Automatisez la consolidation des données pour faciliter l’analyse stratégique

La maintenance, la sécurité, l’historique des versions et les silos de données peuvent devenir ingérables et empiéter sur les tâches stratégiques.

Les lourdes charges de travail manuelles peuvent s’accumuler et pousser les équipes à commettre des erreurs potentiellement coûteuses : une étude récente de Gartner portant sur les comptables a révélé que 59 % d’entre eux commettaient des erreurs financières chaque mois, et 73 % attribuaient cette situation à l’augmentation de la charge de travail.

L’automatisation constitue donc la solution à la consolidation manuelle des données, qui peuvent être automatisées de manière précise et flexible, réduisant ainsi la charge de travail et permettant aux équipes de consacrer plus de temps à leurs activités stratégiques. Selon le FMI, près de 40 % des tâches au niveau mondial sont désormais susceptibles d’être automatisées.

Dans cet article, nous allons explorer les cas d’utilisation de l’automatisation, sa valeur en tant que solution et la manière dont elle peut contribuer à la mise en œuvre d’une stratégie agile.

Cas d’utilisation de l’automatisation dans l’ERP

L’ERP prend en charge diverses tâches de back-office dans des fonctions clés telles que la finance, les RH, l’approvisionnement et bien d’autres.

Les systèmes locaux et hérités engendrent un travail manuel et une mauvaise intégration des données, ce qui se traduit par une charge de travail importante et une collaboration limitée au sein de ces fonctions, laissant peu de temps pour se concentrer sur les tâches stratégiques.

Voici quelques exemples de tâches que vous pouvez rationaliser grâce à l’automatisation basée dans le Cloud :

• Paie : le processus de paie est récurrent et les personnes en charge de la gestion de la paie doivent générer les rapports de manière manuelle. Ce processus, déjà fastidieux, devient de plus en plus complexe au fur et à mesure de la croissance de l’entreprise, avec l’augmentation du nombre de collaborateurs, des paiements internationaux et la multiplication des groupes de paie. En automatisant la saisie, la consolidation et la génération des rapports, les utilisateurs peuvent consacrer davantage de temps à l’analyse de ces ensembles de données, à formuler des observations sur le processus de paie et à développer des prévisions, des stratégies et des plans.
• Traitement des factures : en digitalisant les processus de facturation, le traitement des données devient beaucoup plus facile. Les données collectées peuvent être validées pour vérifier leur exactitude, détecter les doublons et les erreurs courantes, ce qui permet de s’assurer qu’aucune facture n’est renvoyée pour être retraitée, renforçant ainsi la conformité. Le traitement des factures historiques est simplifié lorsqu’elles sont consolidées en un seul endroit, permettant aux équipes d’analyser facilement les processus de facturation et d’effectuer des audits en toute simplicité.
• Dépenses : le processus des dépenses nécessite souvent que les données soient consolidées entre les équipes RH et financières, avec une collaboration importante pour trier la documentation manuelle. Lorsqu’elles sont intégrées dans le Cloud, les données circulent de manière fluide entre ces fonctions et peuvent être partagées avec précision et transparence.

Dans un ERP basé dans le Cloud, les collaborateurs à distance peuvent soumettre leurs dépenses sur le terrain en libre-service, ce qui permet aux départements RH et Finance de gérer les dépenses et la conformité de manière collaborative et d’élaborer des stratégies destinées à les réduire.

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Les résultats que l’automatisation peut vous apporter

Toute mise en œuvre technologique nécessite des résultats clairs afin de mesurer le succès et de présenter un argumentaire solide aux parties prenantes et aux investisseurs. Voici quelques exemples de résultats que l’automatisation peut vous apporter.

• Charges de travail manuelles réduites : les responsables RH peuvent être conscients, ou certains utilisateurs peuvent leur avoir signalé, mais l’augmentation des charges de travail manuelles peut nuire à l’expérience des collaborateurs et à la capacité d’attirer des talents modernes.
• Amélioration de la productivité : la croissance des entreprises entraîne naturellement une augmentation de la charge de travail ou du nombre de clients. Bien que l’idée d’embaucher davantage de talents semble raisonnable, cela génère aussi plus de travail pour les RH. De plus, de nombreux secteurs et fonctions souffrent d’une pénurie de talents.

Nucleus Research suggère : « Nous nous attendons à ce que les entreprises qui migrent leur ERP dans le Cloud réduisent leurs coûts informatiques de 20 % […] tout en augmentant la productivité des responsables de 15 % »

• Conformité améliorée : la conformité peut être optimisée grâce au temps que les utilisateurs peuvent réaffecter à des tâches de conformité. De plus, l’automatisation peut utiliser des modèles prédéfinis lors de l’automatisation des rapports, ce qui permet de garantir que les erreurs n’affectent pas la conformité.
• Réduction des erreurs financières : les erreurs financières sont coûteuses et, comme l’a constaté Gartner, de nombreux comptables commettent des erreurs chaque mois en raison d’une charge de travail manuelle trop importante. Lorsque les tâches manuelles de base sont automatisées, il devient possible de réduire les erreurs, car le processus ne se fatigue pas sous une charge de travail excessive.
• Accès en libre-service pour les collaborateurs : grâce à l’automatisation, les collaborateurs peuvent réaliser eux-mêmes une grande partie des tâches administratives, en garantissant l’exactitude des données saisies, tandis que l’automatisation permet de consolider ces données.
• Amélioration de la vision stratégique : l’un des résultats les plus importants de l’automatisation est sans doute l’amélioration de l’attention accordée à la stratégie. Le temps gagné en automatisant ces tâches permettra de consacrer davantage de temps à l’analyse et à la planification, des éléments qui deviennent des facteurs clés de succès pour les entreprises.

Quel est l’avenir de l’automatisation ?

L’automatisation est désormais associée à l’IA, qui offre également des cas d’utilisation potentiels dans le domaine de l’ERP, notamment avec les innovations dans l’ERP Cloud.

Cependant, il convient de souligner que bien que l’automatisation et l’IA soient des concepts différents, ils sont en quelque sorte séquentiels. Une mise en œuvre réussie de l’automatisation peut permettre aux équipes informatiques de jeter les bases de l’implémentation de l’IA.

Forbes observe que « l’automatisation intelligente d’une entreprise est une condition préalable à l’IA ». Si vous envisagez de déployer vos efforts en matière d’intelligence artificielle, il est préférable de commencer par développer votre intelligence en matière d’automatisation.

Lorsque les données sont intégrées dans le Cloud, et que les processus sont automatisés de manière efficace, l’IA peut alors capitaliser sur la source unique de vérité, des données précises et des rapports avancés pour générer des informations issues de l’apprentissage automatique que l’utilisateur final peut authentifier.

Comment Unit4 peut vous aider à vous recentrer sur votre stratégie grâce à l’automatisation ?

Chez Unit4, nous possédons des années d’expérience en matière d’intégration d’ERP, facilitant la transformation numérique dans de nombreux secteurs d’activité. Une partie des services de notre plateforme ERP Cloud propose l’automatisation à nos clients sous différentes formes, afin de favoriser une réflexion stratégique à travers la réduction des tâches manuelles.

Les services d’automatisation intelligente de Unit4 s’intègrent à la suite ERP de nouvelle génération de Unit, ERPx, afin de rationaliser davantage les processus opérationnels. En exploitant ces services, ERPx peut automatiser une grande partie des tâches et permettre une expérience utilisateur optimisée, personnalisée et conviviale.

Claus Jepsen, CPTO chez Unit4, nous explique : « Notre objectif est de réduire considérablement le temps que les utilisateurs passent à interagir avec les logiciels ERP en automatisant les processus et en rendant les tâches plus intuitives et plus intelligentes. »

NRS, anciennement Magnox, a mis en place Unit4 FP&A afin d’automatiser et d’accélérer la budgétisation et la planification financières de manière fiable et réactive. Grâce à l’intégration de l’ERP, NRS a pu automatiser en toute simplicité les processus manuels antérieurs, réduisant ainsi le temps de travail de ses équipes d’environ 2 500 heures par an dans l’ensemble de l’entreprise.

Le National Trust a exploité la vue unique et unifiée des finances, de l’approvisionnement et des projets afin d’automatiser ses processus. En raison des processus manuels qui se chevauchent, il était difficile d’extraire des données pour les analyser, ce qui nuisait à sa capacité à élaborer des stratégies.

Le responsable financier du National Trust constate que Unit4 ERP « offre à nos dirigeants les informations nécessaires pour réviser les plans de dépenses, ajuster notre mode de fonctionnement et se préparer à l’avenir ».

Pour découvrir comment Unit4 peut favoriser l’automatisation au sein de votre entreprise, contactez dès aujourd’hui notre service commercial, visitez notre page dédiée à l’IA, ou consultez nos capacités d’automatisation dans les domaines de l’ERP, du HCM, du FP&A, et de l’approvisionnement.