Wie der Warwickshire County Council mit Unit4 FP&A eine zuverlässige Finanzplanung umsetzte
In einem kürzlich durchgeführten Webinar berichtete der Warwickshire County Council über die Transformation seiner öffentlichen Finanzen mit Unit4 FP&A. Veraltete Tools, manuelle Prozesse und eingeschränkte Datentransparenz können den öffentlichen Sektor daran hindern, zuverlässige finanzielle Entscheidungen zu treffen.
Dies galt auch für den Warwickshire County Council, der jedoch die Chance erkannte, mithilfe von digitaler Transformation zu wachsen.
Durch die Partnerschaft mit Unit4 FP&A schlug die Verwaltungsbehörde einen transformativen Weg ein, der ihre Finanzplanung und Analyseprozesse modernisierte. Erfahren Sie in diesem Blog, wie der Warwickshire County Council die finanzielle Effizienz, das Vertrauen und die Transparenz für fast 500 Entscheidungsträger verbessert hat.
Weiterlesen:
- Die Herausforderungen für den Warwickshire County Council
- Der Weg des Warwickshire County Council in die Unit4 Cloud
- Die Vorteile der Transformation des Warwickshire County Council
- Erkenntnisse und Ratschläge für Organisationen des öffentlichen Sektors
- Wie kann Unit4 FP&A die Finanzplanung und -analyse in Ihrer Organisation unterstützen?
Die Herausforderungen für den Warwickshire County Council
Vor der Implementierung von Unit4 FP&A basierten die Finanzsysteme des Warwickshire County Council weitestgehend auf veralteten Finanz-Tools.
Steven Robbins, Head of Finance Transformation beim Warwickshire County Council, stellte fest, dass „Vertrauen sehr schwer zu gewinnen, aber sehr leicht zu verlieren ist, insbesondere bei Zahlen und Systemen“, und betonte die Notwendigkeit einer zuverlässigen Lösung.
Die Verwaltungsbehörde war stark von Spreadsheets abhängig, während die Kostenstellenprognosen auf veralteter Unit4-Technologie basierten. Dieses Legacy-System war nicht mit der geplanten Cloud-Migration kompatibel und stellte die Modernisierungsbemühungen vor erhebliche Herausforderungen.
Robbins merkte an: „Die Pflege dieser Spreadsheets war sehr aufwendig. Sie erfüllten ihren Zweck, konnten uns aber nicht auf die nächste Stufe heben.“ Dies waren einige der Herausforderungen:
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Manuelle Prozesse: Die übermäßige Abhängigkeit von Excel führte zu inkonsistenten Berichten und zeitaufwendigen Datenmanagementprozessen, sodass nur wenig Zeit für die Schaffung einer innovativen Strategie blieb.
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Ineffiziente Nutzer*innen: Die vorhandenen Tools waren umständlich und unflexibel und führten zu Frustration bei den Nutzer*innen. Zudem waren sie nicht anpassungsfähig genug, um die Herausforderungen des öffentlichen Sektors zu bewältigen.
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Mangelnde Skalierbarkeit: Durch den Einsatz von Cloud FP&A konnte Warwickshire umständliche Legacy-Prozesse durch eine skalierbare und flexible Lösung ersetzen, die Wachstum unterstützt, statt es zu behindern.
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Vertrauen in Daten: Die Führung hatte Zweifel an der Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Finanzprognosen, da bei Kapitalprojekten wiederholt Fehler und Verzögerungen auftraten. Umfassend integrierte Daten und erweiterte Reporting-Funktionen in ERP konnten Abhilfe schaffen.
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Der Weg des Warwickshire County Council in die Unit4 Cloud
Der Warwickshire County Council erkannte, dass Veränderungen nötig waren, und wählte Unit4 FP&A zur Transformation seiner Finanzsysteme. Robbins erläuterte die Roadmap und den kontinuierlichen Support von Unit4 bei der Implementierung:
Phase 1 – Kapitalprognose
Der erste Schritt bestand darin, veraltete Kapitalprognose-Tools zu ersetzen. Diese Erstimplementierung ging im August 2023 live und wurde zu einem Testfeld für die Verfeinerung der Prozesse.
Phase 2 – Umsatzprognose
Aufbauend auf diesem Erfolg nahm der Warwickshire County Council im August 2024 die Umsatzprognose in Angriff. Aufgrund der Erfahrungen aus Phase 1 wählte das interne Finanzteam einen praxisorientierteren Ansatz und übernahm die Leitung eines Großteils der Entwicklung und des Aufbaus, um eine größere Unabhängigkeit zu gewährleisten.
Ein zentrales Element dieser Transformation war die Einbeziehung der Nutzer*innen. Die frühzeitige Einbindung in Form von Umfragen und Foren ermöglichte es den Kostenstellenverantwortlichen, Feedback zu Design und Funktionalität zu geben. „Es geht darum, Transparenz und mehr Gewissheit zu schaffen, damit die Führungskräfte auf der Grundlage der Daten sichere Entscheidungen treffen können“, so Robbins.
1.000
Stunden pro Jahr eingespart
500 Kostenstellenverantwortliche arbeiten jetzt mit der standardisierten Plattform. Die Einsparungen summieren sich schnell, selbst bei konservativen Schätzungen. Angenommen, jede*r Manager*in spart 10 Minuten pro Monat ein, entspricht das einer Einsparung von 5.000 Minuten pro Monat oder über 1.000 Stunden pro Jahr
Die Vorteile der Transformation des Warwickshire County Council
Die Transformation hat nicht nur die Prozesse modernisiert, sondern die Art und Weise, wie der Council an die Finanzplanung herangeht, maßgeblich verändert. Durch die Umstellung auf eine zentralisierte, cloudbasierte Plattform mit zeitnahen Daten schuf der Council neue Möglichkeiten, um effizienter, genauer und zukunftsorientierter zu werden.
Zu den Ergebnissen gehörten erhebliche Effizienzsteigerungen, wobei Datenaktualisierungen zeitnahe und genaue Erkenntnisse lieferten. Durch die Automatisierung von Prozessen entfielen die Stunden, die zuvor für manuelle Arbeit aufgewendet wurden. Gleichzeitig wurde die Zahl der Fehler drastisch reduziert.
Diese Verbesserungen führten zu optimiertem Forecasting und ermöglichten es den Finanzteams, sich auf strategische Analysen zu konzentrieren, anstatt umständliche manuelle Dateneingaben vorzunehmen. Führungskräfte profitierten von umfangreicheren Dashboards und Daten-Drilldown-Funktionen, die ihnen verwertbare Erkenntnisse für eine bessere Entscheidungsfindung lieferten.
Darüber hinaus ermöglicht die Skalierbarkeit von Unit4 FP&A dem Warwickshire County Council, seine Finanzplanung weiterzuentwickeln und neue Funktionen wie Szenarioplanung und prädiktive Modellierung zu nutzen.
Unterstützung einer Datenkultur mit einer neu konzipierten Benutzererfahrung
Neben den konkreten Vorteilen hat die digitale Transformation ein stärkeres Vertrauen in die Daten geschaffen. Entsprechend kann die Führung jetzt souverän und auf der Grundlage genauer Prognosen und transparenter Budgetierung Entscheidungen treffen. Robbins hob hervor, dass die Umstellung zu besseren Prognosen und einer datenzentrierten Kultur geführt hat.
Auch die Benutzerfreundlichkeit wurde verbessert, da das optimierte Design, die übersichtlichere Oberfläche und die Echtzeit-Konnektivität das Forecasting in ein nahtloses Erlebnis verwandelt haben. „Wir sind nun gut aufgestellt, um das System weiter zu skalieren, weil die Mitarbeitenden ihm vertrauen und sich aktiv damit beschäftigen“, so Robbins abschließend.
Erkenntnisse und Ratschläge für Organisationen des öffentlichen Sektors
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Klein anfangen: Konzentrieren Sie sich auf schnelle Erfolge, um Dynamik aufzubauen. Durch den phasenweisen Ansatz des Warwickshire County Council blieben die Ziele überschaubar und sorgten für die konsistente Ausrichtung innerhalb der Verwaltungsbehörde.
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Nutzerfeedback integrieren: Die frühzeitige und häufige Einbindung der Nutzer*innen kann die Akzeptanz und Zufriedenheit maßgeblich unterstützen. „Einfache Dinge, wie z. B. alles auf einem einzigen Bildschirm unterzubringen oder intuitive Farben, sind wichtiger als komplexe Formeln“, so Robbins.
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Langfristig denken: Investieren Sie in die Fähigkeit der internen Teams, das System zu pflegen und weiterzuentwickeln. Der Warwickshire County Council ist jetzt völlig autark und in der Lage, die Funktionalität zu iterieren und zu erweitern, ohne auf externe Beratung angewiesen zu sein.
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Systeme an Zielen ausrichten:Die erfolgreiche Umstellung auf die Cloud ermöglichte es dem Warwickshire County Council, alle wichtigen Finanzdaten zentral, sicher und in Echtzeit zu speichern.
Wie kann Unit4 FP&A die Finanzplanung und -analyse in Ihrer Organisation unterstützen?
Die Finanztransformation des Warwickshire County Council mit Unit4 FP&A kann Organisationen des öffentlichen Sektors, die ihre Systeme modernisieren wollen, als Vorbild dienen.
Durch die Beseitigung zentraler Ineffizienzen, die Priorisierung der Nutzerakzeptanz und die Konzentration auf skalierbare Lösungen konnte der Council erhebliche Zeiteinsparungen erzielen, die Entscheidungsfindung verbessern und das Vertrauen in die Daten wiederherstellen.
Die komplette Story der Transformation des Warwickshire County Council mit Unit4 finden Sie im vollständigen On-Demand-Webinar, das von Oliver Sullivan, Global FP&A Sales Growth Director bei Unit4, geleitet wurde.
Alternativ können Sie sich auch unser Follow-up-On-Demand-Webinar ansehen, in dem Oliver Sullivan und Steven Robbins, Head of Finance Transformation beim Warwickshire County Council, Ihnen eine Live-Demo der von Unit4 bereitgestellten Lösungen zeigen und erläutern, wie Sie eine ähnlich erfolgreiche Transformation in Ihrer Organisation durchführen können.
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