Sorgen Sie für robuste, anpassungsfähige und agile Budgetierungsprozesse
Die Erstellung von festen Jahresbudgets ist in fast allen Unternehmen, ob groß oder klein, weltweit seit Jahrzehnten die Norm.
Nach einigen schwierigen Jahren und anhaltender geopolitischer Unsicherheit sind Unternehmen jedoch in einigen Fällen von festen Jahresbudgets zu einer monatlich rollierenden Forecast übergegangen, um agil auf die sich schnell ändernden Umstände reagieren zu können.
Jedes Unternehmen muss für sich entscheiden, was am besten funktioniert. In diesem Blog gehen wir der Frage nach, warum rollierende Forecasts Jahresbudgets ablösen könnten.
Was ist ein Jahresbudget und wie funktioniert es?
Ein Jahresbudget ist im Grunde genommen ein Plan für die Einnahmen eines Unternehmens. Bei der Erstellung eines Budgets werden langfristige strategische Ziele und operative Vorgaben ermittelt und in Pläne für das kommende Jahr umgesetzt. Die Ressourcenzuweisung wird optimiert, um diese Ziele zu erreichen, ohne dabei eine bestimmte Ausgabenobergrenze zu überschreiten.
Normalerweise werden diese Pläne auf der Ebene einer Abteilung, eines Segments, einer Kategorie, einer Marke oder einer Region erstellt. So hat eine lokale Behörde des öffentlichen Sektors wahrscheinlich Budgets für verschiedene Bereiche wie Bildung oder Sozialfürsorge, die auf Dienstleistungsebene sowie auf regionaler Ebene weiter aufgeschlüsselt werden.
Die Erstellung des gesamten Jahresbudgets dauert in den meisten Unternehmen etwa zwei bis drei Monate. Wenn ein Unternehmen also auf der Basis eines Kalenderjahres arbeitet, findet die Budgetierung in der Regel von September bis November des Vorjahres statt und wird im Dezember abgeschlossen.
Warum sind feste Jahresbudgets weiterhin angemessen?
Das aktuelle Geschäftsumfeld verändert sich ständig und auf eine Weise, die wir nicht vorhersehen können. Die jüngsten Ereignisse sind ein Paradebeispiel dafür.
Wenn das Unvorhersehbare eintritt, ist dies fast immer eine Gefahr für das Jahresbudget und führt dazu, dass ein Großteil der harten Arbeit umsonst war und oftmals wiederholt werden muss, um die unvorhersehbaren Ereignisse zu berücksichtigen.
Hier sind einige Beispiele für Dinge, die sich auf Ihr Jahresbudget auswirken könnten:
- Weniger Mittel von der Regierung oder eine Kürzung der Zuschüsse
- Explodierende Energiepreise, die Ihre Inputkosten in die Höhe treiben
- Aufsichtsbehörden, die ein neues Steuergesetz verabschieden, das mehr Transparenz und Rechenschaftspflicht verlangt
- Plötzliche Schwankungen der Währungen oder Wechselkurse
Angesichts des immer schneller werdenden Wandels ist es keine Übertreibung zu sagen, dass Ihr Jahresbudget bereits in dem Moment veraltet ist, in dem es erstellt wird.
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Wie können Unternehmen die Budgetierung anpassungsfähiger gestalten?
Um sich auf den Wandel einzustellen, müssen Unternehmen die Budgetierung anpassungsfähiger und flexibler gestalten. Eine beliebte Methode besteht darin, im Laufe des Jahres regelmäßige Budgetüberarbeitungen einzuplanen.
Wenn das Unvorhersehbare eintritt, können Sie Ihr Budget zu diesem Zeitpunkt mühelos anpassen. Es entsteht also ein viel agilerer Prozess, bei dem Budgets regelmäßig überarbeitet werden können, anstatt sie komplett zu verwerfen. Mit einer rollierenden Forecast können Finanzteams schnell auf veränderte Bedingungen reagieren.
Die meisten Unternehmen haben monatliche rollierende Forecasts von 12 bis 36 Monaten, je nach Art des Unternehmens. Dabei handelt es sich um monatliche Bottom-up-Forecasts mit Beiträgen aus allen Abteilungen und Funktionen. Diese erfassen die Auswirkungen von Ereignissen, die im Laufe des Monats eintreten, und sorgen so für ein Höchstmaß an Agilität.
Einige Maßnahmen können darin bestehen, die Preise zu erhöhen oder diskretionäre Mittel wie Medienbudgets einem Geschäftssegment zuzuweisen, das Wachstum verzeichnet, statt einem Segment, das vor Herausforderungen steht. Ohne eine rollierende Forecast würden sich die Geschäftsteams einfach an das ursprüngliche Jahresbudget halten und leiden.
Das Festhalten am ursprünglichen Budgetziel kann demotivierend auf Teams wirken. Sie wissen, dass der Rückstand nicht mehr aufzuholen ist, und fahren im restlichen Jahr suboptimale Ergebnisse ein, wenn keine Anpassungen vorgenommen werden. Wenn Sie Ihren Teams dynamischere, monatliche Ziele setzen, die jeweils kurz vor Monatsbeginn festgelegt werden, kann die Leistung genauer überwacht werden.
Ist es an der Zeit, sich von den traditionellen statischen Jahresbudgets zu verabschieden?
Trotz der offensichtlichen Einschränkungen herkömmlicher Jahresbudgets erfüllen sie dennoch einen gewissen Zweck.
Im Gegensatz zu rollierenden Forecasts signalisieren Ihre Jahresbudgets eine langfristige Strategie. Die Darstellung der Ziele, die das Unternehmen in den nächsten fünf oder zehn Jahren erreichen will, ist und bleibt ein wichtiger Prozess, der für viele Stakeholder und Führungskräfte von Interesse ist.
Unabhängig davon, ob es sich um eine Nonprofit-Organisation, den öffentlichen Sektor oder ein Dienstleistungsunternehmen handelt, stellt dieser Prozess sicher, dass Sie Ihr endgültiges Ziel immer vor Augen haben: Wenn sich das operative Umfeld ändert, müssen Sie darauf reagieren. Und auch langfristige Budgets und Finanzpläne müssen sich leicht anpassen lassen.
Es ist klar, dass statische Jahresbudgets die Komplexität und das Tempo der heutigen Zeit nicht mehr bewältigen können. Aber Unternehmen auf der ganzen Welt haben erkannt, dass Jahresbudgets aus strategischer und Controlling-Sicht nach wie vor von zentraler Bedeutung sind.
Allerdings kann ein Jahresbudget die Flexibilität, die im aktuellen dynamischen Umfeld erforderlich ist, stark einschränken. Daher verfolgen die meisten Unternehmen heute ein hybrides System, bei dem Jahresbudgets die strategische Richtung vorgeben und durch dynamische rollierende Forecasts für die täglichen Abläufe ergänzt werden.
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Gartner stellt fest, dass „die Reaktion von 73% der Finanzteams auf den Datenboom darin bestand, verstärkt auf die Nutzung von Leistungsdaten zu setzen, die vom Unternehmen genehmigt wurden und aus einer zentralen Datenquelle stammen“.
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