Dienstleistungsunternehmen benötigen eine Software für die Zeit- und Ausgabenerfassung, um die „Freitagshetze“ zu minimieren
Die sogenannte „Freitagshetze“ ist eine typische Herausforderung von Dienstleistungsunternehmen: Mitarbeitende versuchen, ihre Aufgaben vor dem Wochenende zu erledigen, und dazu gehören auch das Einreichen oder Hochladen aller Ausgaben- und Stundenzettel.
Diese branchenweite Herausforderung ist die Folge unzulänglicher Legacy-Systeme, die nicht die nötige Produktivität bieten.
Der daraus resultierende Zeitdruck bewirkt, dass Zeit und Ausgaben ineffizient eingegeben werden. Dies wiederum führt zu kostspieligen finanziellen Fehlern.
Das Geschäftsmodell von Dienstleistungsunternehmen basiert darauf, dass die für jeden Kunden durchgeführte Arbeit exakt abgerechnet wird, um die Rentabilität zu gewährleisten. Wie lässt sich das Problem also lösen? Und zwar ohne dass Handys den Berater*innen einen elektrischen Schlag versetzen, wie es eine Firma, mit der ich kürzlich gesprochen habe, gefordert hat.
In diesem Blog untersuchen wir, inwiefern ERP-Lösungen mit produktiven Workflows der „Freitagshetze“ entgegenwirken. Lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie Sie dieses Problem in Ihrem Unternehmen beheben können.
Was ist Zeiterfassungssoftware?
Mithilfe von Zeiterfassungssoftware können Unternehmen intelligentere Entscheidungen über die Preisgestaltung und Durchführung von Projekten sowie die Teameinteilung treffen. Die korrekte, rechtmäßige Aufzeichnung der täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeitenden ist die Grundvoraussetzung für die Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen und -vorschriften.
Viele Unternehmen messen der Echtzeit-Zeiterfassung pro Kunde nicht genug Bedeutung bei. Aber selbst bei Festpreisprojekten sollte klar sein, wie viel Zeit für jeden Kunden aufgewendet wurde, damit dies bei den Preisen für künftige Verträge berücksichtigt werden kann.
Wenn Dienstleistungsteams in wiederkehrenden manuellen Aufgaben versinken, sind sie gezwungen, Projekte reaktiv zu verwalten. Dies macht die Erfüllung der Kundenerwartungen und die konsequente Erfassung der Arbeitszeiten zu einer echten Herausforderung.
Enterprise Resource Planning (ERP)-Software, die speziell für Dienstleistungsunternehmen entwickelt wurde, kann Ihnen helfen, Projekte, Ressourcen und Auslastungsraten für fakturierbare Mitarbeitende besser zu verwalten. So können Sie mühelos die Kennzahlen verfolgen, die wichtig sind, um grundlegende Geschäftsprozesse zu quantifizieren und zu qualifizieren, und diese dann zur Rationalisierung und kontinuierlichen Optimierung nutzen.
Zu den typischen Funktionen gehören Zeiterfassung, Abrechnung, Reporting und Ressourcenauslastung, und all diese Funktionen lassen sich in Buchhaltungs-, Customer Relationship Management (CRM)- und Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme integrieren, um die Effizienz des gesamten Betriebs zu verbessern. Dadurch können Unternehmen unter anderem Umsatzeinbußen und langsame Abrechnungszyklen vermeiden.
Durch die Integration branchenspezifischer Kennzahlen zum besseren Verständnis der Abläufe lassen sich die Effizienz und die Rentabilität verbessern. Wenn Unternehmen wachsen, nehmen Umfang und Komplexität ihrer Projekte in der Regel zu. Moderne ERP-Lösungen, die mit Ihrem Unternehmen mitwachsen, verschaffen Ihnen auch weiterhin nach der Hälfte der Projektlaufzeit einen Überblick über die Rentabilität.
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Was sind die Vorteile einer integrierten Lösung für die Zeit- und Ausgabenerfassung?
Der wichtigste Vorteil eines integrierten Zeiterfassungstools ist die Steigerung der Produktivität; eine genaue Zeiterfassung kann helfen, Geld- und Ressourcenverschwendung zu vermeiden. Letztendlich können Mitarbeitende ihre Daten leichter konsolidieren und überwachen. Dadurch wird ihr Verwaltungsaufwand verringert, und sie können sich verstärkt darauf konzentrieren, mehr Geschäfte abzuschließen.
Auch außerhalb des Büros können Mitarbeitende Zeit und Ausgaben erfassen. Dank einer Mobilgeräte-App sind ihre Daten immer auf dem neuesten Stand. Die Nachverfolgung der Produktivität hilft, Engpässe in Prozessen zu erkennen. Die Beseitigung dieser Probleme resultiert in zufriedeneren und weniger überlasteten Berater*innen und einer allgemeinen Steigerung der Produktivität.
Ein vollständig integriertes Ökosystem bietet eine Single Source of Truth (zentrale Datenquelle) für diese Daten, sodass sowohl Mitarbeitende als auch Arbeitgeber einen besseren Überblick haben. Dadurch werden Diskussionen über Performance, Budgets und andere Dinge viel klarer – ohne Daten aus fragmentierten Anwendungen sammeln zu müssen.
Ein zentraler Punkt für die Dateneingabe in Ihrem Unternehmen ist die Grundlage für einen „Funnel-to-Cash“-Ansatz beim Projektmanagement, der die Projektautomatisierung ermöglicht. So können Sie die Genehmigungsabläufe für Projekte straffen, die Performance mühelos visualisieren und den Projektstart mithilfe von vorkonfigurierten Vorlagen beschleunigen und optimieren.
Wie kann Unit4 Ihnen helfen, die Zeit- und Ausgabenabrechnung effizienter zu gestalten?
Wir verfügen über die nötige Erfahrung, das Know-how und das Verständnis für die besonderen Anforderungen von Dienstleistungsunternehmen. Weltweit verlassen sich Dienstleistungsunternehmen aller Art auf die einzigartigen Funktionen unserer Lösungen.
Unsere ERP-Lösung hilft Ihnen, Aufträge zu gewinnen und Ihre Projekte möglichst genau und effizient auszuführen und abzurechnen – dank unserem speziell entwickelten, mitarbeiterorientierten Projektfokus. Branchenführende Software für ERP, Human Capital Management (HCM) und Finanzplanung und -analyse (FP&A) unterstützt Unternehmen dabei, ihre Geschäfte erfolgreich voranzutreiben.
Mit der richtigen Technologie kann Ihr Unternehmen sicherstellen, dass sich Mitarbeitende um das kümmern, was wirklich zählt: Kunden anziehen, unterstützen und binden. Möchten Sie mehr über unsere speziellen Lösungen für Dienstleistungsunternehmen erfahren? Dann besuchen Sie unsere Website oder sprechen Sie noch heute mit dem Vertrieb.
