue d’événements imprévisibles met presque toujours en péril un budget annuel fixe, ce qui entraîne le gaspillage d’une grande partie du travail accompli, souvent à recommencer pour pouvoir s’ajuster.

Voici quelques exemples susceptibles d’affecter votre budget annuel :

• Une baisse de financement public ou une réduction des subventions
• La montée en flèche des prix de l’énergie, faisant exploser vos coûts de production
• L’adoption d’une nouvelle loi fiscale par les autorités de régulation, exigeant davantage de transparence et de responsabilité
• Des fluctuations soudaines des devises ou des taux de change

Avec un rythme de changement qui s’accélère chaque jour, il n’est pas exagéré d’affirmer que votre budget annuel est obsolète à l’instant même où il est établi.

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Comment les entreprises peuvent-elles rendre la budgétisation plus adaptable ?

Pour s’adapter, les entreprises doivent mettre en place des processus rendant la budgétisation plus flexible et plus agile. Une méthode couramment adoptée consiste à planifier des révisions budgétaires régulières tout au long de l’année.

Cela signifie qu’à chaque révision, vous pouvez intégrer l’imprévu, créant ainsi un processus beaucoup plus agile, dans lequel le budget est ajusté périodiquement plutôt que complètement abandonné. Les prévisions glissantes permettent aux équipes financières de réagir rapidement à l’évolution du contexte.

La plupart des entreprises s’appuient sur des prévisions glissantes mensuelles sur 12 à 36 mois, selon leur activité. Ces prévisions mensuelles ascendantes, qui reposent sur des données provenant de l’ensemble des divisions et des fonctions, tiennent compte de l’impact des événements survenus dans le mois pour garantir une agilité maximale.

Certaines décisions peuvent inclure une augmentation des prix ou la réallocation de ressources discrétionnaires (comme les budgets médias) vers un secteur en croissance plutôt qu’un secteur en difficulté. En l’absence de prévisions glissantes, les équipes commerciales s’en tiendraient simplement au budget annuel initial.

S’en tenir à des objectifs budgétaires irréalistes peut démotiver les équipes : conscientes que l’écart est impossible à combler, elles risquent de livrer des performances en deçà du potentiel pour le reste de l’année. Fixer des objectifs mensuels plus dynamiques, juste avant chaque période, permet un suivi plus pertinent de la performance.

Est-il temps de dire adieu au budget annuel statique traditionnel ?

Cependant, en dépit de leurs limites apparentes, les budgets annuels conventionnels ont toujours une certaine utilité.

L’exercice de budgétisation annuelle diffère des prévisions glissantes dans la mesure où il établit une stratégie à long terme. Il représente l’ambition de l’entreprise à 5 ou 10 ans, ce qui reste un élément important pour les parties prenantes et les dirigeants.

Qu’il s’agisse d’une entreprise à but non lucratif, d’une entité publique ou d’une société de services, ce processus garantit que votre objectif final est toujours la priorité de tous. Les environnements opérationnels peuvent évoluer, et il est essentiel d’être capable de s’adapter. Cela dit, les budgets et plans financiers à long terme doivent aussi rester facilement adaptables.

Il est évident que les budgets annuels statiques ne suffisent plus à suivre le rythme et la complexité actuels. Mais les entreprises du monde entier ont compris que le budget annuel reste essentiel à la fois pour définir la stratégie et assurer le contrôle.

En revanche, un budget annuel seul limite fortement l’agilité requise aujourd’hui. C’est pourquoi la plupart des entreprises adoptent désormais un modèle hybride, dans lequel un budget annuel assure le suivi stratégique, complété par des prévisions glissantes dynamiques pour piloter les opérations au quotidien.

Comment Unit4 FP&A peut-elle vous aider à rendre la budgétisation plus dynamique ?

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Gartner indique notamment que « 73 % des fonctions financières ont réagi à l’explosion des données en favorisant une utilisation accrue de données de performance validées par l’entreprise et issues d’une source centralisée pilotée par la direction financière ».

Améliorez la rapidité et la qualité de votre processus budgétaire en toute confiance, en intégrant toutes les données de l’entreprise dans un budget flexible et réactif. En réduisant significativement le temps passé sur les cycles budgétaires, vous pourrez répondre aux changements et à l’incertitude en simulant des scénarios de manière plus efficace.

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