Zorg ervoor dat je budgetteringsprocessen robuust, aanpasbaar en flexibel zijn

Wat is een jaarlijks budget en hoe werkt het?

Een jaarlijks budget is in essentieeen plan voor de inkomsten van een organisatie. Bij het opstellen van een budget worden strategische en operationele doelstellingen voor de lange termijnbepaald, vertaald naar plannen voor het komende jaar. Vervolgens worden middelen zo efficiënt mogelijk toegewezen om deze doelen te bereiken, zonder daarbij een vastgesteld uitgavenplafond te overschrijden.

Meestal worden deze plannen gemaakt op divisie-, segment-, categorie-, merk- of regionaal niveau. Een lokale overheid in de publieke sector heeft bijvoorbeeld budgetten voor verschillende productfuncties, zoals onderwijs of sociale zorg.Deze budgetten worden  dan verder uitgesplitst naar serviceniveau en regionaal niveau, afhankelijk van  de diensten die worden geleverd.

Het hele jaarlijkse budgetteringsproces duurt bij de meeste organisaties ongeveer 2-3 maanden. Wanneer een organisatie werkt op basis van een kalenderjaar, vindt budgettering meestal plaats van september tot november van het voorgaande jaar en wordt het afgerond in december.

Waarom zijn vaste jaarlijkse budgetten nog steeds geschikt?

Het hedendaagse zakelijke landschap verandert voortdurend op vele manieren die we niet kunnen voorspellen, zoals recente gebeurtenissen duidelijk hebben aangetoond.

Wanneer er iets onvoorspelbaars gebeurt, komt het vaste jaarlijkse budget vrijwel altijd in gevaar. Hierdoor gaat veel van het harde werk verloren en moet het werk vaak worden herhaald om het onvoorspelbare op te vangen.

Hier zijn enkele voorbeelden die invloed kunnen hebben op je jaarlijkse budget:

• Minder subsidie van de overheid of een verlaging van subsidies
• Energieprijzen die de pan uit rijzen waardoor je inkoopkosten omhoogschieten, of
• Regelgevers die een nieuwe belastingwet aannemen die meer transparantie en verantwoording vereist
• Plotselinge schommelingen in valutawaarden of wisselkoersen

Met het tempo van de veranderingen dat met de dag toeneemt, is het niet overdreven om te zeggen dat je jaarlijkse budget verouderd is op het moment dat het wordt gemaakt.

Click to read FP&A product brochure (NL) (gated)

Hoe kunnen organisaties budgettering flexibeler maken?

Om zich aan te passen moeten organisaties processen ontwikkelen om het budgetteringsproces aanpasbaar en flexibeler te maken. Een populaire methode is om periodiek gedurende het jaar budgetherzieningen te plannen.

Dit betekent dat je elke periode dat je je budget herziet gemakkelijk aanpassingen kunt doen als het onvoorspelbare zich voordoet. Dit zorgt voor een veel flexibeler proces waarbij budgetten periodiek kunnen worden herzien, in plaats van dat ze volledig overboord worden gegooid. Met voortschrijdende prognoses kunnen financiële teams snel reageren op veranderende omstandigheden.

De meeste organisaties hebben maandelijkse voortschrijdende prognoses van 12-36 maanden, afhankelijk van de aard van de organisatie. Dit zijn maandelijkse bottom-up prognoses met input van alle divisies en functies die de impact van gebeurtenissen tijdens de maand vastleggen om maximale wendbaarheid te garanderen.

Sommige acties kunnen bestaan uit het verhogen van prijzen of het toewijzen van discretionaire middelen, zoals mediabudgetten, aan een bedrijfssegment dat groei ziet in plaats van een segment dat het moeilijk heeft. Zonder een voortschrijdende prognose zouden bedrijfsteams gewoon vasthouden aan het oorspronkelijke jaarbudget en worstelen.

Vasthouden aan de eerdere budgetdoelstelling kan teams demotiveren. Ze weten dat de achterstand onmogelijk in te halen is en leveren de rest van het jaar suboptimale resultaten als er geen aanpassingen worden gedaan. Door teams verantwoordelijk te houden voor meer dynamische maandelijkse doelen die vlak voor de maand worden vastgesteld, kunnen prestaties nauwkeuriger worden gecontroleerd.

Is het tijd om afscheid te nemen van het traditionele statische jaarbudget?

Ondanks de schijnbare beperkingen van conventionele jaarlijkse begrotingen dienen ze echter nog steeds een bepaald doel.

Je jaarlijkse budgettering verschilt nogal van voortschrijdende prognoses, omdat het een strategie voor de lange termijn is. Het weergeven van waar de organisatie de komende 5 of 10 jaar wil zijn, blijft een belangrijk proces dat veel belanghebbenden en leidinggevenden willen begrijpen.

Of je nu een non-profitorganisatie, een overheidsinstelling of een professionele dienstverlener bent, dit proces zorgt ervoor dat je einddoel altijd voorop staat. De bedrijfsomgeving kan veranderen en daar moet je op reageren. Dit gezegd hebbende, moeten langetermijnbudgetten en financiële plannen nog steeds gemakkelijk aan te passen zijn.

Hoewel het duidelijk is dat statische jaarlijkse budgetten niet langer voldoen aan de complexiteit en het tempo van vandaag de dag, zijn organisaties over de hele wereld zich ervan bewust dat het jaarlijkse budget vanuit strategisch en controlerend oogpunt cruciaal blijft.

Het is echter ook waar dat een jaarlijks budget de flexibiliteit die het dynamische landschap van vandaag van organisaties vraagt, ernstig zou beperken. Dus volgen de meeste nu een hybride systeem waarbij jaarlijkse budgetten hun strategische richting volgen en ze dit aanvullen met dynamische voortschrijdende prognoses voor de dagelijkse activiteiten.

Hoe kan Unit4 FP&A je helpen om budgettering dynamischer te maken?

Unit4's FP&A-oplossing maakt je teams vrij om meer tijd te besteden aan het leveren van inzichten en het creëren van waarde voor je bedrijf.

Onze geïntegreerde financiële planningsoplossing helpt bij het navigeren door uitdagingen op het gebied van financiële planning en budgettering. Je kunt gegevens uit verschillende bronnen consolideren, plannings- en budgetteringscycli verkorten en plannen op korte termijn aanpassen.

Opvallend genoeg constateert Gartner dat "73% van de financiële functies heeft gereageerd op de datahausse door het bevorderen van een groter gebruik van door bedrijven goedgekeurde prestatiegegevens uit een gecentraliseerde, door financiën beheerde bron."

Verhoog met vertrouwen de snelheid en kwaliteit van je budgetteringsproces door alle organisatiegegevens samen te brengen in een aanpasbaar budget. Met een aanzienlijke tijdsbesparing tijdens budgetcycli kun je reageren op verandering en onzekerheid door efficiënter scenario's te simuleren.

Neem vandaag nog een kijkje bij Unit4 FP&A om een wereld van automatisering, financiële planning en analyse, budgetbeheer en financiële prognoses te ontdekken met zeer interactieve dashboards en krachtige, vooraf geconfigureerde modellen. Neem direct contact op met de afdeling verkoop voor meer informatie.