Hoe Warwickshire County Council betrouwbare financiële planning voor elkaar kreeg met Unit4 FP&A
In een recent webinar behandelde Warwickshire County Council hun financiële transformatie in de publieke sector met Unit4 FP&A. Verouderde tools, handmatige processen en beperkte zichtbaarheid van gegevens kunnen ervoor zorgen dat de publieke sector geen financiële beslissingen met vertrouwen kan nemen.
Warwickshire County Council omarmde deze trends al voor een deel, maar zag een kans om te groeien met digitale transformatie.
Door samen te werken met Unit4 FP&A zijn ze begonnen aan een transformerende reis die hun financiële plannings- en analyseprocessen hebben gemoderniseerd. Lees in deze blog hoe Warwickshire County Council financiële efficiëntie, vertrouwen en transparantie kon leveren aan bijna 500 besluitvormers.
Blijf lezen:
- De uitdagingen waar Warwickshire County Council voor stond
- Warwickshire County Council's reis naar de Unit4 Cloud
- De voordelen van de transformatie van Warwickshire County Council
- Geleerde lessen en advies voor organisaties in de publieke sector
- Hoe kan Unit4 FP&A de financiële planning en analyse voor jouw organisatie verbeteren?
De uitdagingen waar Warwickshire County Council voor stond
Voordat Unit4 FP&A werd geïmplementeerd, waren de financiële systemen van Warwickshire County Council grotendeels afhankelijk van oude financiële instrumenten.
Steven Robbins, hoofd financiële transformatie bij Warwickshire County Council, merkte op: "Vertrouwen is heel moeilijk te winnen maar heel gemakkelijk te verliezen, vooral met cijfers en systemen," en benadrukte de behoefte aan een betrouwbare oplossing.
De organisatie maakte veel gebruik van spreadsheets, terwijl de prognoses voor de kostenplaatsen afhankelijk waren van verouderde Unit4-technologie. Dit oude systeem was niet compatibel met hun geplande cloudmigratie, wat een grote uitdaging voor de moderniseringsinspanningen vormde.
Robbins merkte op: "We hadden een beetje een industrie gecreëerd rond het onderhouden van deze spreadsheets. Ze deden wat ze moesten doen, maar konden ons niet naar een hoger niveau tillen." Enkele van de uitdagingen waar ze voor staan zijn:
-
Handmatige processen:Grote afhankelijkheid van Excel resulteerde in inconsistente rapporten en tijdrovende gegevensbeheerprocessen, met weinig tijd om aan de strategie te werken.
-
Gebruikersinefficiëntie: De bestaande tools waren onhandig en inflexibel wat frustraties opriep bij gebruikers en misten het aanpassingsvermogen dat nodig is om de uitdagingen van de publieke sector het hoofd te bieden.
-
Gebrek aan schaalbaarheid:Door samen te werken met Cloud FP&A kon Warwickshire omslachtige traditionele processen inruilen voor een schaalbare en flexibele oplossing die groei mogelijk maakte in plaats van deze te beperken.
-
Vertrouwen in gegevens:Het leiderschap had twijfels over de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van de financiële prognoses door herhaalde fouten en slippertjes in kapitaalprojecten. 360 graden-geïntegreerde gegevens en geavanceerde mogelijkheden in ERP boden een oplossing.
Explore the power of FP&A in minutes
Watch short demos that match your Financial Planning & Analysis priorities – whenever it fits into your schedule.
Warwickshire County Council's reis naar de Unit4 Cloud
De noodzaak van verandering erkennend koos Warwickshire County Council Unit4 FP&A om zijn financiële systemen te transformeren - Robbins vertelde over hun stappenplan en de voortdurende implementatieondersteuning van Unit4:
Fase 1 - Kapitaalprognose
De eerste stap bestond uit het vervangen van verouderde tools voor kapitaalprognose. Deze eerste implementatie ging in augustus 2023 van start en werd een proeftuin voor het verfijnen van de processen.
Fase 2 - Inkomstenprognose
Voortbouwend op het succes ging Warwickshire County Council zich in augustus 2024 ook richten op inkomstenprognose. Op basis van de lessen van fase 1 koos het interne financiële team een meer praktische benadering en nam een groot deel van het ontwerp en de bouw op zijn rekening om een grotere zelfredzaamheid te garanderen.
Een belangrijk element van deze transformatie was de betrokkenheid van gebruikers. Door middel van enquêtes en forums konden beheerders van kostenplaatsen al in een vroeg stadium commentaar geven over het ontwerp en de functionaliteit. "Dit gaat over het bieden van zichtbaarheid en meer zekerheid, zodat leidinggevenden met vertrouwen beslissingen kunnen nemen op basis van de gegevens," deelde Robbins mee.
1.000 uur
per jaar bespaard
500 Cost-Center Managers werken nu met het gestandaardiseerde platform. De besparingen lopen snel op, zelfs bij voorzichtige schattingen. Ervan uitgaande dat elke manager 10 minuten per maand bespaart, komt dat neer op 5.000 minuten besparing per maand of meer dan 1.000 uur per jaar
De voordelen van de transformatie van Warwickshire County Council
De transformatie moderniseerde niet alleen de processen, maar veranderde ook de manier waarop Warwickshire financiële planning benadert volledig. Door over te stappen op een gecentraliseerd cloudplatform met tijdige gegevens ontsloot de stad nieuwe mogelijkheden om efficiënter, nauwkeuriger en meer anticiperend te handelen.
De resultaten waren onder andere een aanzienlijke verbetering van de efficiëntie, waarbij gegevensupdates tijdig nauwkeurige inzichten verschaften. Door de automatisering van processen verdwenen de uren die voorheen werden besteed aan handmatige processen, terwijl het aantal fouten drastisch werd verminderd.
Deze verbeteringen kwamen de prognoses ten goede en zorgden ervoor dat financiële teams zich konden richten op strategische analyses in plaats van op het handmatig invoeren van gegevens. Het management profiteerde van rijkere dashboards en functies voor het inzoomen op gegevens, waardoor ze konden beschikken over bruikbare inzichten voor betere besluitvorming.
Bovendien stelt de schaalbaarheid van Unit4 FP&A Warwickshire County Council in staat om hun financiële planning verder te ontwikkelen, waardoor nieuwe mogelijkheden zoals scenarioplanning en voorspellende modellering beschikbaar komen.
Een gegevenscultuur stimuleren met een nieuwe gebruikerservaring
Naast de tastbare voordelen versterkten de digitale transformatie het vertrouwen in gegevens, waardoor leidinggevenden met vertrouwen kunnen werken op basis van nauwkeurige prognoses en transparante budgettering. Robbins benadrukte dat de verschuiving betere prognoses oplevert en een cultuur waarin gegevens centraal staan.
De gebruikersbetrokkenheid verbeterde ook doordat het gestroomlijnde ontwerp, de schonere interface en de realtime connectiviteit van het voorspellen een naadloze ervaring maakten. "We zijn in een goede positie om het systeem verder op te schalen omdat mensen het vertrouwen en er actief mee werken," concludeerde Robbins.
Geleerde lessen en advies voor organisaties in de publieke sector
-
Klein beginnen: Focus op snelle resultaten om momentum op te bouwen. De gefaseerde aanpak van Warwickshire County Council hield de doelen haalbaar en zorgde voor afstemming binnen de hele organisatie.
-
Integreer gebruikersfeedback: Gebruikers vroeg en vaak benaderen kan de adoptie en tevredenheid veranderen. "Simpele dingen zoals alles op één scherm passen of intuïtieve kleuren zijn belangrijker dan ingewikkelde formules," merkte Robbins op.
-
Denk op lange termijn: Investeer in het vermogen van interne teams om het systeem te onderhouden en verder te ontwikkelen. Nu is Warwickshire County Council volledig zelfvoorzienend, in staat om functionaliteit herhaald toe te passen en uit te breiden zonder afhankelijk te zijn van externe consultants.
-
Stem systemen af op doelen: Door met succes over te stappen op de Cloud kon Warwickshire County Council alle kritieke financiële gegevens gecentraliseerd, veilig en in realtime bewaren.
Hoe kan Unit4 FP&A de financiële planning en analyse voor jouw organisatie verbeteren?
De financiële transformatie van Warwickshire County Council met Unit4 FP&A biedt een blauwdruk voor elke organisatie in de publieke sector die haar systemen wil moderniseren.
Door de belangrijkste inefficiënties aan te pakken, gebruikersadoptie prioriteit te geven en zich te richten op schaalbare oplossingen, heeft de gemeente aanzienlijke tijdbesparingen gerealiseerd, de besluitvorming verbeterd en het vertrouwen in de gegevens hersteld.
Om het volledige verhaal achter de transformatie van Warwickshire County Council met Unit4 te horen, kun je kijken naar de volledige webinar onder leiding van Unit4's Global FP&A Sales Growth Director, Oliver Sullivan.
Je kunt ook ons vervolgwebinar on-demand bekijken waarin Oliver Sullivan en Steven Robbins, hoofd financiële transformatie bij Warwickshire County Council, je een livedemonstratie laten zien van de oplossingen die Unit4 heeft geleverd, evenals deskundige inzichten over hoe jij een soortgelijke succesvolle transformatie kunt uitvoeren in jouw organisatie.
Bezoek onze speciale FP&A-productpagina, bekijk een gepersonaliseerde demo of praat vandaag nog met sales!
Further reading & resources
