Automatisieren der Datenkonsolidierung, um strategische Analysen zu ermöglichen

Wenn dann noch Wartung, Sicherheit, Versionskontrolle und Datensilos hinzukommen, wird die Lage unüberschaubar, und es fehlt an Zeit für strategische Aufgaben.

Ein hoher manueller Arbeitsaufwand kann sich summieren und bewirken, dass Teams potenziell kostspielige Fehler machen. So ergab eine kürzlich von Gartner durchgeführte Umfrage unter Buchhalter*innen, dass 59 % der Befragten jeden Monat Finanzfehler machen, wobei 73 % dies auf eine erhöhte Arbeitslast zurückführten.

Die Automatisierung bietet eine Lösung für die mühsame manuelle Datenkonsolidierung. Diese kann präzise und flexibel automatisiert werden, sodass die Arbeitslast verringert wird und Teams mehr Zeit für strategische Aufgaben haben. Nach Angaben des IMF sind heute fast 40 % der Aufgaben weltweit automatisierbar.

In diesem Blog befassen wir uns mit den Anwendungsfällen für die Automatisierung, den Vorteilen einer solchen Lösung und ihrer Bedeutung für eine agile Strategie.

Anwendungsfälle für Automatisierung in ERP

ERP kann verschiedene Back-Office-Aufgaben in wichtigen Funktionen wie Finanzen, HR und Beschaffung unterstützen.

Sowohl lokale Systeme als auch Legacy-Systeme verursachen manuelle Arbeit und zeichnen sich durch eine mangelhafte Datenintegration aus. Dies führt zu einer hohen Arbeitslast und einer schlechten Zusammenarbeit zwischen den genannten Funktionen, sodass wenig Zeit für strategische Aufgaben bleibt.

Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für Aufgaben, die sich mit cloudbasierter Automatisierung optimieren lassen:

• Lohn- und Gehaltsabrechnung: Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein wiederkehrender Prozess, bei dem die für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zuständigen Mitarbeitenden manuell Berichte erstellen müssen. Ein ohnehin schon mühsamer Prozess, der mit dem zunehmenden Wachstum des Unternehmens noch komplexer wird – durch die höhere Mitarbeiterzahl, internationale Zahlungen und verschiedene Gehaltsgruppen. Wenn Aufgaben wie Dateneingabe, Konsolidierung und Reporting automatisiert sind, können Nutzer*innen mehr Zeit mit der Analyse von Datensätzen verbringen, Beobachtungen über den Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess anstellen und Prognosen, Strategien und Pläne entwickeln.
• Rechnungsbearbeitung: Durch die Digitalisierung der Rechnungsprozesse wird die Bearbeitung der Daten wesentlich einfacher. Die erfassten Daten können auf Richtigkeit, Duplikate und typische Fehler überprüft werden. So wird sichergestellt, dass keine Rechnungen zur erneuten Bearbeitung zurückgeschickt werden müssen, und die Einhaltung von Vorschriften wird verbessert. Die Bearbeitung vergangener Rechnungen ist einfacher, wenn sie an einem zentralen Ort konsolidiert sind. So können Teams die Abläufe bei der Rechnungsstellung leicht analysieren und mühelos überprüfen.
• Ausgaben: Der Prozess der Ausgabenabrechnung erfordert oft eine Konsolidierung der Daten von Personal- und Finanzteams und eine umfangreiche Zusammenarbeit, um die manuelle Dokumentation durchzugehen. Bei einer Integration in die Cloud fließen die Daten nahtlos zwischen diesen Funktionen, und alle Beteiligten können genaue und transparente Daten nutzen.

Bei Verwendung von Cloud-ERP können Remote-Mitarbeitende ihre im Außendienst getätigten Ausgaben auf Self-Service-Basis einreichen. So können HR- und Finanzteams die Ausgaben gemeinsam prüfen und für Compliance sorgen und Strategien zur Reduzierung der Ausgaben entwickeln.

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Was Sie mit Automatisierung erreichen können

Jede Technologieimplementierung braucht klare Ergebnisse, um den Erfolg zu messen und Stakeholdern und Investoren überzeugende Argumente vorzulegen. Nachfolgend finden Sie einige der Ergebnisse, die durch Automatisierung erzielt werden können:

• Geringere manuelle Arbeitslast: Personalverantwortliche sind sich möglicherweise der zunehmenden manuellen Arbeitslast bewusst oder wurden von Nutzer*innen darauf aufmerksam gemacht. Sie wissen, dass sich dieser Umstand negativ auf die Erfahrung der Mitarbeitenden und die Fähigkeit, moderne Talente anzuziehen, auswirken kann.
• Verbesserte Produktivität: Im Zuge des Wachstums eines Unternehmens steigen sowohl die Arbeitslast als auch die Zahl der Kunden. Die logische Lösung scheint darin zu bestehen, mehr Mitarbeitende einzustellen. Doch zum einen erhöht dies den Aufwand des HR-Teams, zum anderen sind viele Branchen und Rollen von einem Fachkräftemangel betroffen.

Nucleus Research sagt dazu: „Wir gehen davon aus, dass Unternehmen, die ihr ERP-System in die Cloud verlagern, ihre IT-Kosten um 20 % senken [...] und die Produktivität von Manager*innen um 15 % steigern können.“

• Verbesserte Compliance: Die Einhaltung von Vorschriften kann optimiert werden, weil Nutzer*innen mehr Zeit für Compliance-Aufgaben haben. Darüber hinaus können bei der Automatisierung von Berichten vordefinierte Vorlagen verwendet werden, um sicherzustellen, dass Fehler die Compliance nicht beeinträchtigen.
• Weniger Finanzfehler: Finanzfehler sind kostspielig, und laut Gartner machen viele Finanzbuchhalter*innen aufgrund der hohen manuellen Arbeitslast jeden Monat Fehler. Durch die Automatisierung grundlegender manueller Aufgaben können Fehler reduziert werden, da ein solcher Prozess bei hohem Arbeitsaufkommen nicht unter Ermüdungserscheinungen leidet.
• Self-Service-Funktionen für Mitarbeitende: Dank Automatisierung können Mitarbeitende viele Verwaltungsaufgaben selbst erledigen und für eine korrekte Dateneingabe sorgen. Gleichzeitig werden die eingegebenen Daten automatisch konsolidiert.
• Verbesserter strategischer Einblick: Das vielleicht wertvollste Ergebnis der Automatisierung ist der verstärkte Fokus auf die Strategie. Die Zeit, die Sie durch die Automatisierung dieser Aufgaben einsparen, können Sie in Analyse und Planung investieren – und dies entwickelt sich zunehmend zu einem wichtigen Faktor für den Unternehmenserfolg.

Wie sieht die Zukunft der Automatisierung aus?

Automatisierung ist mittlerweile mit KI verflochten, die ebenfalls potenzielle Anwendungsfälle für ERP bietet, insbesondere angesichts der Innovationen im Bereich Cloud-ERP.

Dabei ist jedoch zu beachten, dass Automatisierung und KI zwar unterschiedliche Konzepte sind, aber in gewisser Weise aufeinander aufbauen. Die erfolgreiche Implementierung von Automatisierung kann den Grundstein für die Implementierung von KI durch IT-Teams legen.

Forbes stellt fest: „Die intelligente Automatisierung eines Unternehmens ist eine Voraussetzung für KI. Wenn Sie erwägen, Ihre Bemühungen in Sachen künstliche Intelligenz zu beschleunigen, sollten Sie zunächst Automatisierungsintelligenz aufbauen.“

Durch die Integration von Daten in die Cloud und die effektive Automatisierung von Prozessen kann KI auf einer Single Source of Truth, genauen Daten und fortschrittlichen Berichten aufbauen, um maschinell erlernte Erkenntnisse zu generieren, die dann von echten Nutzer*innen authentifiziert werden.

Wie kann Unit4 Ihnen helfen, sich durch Automatisierung wieder auf Ihre Strategie zu konzentrieren?

Wir bei Unit4 verfügen über jahrelange Erfahrung mit dem Onboarding von ERP und haben die digitale Transformation in vielen Branchen unterstützt. Ein Teil unserer Cloud-ERP-Plattformservices bietet unseren Kunden Automatisierung in verschiedenen Formen, um durch die Reduzierung manueller Aufgaben strategisches Denken zu ermöglichen.

Die Smart Automation Services von Unit4 werden in ERPx, die Enterprise Resource Planning-Suite der nächsten Generation von Unit4 integriert, um Geschäftsprozesse weiter zu optimieren. Durch den Einsatz dieser Services kann ERPx einen beträchtlichen Teil der Aufgaben automatisieren und eine optimierte, maßgeschneiderte und einfache Benutzererfahrung ermöglichen.

Claus Jepsen, CPTO bei Unit4, sagt dazu: „Wir möchten die Zeit, die Nutzer*innen für die Interaktion mit ERP-Systemen aufwenden, deutlich reduzieren, indem wir Prozesse automatisieren und Aufgaben intuitiver und intelligenter gestalten.“

NRS, vormals Magnox, führte Unit4 FP&A ein, um die schnelle und zuverlässige Budgetierung und Finanzplanung zu automatisieren und zu beschleunigen. Dank integrierten ERP konnte NRS verschiedene bislang manuell durchgeführte Prozesse mühelos automatisieren und so den Teams im gesamten Unternehmen rund 2.500 Stunden Zeit pro Jahr sparen.

Der National Trust nutzte die zentrale, einheitliche Sicht auf Finanzen, Beschaffung und Projekte, um Prozesse zu automatisieren. Aufgrund von sich überschneidenden manuellen Prozessen war es schwierig, Daten für die Analyse zu extrahieren, was die Fähigkeit, Strategien zu entwickeln, beeinträchtigte.

Um zu erfahren, wie Unit4 die Automatisierung in Ihrem Unternehmen unterstützen kann, sprechen Sie noch heute mit dem Vertrieb oder besuchen Sie unsere KI-Seite.