Wie Unit4 Hochschulen hilft, Finanzprozesse zu optimieren und den Fokus auf die Strategie zu legen
Strategische Analysen sind in Bezug auf optimale Abläufe oft das Tüpfelchen auf dem i. Sie ermöglichen es Unternehmen, ihre Leistung zu analysieren und Pläne für die Zukunft zu schmieden oder sogar bestimmte Szenarien zu modellieren, um künftige Risiken zu mindern. Noch dazu sind sie notwendig, um mit dem Unvorhersehbaren umzugehen.
Aber viele Teams, vor allem in Branchen mit hohem Arbeitsaufkommen wie dem Hochschulwesen, finden nur schwer die Zeit für diese Art von detaillierter Analyse und Planung.
Unit4 hilft Ihnen, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, darunter die Umsatzplanung auf der Basis der Studentenzahlen, die Überwachung von Investitionsausgaben, die Cashflow-Planung oder die Analyse von Personal- und Lehrkosten.
Lesen Sie diesen Blog weiter, um zu erfahren, wie Teams im Hochschulwesen durch Unit4 ERP und FP&A entlastet werden.
Warum ein veralteter Ansatz die Produktivität beeinträchtigt und der Strategie im Wege steht
Hochschulen haben oft mit einer Vielzahl manueller Verwaltungsaufgaben zu kämpfen, die sowohl zeitaufwendig als auch anfällig für menschliche Fehler sind. Veraltete Datenmanagementansätze können zu einer fragmentierten Arbeitslast führen, was die Zeit, die den Teams zur Überprüfung und Analyse von Leistungsdaten zur Verfügung steht, erheblich reduziert.
Ein Beispiel dafür wäre die manuelle Dateneingabe: Das Finanzteam einer Hochschule muss sich möglicherweise mit mehreren Anwendungen für verschiedene Prozesse auseinandersetzen, Dateien mit Daten zur Studienfinanzierung gemeinsam nutzen und diese Daten häufig manuell eingeben. Schlimmstenfalls werden sogar papierbasierte Ablagesysteme genutzt.
Bei 28 Vollzeitbeschäftigten, die jeden Monat 60 Stunden für manuelle oder administrative Aufgaben aufwenden, könnte ein Unternehmen selbst bei einer bescheidenen Effizienzsteigerung von 25 % 8.000 US-Dollar einsparen. Die potenziellen Vorteile des Einsatzes von Cloud-Lösungen könnten weit darüber liegen.
Ein aktueller Bericht zu fast 500 Buchhalter*innen weist auf das wachsende Problem der zunehmenden Buchhaltungsfehler hin, die durch eine hohe Arbeitslast und den Einsatz veralteter Systeme verursacht werden.
Gartner meldet, dass 73 % der Buchhalter*innen in den letzten drei Jahren aufgrund neuer Vorschriften mit einer höheren Arbeitslast konfrontiert waren, während 82 % von gestiegenen Anforderungen aufgrund wirtschaftlicher Volatilität berichten. Dies unterstreicht den wachsenden Bedarf an flexibleren Workflows.
Fehlerhafte Audits, deren Zahl von 5 % im Jahr 2021 auf 6 % im Jahr 2022 gestiegen ist, bestätigen diesen Trend. Darüber hinaus geben 59 % der Buchhalter*innen zu, dass sie monatlich mehrere Fehler machen, was den dringenden Bedarf an modernen Lösungen unterstreicht. Dieser Druck wird voraussichtlich anhalten und aufzeigen, dass manuelle Aufgaben nicht nur die Buchhaltung, sondern auch andere Abteilungen vor Herausforderungen stellen.
Dies wirkt sich zum einen auf die Produktivität und das strategische Potenzial aus und zum anderen auf die Mitarbeiterzufriedenheit. Das Problem des Motivationsmangels ist offensichtlich, denn laut Gallup sind zwei Drittel der weltweiten Belegschaft unzufrieden, was zu einem Produktivitätsverlust von schätzungsweise 7 Billionen US-Dollar pro Jahr führt.
Wie ERP manuelle Aufgaben automatisiert
Die Automatisierung in ERP-Systemen hat sich erheblich weiterentwickelt und geht über einfache Makros und Skripte hinaus bis hin zu ausgefeiltem maschinellem Lernen. Durch die Integration von KI und maschinellem Lernen werden diese Systeme zu einer Single Source of Truth (zentrale Datenquelle) und können nun Daten analysieren, Muster erkennen, sich im Laufe der Zeit anpassen und sogar Vorhersagen treffen, um die Entscheidungsfindung zu verbessern.
Der Unit4-Ansatz für intelligente Automatisierung konzentriert sich darauf, Mitarbeitende zu unterstützen – durch Verlagerung ihres Fokus von wiederkehrenden manuellen Aufgaben auf strategische, wertschöpfende Aktivitäten. So können Mitarbeitende ihr kritisches Denken und ihre Kreativität dort einsetzen, wo dies wirklich zählt, und sowohl die operative Effizienz als auch die Ergebnisse der Hochschule verbessern.
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Wie hat Unit4 anderen Einrichtungen geholfen, die Strategie mithilfe von Automatisierung wieder in den Fokus zu rücken?
Unit4 FP&A verringert die Arbeitslast bei der Finanzplanung und -analyse und sorgt dafür, dass sich komplexe Prozesse einfacher verwalten lassen als je zuvor. Durch die Bereitstellung einer hochwertigen, integrierten Lösung mit niedrigen Gesamtbetriebskosten wird die übermäßige Abhängigkeit von Spreadsheets beseitigt.
Dadurch können die Teams Finanzdaten effizienter konsolidieren und die Strategie nahtlos in die täglichen Abläufe integrieren. Die Automatisierungsfunktionen sparen viel Zeit und entlasten Ressourcen, die sich dann auf höherwertige Aufgaben konzentrieren können.
Mit einer Single Source of Truth (zentrale Datenquelle) ebnet Unit4 FP&A den Weg für eine einheitliche, genaue und kollaborative Planung und hilft Unternehmen, auch unter unsicheren Bedingungen agile, datengestützte Entscheidungen zu treffen.
Logan University – Kundenstory
Die Logan University ist ein Privatinstitut für die Ausbildung im Bereich Chiropraktik und Gesundheitswissenschaft. Die Nutzung einer eigenständigen, veralteten ERP-Plattform führte zu Datensilos und Zeitverschwendung.
Durch den Wechsel zu Unit4 Cloud ERP konnte die Logan University die Ressourcenplanung automatisieren und den manuellen Aufwand für die Pflege des Informationssystems reduzieren. Die wachsende Universität benötigte erweiterte Funktionen, um die Automatisierung und Effizienz zu steigern.
Mittlerweile hat sie von zeitaufwendigen manuellen und papierbasierten Prozessen auf ein agiles, flexibles und automatisiertes System umgestellt, das den Studierenden ein noch besseres Erlebnis bietet. Durch den kürzlichen Wechsel zu Unit4 ERP konnte die Universität ihre Produktivität um 20 % steigern und ihre IT-Kosten um 20 % senken.
Die Funktionen der Plattform wurden unseren Anforderungen nicht mehr gerecht, und es mangelte an Benutzerfreundlichkeit. Bestellanforderungen, Rechnungen und andere Prozesse wurden nach wie vor in Papierform abgewickelt, und das war nicht gut für uns. Wir wollten ein noch besseres Studentenerlebnis schaffen – und das erforderte ein agileres, flexibleres und automatisiertes System. Außerdem wollten wir in der Cloud arbeiten.
Rick DeCaro, Director of IT, Logan University
FH Campus Wien – Kundenstory
Die FH Campus Wien ist Österreichs größte Hochschule für angewandte Wissenschaften. Sie arbeitet seit 2013 mit Unit4 FP&A und ist in dieser Zeit weiter gewachsen. Die Universität wollte ein bestehendes Excel-basiertes System, das von unflexiblen Prozessen, Datensilos und mangelnder Datensicherheit geplagt war, durch eine Single Source of Truth (zentrale Datenquelle) ersetzen.
Das bestehende System der Universität war komplex. Es gab keine Möglichkeit, die Richtigkeit der Daten zu gewährleisten und Fehler bei der Übertragung oder Bearbeitung von Zahlen zu erkennen. Es musste eine Lösung her, die Daten aus früheren Systemen automatisch importieren konnte, um eine präzise, transparente Planung zu ermöglichen.
Nach einem kurzen Auswahlverfahren entschieden wir uns für Unit4 FP&A. Was uns damals und auch heute noch beeindruckt, ist die Tatsache, dass die Lösung in der Lage ist, sich mit uns weiterzuentwickeln. Wir haben bewusst ein Tool gewählt, das uns in keiner Weise einschränkt, sondern hoch skalierbar und damit zukunftssicher ist. Unit4 ist unsere zentrale Datenquelle.
Horst Rode, CFO und Geschäftsführer, FH Campus Wien
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Birmingham Metropolitan University – Kundenstory
Die Birmingham Metropolitan University (BMet) unterstützt fast 18.000 Studierende an zehn Campus-Standorten und wurde 2009 nach der Fusion zweier lokaler Colleges gegründet. Da die Einrichtung wuchs, wurde es für das Finanzteam immer schwieriger, ein einheitliches Finanzbuch zu führen.
Langsame Genehmigungs- und Beschaffungsprozesse und Herausforderungen bei der Verwaltung der Budgetausgaben verdeutlichten, dass eine Veränderung unumgänglich war. Die Universität brauchte ein System, mit dem sie intelligenter arbeiten konnte und das die Daten in den Mittelpunkt der Berichterstattung und Entscheidungsfindung des Managements stellen würde.
BMet setzte Unit4 ERP Financials ein, um ein vernetztes, automatisiertes Finanzsystem für die gesamte Universität zu schaffen. Dank zeitnahen, genauen Finanzdaten sind jetzt transparente, fundierte und schnellere Entscheidungen möglich.
Durch die Automatisierung der Finanzprozesse kann sich das Finanzteam von BMet verstärkt auf die Strategie und weniger auf die Bearbeitung von Routinetransaktionen konzentrieren. Das Team hat seine Reporting-Funktionen transformiert, die Flexibilität erhöht und kann eine schnelle, transparente Beschaffung nutzen.
Dank Unit4 profitieren wir von vollständiger Transparenz und Kontrolle über jedes Investitionsprojekt: den Zeitplan, die in Rechnung gestellten Ressourcen und die Kosten im Vergleich zum Budget. Mit diesem Einblick kann die BMet den Return on Investment maximieren, ein College aufbauen, das für die Zukunft gerüstet ist, und letztendlich die Bildungsangebote verbessern.
Fiona Yardley, Finance Director, BMet
Wie Unit4 Ihnen helfen kann, sich auf die Finanzstrategie zu konzentrieren
Unit4 ERP vereinfacht das Finanzmanagement für Hochschulen durch die Automatisierung von manuellen Aufgaben wie der Dateneingabe und administrativen Prozessen, sodass sich Finanzteams auf die strategischen Treiber und Ziele konzentrieren können, die das Wachstum der Einrichtung vorantreiben.
Unit4 FP&A wurde entwickelt, um die Finanzprozesse von Hochschulen zu optimieren und ihnen eine intelligentere und strategischere Arbeitsweise zu ermöglichen. Mithilfe von Finanzplanung und -analyse können Hochschulen strategische und datengestützte Entscheidungen treffen.
Dank Echtzeit-Einblicken und einer Single Source of Truth (zentrale Datenquelle) verbessert Unit4 die Entscheidungsfindung, steigert die betriebliche Effizienz und befähigt Hochschulen, Ressourcen strategisch zuzuweisen, sodass ein intelligenteres und flexibleres Finanzmanagement möglich wird. Sprechen Sie noch heute mit dem Vertrieb oder vereinbaren Sie eine Demo.
