Les sociétés de services ont besoin d’un logiciel de gestion du temps et des dépenses afin de limiter le « rush du vendredi ».
Le « rush du vendredi » est un défi courant pour les sociétés de services. Chaque fin de semaine, les collaborateurs s’efforcent de finaliser leurs tâches avant le week-end, notamment en soumettant ou téléchargeant toutes leurs notes de frais et feuilles de temps.
Ce problème, généralisé dans le secteur tertiaire, est la conséquence de systèmes obsolètes qui ne permettent pas d’atteindre la productivité nécessaire pour éviter les contraintes de temps.
Résultat : une saisie inefficace des heures et des dépenses, entraînant des erreurs financières coûteuses.
Les sociétés de services reposent sur un modèle économique spécifique où la rentabilité dépend d’une facturation précise de chaque prestation. Alors, comment résoudre ce problème ? À moins d’opter pour une solution aussi radicale que des téléphones envoyant une décharge électrique aux consultants en retard, comme me l’a suggéré une entreprise récemment.
Ce blog explore comment les logiciels ERP qui fournissent des flux de travail productifs peuvent résoudre la question du rush du vendredi. Poursuivez votre lecture pour découvrir comment régler ce problème dans votre société.
Qu’est-ce qu’un logiciel de suivi du temps ?
Les logiciels de suivi du temps permettent aux entreprises de prendre des décisions plus éclairées en matière de tarification, de gestion de projets et de planification des équipes. Il est indispensable de conserver une trace claire et légale du nombre d’heures travaillées par vos collaborateurs au quotidien, chaque semaine ou chaque mois, afin de rester en conformité avec les lois et réglementations sur le temps de travail.
De nombreuses entreprises n’accordent pas suffisamment d’importance au suivi en temps réel du temps passé par client. Même celles qui travaillent sur la base de projets à tarif fixe devraient évaluer précisément le temps consacré à chaque client afin de mieux anticiper la tarification de leurs futurs contrats.
Les équipes du secteur tertiaire peuvent finir par s’enliser dans un travail manuel répétitif et se retrouver à gérer les projets de manière réactive, ce qui rend difficile la satisfaction des attentes clients, sans parler du suivi rigoureux des heures travaillées.
Les logiciels de planification des ressources de l’entreprise (ERP) conçus pour les sociétés de services offrent une meilleure gestion des projets, des ressources et des taux d’utilisation des collaborateurs facturables. Ils facilitent le suivi des indicateurs clés, permettant ainsi de quantifier et optimiser les processus métier essentiels de façon continue.
Parmi les fonctions typiques, on retrouve l’enregistrement des heures, la facturation, les rapports et l’optimisation des ressources. Toutes ces fonctionnalités peuvent être intégrées aux logiciels de comptabilité,
aux logiciels de gestion de la relation client (CRM) et de paie, afin d’améliorer l’efficacité globale des opérations. Les sociétés peuvent ainsi éviter les pertes de revenus et accélérer les cycles de facturation.
En intégrant des indicateurs adaptés à leur secteur, elles peuvent améliorer leur efficacité et leur rentabilité. À mesure qu’elles se développent, la taille et la complexité des projets augmentent, d’où l’importance d’adopter des logiciels ERP modernes capables d’évoluer avec elles. Ces outils permettent de maintenir une visibilité constante sur la rentabilité des projets en cours.
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Quels sont les avantages d’une solution intégrée de suivi du temps et des dépenses ?
Le principal avantage d’un outil intégré de suivi du temps est une productivité accrue. Un suivi précis permet d’éviter les pertes financières et le gaspillage de ressources. En fin de compte, les collaborateurs peuvent plus facilement consolider et suivre leurs données, consacrant ainsi moins de temps aux tâches administratives et plus de temps à conclure des contrats.
Les collaborateurs peuvent enregistrer leur temps et leurs dépenses, même à distance et hors du bureau, grâce à une application mobile qui garantit des données toujours à jour. Le suivi de la productivité permet d’identifier les points de blocage dans les processus. Éliminer ces obstacles, c’est s’assurer que les consultants sont plus satisfaits, moins surchargés et que la productivité globale augmente.
Un écosystème entièrement intégré offre une source unique et fiable de données, avec une meilleure visibilité pour les collaborateurs et les employeurs. Cela permet de clarifier les discussions sur les performances, les budgets et bien plus encore, sans devoir rassembler des informations éparpillées dans plusieurs applications.
Centraliser la saisie des données au sein de votre entreprise pose les bases d’une approche « funnel-to-cash » pour la gestion des projets. Cela permet d’automatiser plus facilement les processus, de fluidifier les flux d’approbation entre les projets, de visualiser rapidement les performances et d’accélérer le lancement des projets grâce à des modèles préconfigurés.
Comment Unit4 peut-elle vous aider à optimiser la gestion du temps et des dépenses ?
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