Hoe Unit4 ho-instellingen helpt financiële processen te stroomlijnen om zich te concentreren op de strategie
Strategische analyse is vaak de kers op de taart van optimale operaties, waarmee organisaties prestaties kunnen analyseren en plannen kunnen maken voor de toekomst, of zelfs specifieke scenario's kunnen modelleren om toekomstige risico's te beperken, evenals een noodzakelijk proces om met onvoorspelbaarheden om te gaan.
Maar veel teams, vooral wanneer ze actief zijn in sectoren die onder druk staan, zoals het hoger onderwijs, zullen moeite hebben om de tijd te vinden voor dit soort analyses en planning op hoog niveau.
Unit4 helpt bij het automatiseren van repetitieve taken zoals het plannen van inkomsten uit studentenaantallen, het bewaken van kapitaaluitgaven, cashflowplanning of het analyseren van personeels- en onderwijskosten.
Lees deze blog om te leren hoe Unit4 ERP- en FP&A-teams in het hoger onderwijs hun tijd teruggeeft.
Waarom een traditionele aanpak de productiviteit aantast en de strategie in de weg staat
Instellingen voor hoger onderwijs worstelen vaak met een groot aantal handmatige administratieve taken die tijdrovend zijn en vatbaar voor menselijke fouten. Een traditionele aanpak van gegevensbeheer kan leiden tot een gefragmenteerde werklast, waardoor teams veel minder tijd hebben om prestatiegegevens te bekijken en te analyseren.
Neem handmatige gegevensinvoer als voorbeeld: het financiële team van een instelling moet zich misschien een weg banen door meerdere applicaties voor verschillende processen, bestanden met gegevens over studiefinanciering delen en deze gegevens vaak handmatig invoeren. In het ergste geval zijn ze zelfs afhankelijk van papieren archiveringssystemen.
Met 28 voltijdwerknemers die elke maand 60 uur besteden aan handmatige of administratieve taken, kan zelfs een bescheiden efficiëntieverhoging van 25% een organisatie $8.000 besparen. De potentiële voordelen van het gebruik van cloudoplossingen kunnen dit percentage ruimschoots overtreffen.
Een recent rapport onder bijna 500 administrateurs belicht een groeiend probleem van toenemende boekhoudfouten veroorzaakt door een te hoge werkdruk en vertrouwen op verouderde systemen.
Gartner onthult dat 73% van de administrateurs de afgelopen drie jaar te maken heeft gehad met een hogere werkdruk door nieuwe regelgeving, terwijl 82% aangeeft dat de economische volatiliteit hogere eisen stelt.
Deze trend is duidelijk te zien aan gebrekkige controles, die zijn gestegen naar 6% in 2022 tegenover 5% in 2021. Daarnaast geeft 59% van de administrateurs toe maandelijks meerdere fouten te maken, wat de dringende behoefte aan moderne oplossingen onderstreept. Deze druk zal naar verwachting aanhouden en problemen aan het licht brengen waar andere afdelingen dan boekhouding mee te maken hebben bij handmatige taken.
Dit heeft niet alleen gevolgen voor de productiviteit en het strategisch potentieel, maar ook voor de tevredenheid van de werknemers. Het probleem van onverbondenheid is duidelijk, want Gallup meldt dat twee derde van de wereldwijde beroepsbevolking zich niet verbonden voelt, wat resulteert in een geschat productiviteitsverlies van $7 biljoen per jaar.
See a demo
In just a few clicks, you can watch short on-demand demos, tailored for public sector organizations.
Hoe ERP handmatige taken automatiseert
Automatisering binnen ERP-systemen zijn aanzienlijk geavanceerder geworden en nu tot meer in staat dan eenvoudige macro's en scripts en geavanceerde machine learning. Door AI en machine learning te integreren, worden deze systemen een enkele bron van de waarheid en kunnen ze nu gegevens analyseren, patronen herkennen, zich in de loop van de tijd aanpassen en zelfs voorspellingen doen om de besluitvorming te verbeteren.
Unit4's benadering van Intelligent Automation richt zich erop medewerkers in hun kracht te zetten door hun inspanningen te verschuiven van repetitieve handmatige taken naar strategische, waardegedreven activiteiten. Dit stelt medewerkers in staat kritisch denken en creativiteit toe te passen waar het er echt toe doet, waardoor zowel de operationele efficiëntie als de organisatiebrede resultaten verbeteren.
Hoe heeft Unit4 andere instellingen geholpen om zich dankzij automatisering opnieuw te richten op strategie?
Unit4 FP&A stroomlijnt de werklast die komt kijken bij financiële planning en analyse, waardoor het eenvoudiger dan ooit wordt om complexe processen te beheren. Door een hoogwaardige, geïntegreerde oplossing te bieden met lage totale eigendomskosten, is het niet langer nodig om bovenmatig op spreadsheets te vertrouwen.
Hierdoor kunnen teams financiële gegevens efficiënter consolideren en de strategie naadloos integreren met de dagelijkse werkzaamheden. De automatiseringsmogelijkheden leveren een aanzienlijke tijdsbesparing op, zodat medewerkers zich kunnen richten op taken met een hogere waarde.
Met één enkele bron van waarheid levert Unit4 FP&A consistente, nauwkeurige en collaboratieve planning, waardoor organisaties zelfs in onzekere omstandigheden wendbare, gegevensgestuurde beslissingen kunnen nemen.
Het verhaal van Logan University
Logan University is een private instelling dat zich richt op chiropractie en gezondheidswetenschappen. Ze waren afhankelijk van een traditioneel standalone ERP-platform dat geïsoleerde gegevens en tijdverspilling betekende.
De overstap naar Unit4's Cloud ERP heeft hen in staat gesteld om de resourceplanning te automatiseren en het handmatige werk dat nodig is om hun informatiesysteem te onderhouden te elimineren. Als groeiende universiteit hadden ze betere mogelijkheden nodig om de automatisering en efficiëntie te verhogen.
Ze zijn nu overgestapt van tijdrovende handmatige en papieren processen naar een wendbaar, flexibel en geautomatiseerd systeem, waardoor ze nog meer een uitmuntende studentenervaring kunnen bieden. De recente overstap naar Unit4's ERP heeft geleid tot een productiviteitsstijging van 20% en een verlaging van de IT-kosten met 20%.
We waren de mogelijkheden van het platform ontgroeid en het was niet gebruiksvriendelijk. Inkooporders, facturen en andere processen bleven op papier gebaseerd en dat werkte niet voor ons. We wilden een nog betere studentenervaring bieden en dat vroeg om een wendbaarder, flexibeler en meer geautomatiseerd systeem. We wilden ook in de cloud werken.
Rick DeCaro, IT-directeur, Logan University
Click to read Unit4 Education HCM & FP&A solutions (NL) Gated
FH Het verhaal van Campus Wien
FH Campus Wien is de grootste hogeschool van Oostenrijk en werkt al sinds 2013 met Unit4 FP&A en blijft groeien. De universiteit wilde een bestaand Excel-gebaseerd systeem dat geplaagd werd door inflexibele processen, geïsoleerde gegevens en een gebrek aan gegevensbeveiliging vervangen met één enkele bron van waarheid.
Het bestaande systeem van de universiteit was complex - er was geen manier om ervoor te zorgen dat gegevens accuraat waren en geen manier om fouten op te sporen bij het overzetten of bewerken van cijfers. Ze zochten naar een oplossing die automatisch gegevens uit eerdere systemen kon importeren, zodat ze nauwkeurig en transparant konden plannen.
Na een kort selectieproces vonden we Unit4 FP&A. Wat toen indruk op ons maakte en nu nog steeds indruk maakt, is het feit dat de oplossing kan meegroeien met onze situatie. We hebben bewust gekozen voor een tool die ons op geen enkele manier beperkt, maar die zeer schaalbaar en dus toekomstbestendig is. Unit4 is onze enige bron van waarheid.
Horst Rode, CFO & Algemeen directeur, FH Campus Wien
Het verhaal van Birmingham Metropolitan University
Birmingham Metropolitan University ondersteunt bijna 18.000 studenten verspreid over tien campussen en werd in 2009 opgericht na de fusie van twee plaatselijke hogescholen. Naarmate de instelling groeide, werd het voor het financiële team steeds moeilijker om een verenigd financieel grootboek te beheren.
Trage goedkeurings- en inkoopprocessen en uitdagingen bij het beheren van budgetuitgaven vormden de reden dat er verandering moest komen. Ze hadden een systeem nodig waarmee ze slimmer konden werken en dat gegevens centraal zou stellen in de managementrapportage en de besluitvorming.
BMet heeft Unit4 ERP Financials ingezet om een verbonden, geautomatiseerd financieel systeem te creëren voor de hele universiteit. Ze konden nu beschikken over tijdige, nauwkeurige financiële gegevens, wat heeft geleid tot transparante, geïnformeerde en snellere besluitvorming.
Door automatisering van financiële processen kan het financiële team van BMet zich meer richten op de strategie en minder op routinematige transactieverwerking. Ze hebben hun rapportagemogelijkheden getransformeerd, hun flexibiliteit vergroot en profiteren van snelle, transparante inkoop.
Dankzij Unit4 hebben we volledige zichtbaarheid en controle over elk kapitaalproject: de planning, de gefactureerde middelen en de kosten ten opzichte van het budget. Gewapend met deze kennis kan BMet het rendement op investeringen maximaliseren, een universiteit bouwen die klaar is voor de toekomst en uiteindelijk de onderwijsresultaten verbeteren.
Fiona Yardley, financieel directeur, BMet.
Hoe Unit4 je kan laten focussen op financiële strategie
Unit4 ERP vereenvoudigt financieel beheer voor instellingen voor het hoger onderwijs door het automatiseren van handmatige taken zoals gegevensinvoer en administratieve processen, waardoor financiële teams zich kunnen richten op strategische drijfveren en doelen die de groei van de instelling stimuleren.
Unit4 FP&A is ontworpen om financiële processen te stroomlijnen voor instellingen voor hoger onderwijs, zodat ze slimmer en strategischer kunnen werken. Door financiële planning en analyse mogelijk te maken, kan het hoger onderwijs strategische en gegevensgestuurde beslissingen nemen.
Met realtime inzichten en één enkele bron van waarheid verbetert Unit4 de besluitvorming, de operationele efficiëntie en stelt het instellingen in staat om hulpbronnen strategisch toe te wijzen, zodat het financieel beheer slimmer en wendbaarder wordt. Praat vandaag nog met verkoop of bekijk een demo.
