ERP bietet eine Lösung für die anhaltenden Herausforderungen der Datenkompatibilität im öffentlichen Sektor
Der neueste State of the Digital Nation-Bericht unterstreicht, dass der öffentliche Sektor seit jeher mit Störungen und Herausforderungen konfrontiert ist, und das ist heute nicht anders – so sind beispielsweise digitale Transformationsprojekte durch externe und interne Faktoren von Verzögerungen oder Stagnation geplagt.
Aus diesem Bericht geht auch hervor, dass Datenkompatibilität nach wie vor ein zentrales Thema für den öffentlichen Sektor ist. Dieses Problem hat sich im Laufe der Zeit sogar noch zugespitzt, denn 2023 sagte mehr als ein Drittel der Unternehmen, dass die Datenkompatibilität einer umfassenden Verbesserung bedarf.
In diesem Blog gehen wir der Frage nach, warum das so ist und wie Sie in Ihrem Unternehmen für die nötige Kompatibilität und Interoperabilität zur effektiven Bereitstellung von Diensten sorgen können.
Was bedeutet Datenkompatibilität?
- Datenkompatibilität bezieht sich auf die Fähigkeit verschiedener Systeme, Anwendungen oder Datenbanken, Daten effektiv auszutauschen, zu verarbeiten und zu interpretieren, ohne dass es zu Fehlern, Inkonsistenzen oder Informationsverlusten kommt. Sie stellt sicher, dass die Daten über verschiedene Plattformen und Formate hinweg korrekt, zugänglich und nutzbar bleiben.
- Datenkompatibilität im Zusammenhang mit Enterprise Resource Planning (ERP) bezieht sich auf die Fähigkeit eines ERP-Systems, Daten über verschiedene Anwendungen, Module und externe Systeme hinweg nahtlos zu integrieren, zu verarbeiten und auszutauschen. So wird dafür gesorgt, dass alle Daten über verschiedene Plattformen hinweg korrekt, konsistent und nutzbar bleiben, mit einer Single Source of Truth (zentrale Datenquelle).
Unsere Untersuchungen zeigen, dass Organisationen des öffentlichen Sektors unter erhöhtem Druck stehen, Produktivitätseinsparungen zu erzielen. Die Datenkompatibilität ist für den öffentlichen Sektor von entscheidender Bedeutung, damit aus Rohdaten Erkenntnisse und Informationen für die Planung und Entscheidungsfindung gewonnen werden können.
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Warum ist die Datenkompatibilität eine Herausforderung?
Veraltete Legacy-Systeme behindern die Fähigkeit eines Unternehmens, agil, anpassungsfähig und genau zu sein, und werden den Vorstellungen von echter Datenkompatibilität nur schwer gerecht. Zu den Herausforderungen gehören:
- Datensilos: Datensilos bedeuten, dass Daten oft von bestimmten Teams verwaltet werden. Es kann sogar getrennte externe Systeme geben, die bestimmte Daten unabhängig voneinander verarbeiten, was sich in Kombination mit Datensicherheitsproblemen und Ineffizienzen zu einem Problem entwickeln kann.
- Datenintegration: Wenn Legacy-Systeme nicht über moderne APIs verfügen oder Schwierigkeiten haben, mit neueren cloudbasierten Plattformen zu kommunizieren, wird die Integration zum Problem.
- Eine Single Source of Truth finden: Außerdem entstehen oft Datensilos, wenn verschiedene Abteilungen oder Anwendungen isoliert arbeiten. Dies erschwert es, Informationen auszutauschen und die Konsistenz im gesamten Unternehmen zu wahren. Ohne eine Single Source of Truth (zentrale Datenquelle) ist es schwierig, fundierte Entscheidungen zu treffen, die für alle Teams und Abteilungen von Nutzen sind.
- Genauigkeit: Fehler, Duplikate und fehlende Werte können die Synchronisierung zwischen den Systemen stören, während Unstimmigkeiten bei den Namenskonventionen und der Datenverschlüsselung zu Verwirrung und Ineffizienzen führen.
- Datensicherheit: Sicherheits- und Compliance-Anforderungen machen die Sache noch komplexer. Vorschriften wie die DSGVO oder HIPAA können Vorgaben zur Speicherung und Weitergabe von Daten umfassen. Wenn es verschiedene fragmentierte Systeme gibt, werden die Daten oft manuell zwischen den Beteiligten ausgetauscht, wodurch sensible Daten von Cyberkriminellen ausgespäht werden können.
- Skalierbarkeit: Angesichts von zunehmenden Datenvolumen bzw. immer stärker fragmentierten Systemen kann es insbesondere wachsenden Unternehmen schwerfallen, die Konsistenz auf dieser Ebene der Datengenerierung aufrechtzuerhalten.
- Upgrade-Wartung: Wenn mehrere Systeme genutzt werden, kann das Upgrade eines einzigen Systems zu Problemen mit der Datenkompatibilität führen. Dies verschärft sich, wenn ein Unternehmen wächst und seine Datenanforderungen steigen. Die Aktualisierung und Pflege so vieler Systeme kann zu einer unüberschaubaren Arbeitslast führen.
Warum ist Datenkompatibilität für den öffentlichen Sektor wichtig?
Der „State of the Digital Nation“-Bericht von Unit4 zeigt im Vergleich zu 2021, dass die Datenkompatibilität bei einigen Anwendungen sogar abgenommen hat. 2023 geben 35 % an, dass die Daten in einigen Anwendungen kompatibel sind, verglichen mit 53 % im Jahr 2021.
Obwohl die manuelle Dateneingabe zurückgegangen ist, sagt 2023 immer noch mehr als ein Drittel der Befragten (36 %), dass Daten manuell von jemandem von Papier in Softwaresysteme eingegeben werden, während 42 % melden, dass Daten manuell aus einem System exportiert und dann in ein anderes System importiert werden. Dies stellt eine große Herausforderung für die Datenkompatibilität dar.
Für die zentralen Regierungsbehörden besteht das größte Problem in der manuellen Dateneingabe (49 %) und im manuellen Datenexport (54 %), gefolgt vom Gesundheitswesen (50 %), aber in Kommunalverwaltungen sieht die Lage viel positiver aus. Dort berichten 53 %, dass es in den verschiedenen Apps keine Datenduplizierung gibt.
Hinzu kommt, dass 2023 eine größere Zahl von Befragten angab, dass die Kompatibilität von Daten zwischen Anwendungen und Abteilungen umfassend verbessert werden muss (29 % im Jahr 2023 gegenüber 16 % im Jahr 2021). Dies ist also eindeutig ein Problem, das angegangen werden muss.
Regional gesehen ist der Anteil derer, die eine umfassende Verbesserung der Datenkompatibilität fordern, in Kanada (41 %) am höchsten, gefolgt vom Vereinigten Königreich (35 %). Kurioserweise ist der Anteil derer, die eine umfassende Verbesserung wünschen, in Schweden am geringsten, obwohl das Land potenziell die größten Probleme mit der manuellen Dateneingabe hat.
54 % der Befragten gaben außerdem an, dass sie einen besseren Zugang zu Echtzeitdaten benötigen, um die operativen Abläufe zu managen und bei der Erbringung von Dienstleistungen und der Kostenkontrolle einen guten Standard zu gewährleisten. Hierbei wird sich die Datenkompatibilität als unerlässlich erweisen.
Insgesamt herrscht größerer Pessimismus in Bezug auf die Aussichten auf einen Wandel in diesem Bereich. Nur wenige sind zuversichtlich, dass die Transformation Interoperabilität bringen wird. Dies lässt darauf schließen, dass Daten wieder in den Mittelpunkt von Transformationsprojekten und technologischen Investitionen gerückt werden müssen.
2023 waren 43 % der Befragten von der Transformation überzeugt, verglichen mit 48 % im Jahr 2021. Der Einsatz von Datenmanagement-Tools ist nach wie vor die wichtigste Methode zur Bewältigung der Datenkompatibilität: 52 % geben an, dass sie bereits dabei sind, Datenmanagement-Tools einzuführen.
Wie kann Unit4 Ihrer Organisation im öffentlichen Sektor dabei helfen, die Ziele in Sachen Datenkompatibilität zu erreichen?
Das ERP-System von Unit4 bietet eine Cloud-Plattform, die ERP-Daten (Enterprise Resource Planning), HCM-Daten (Human Capital Management) und FP&A-Daten (Finanzplanung und -analyse) integriert. Diese „Triple-Value“-Datenplattform bietet Organisationen des öffentlichen Sektors alles, was sie brauchen, um ihre Abläufe neu zu gestalten.
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Eine umfassende Bewertung der in diesem Blog behandelten Themen finden Sie im vollständigen „State of the Digital Nation“-Bericht zum öffentlichen Sektor oder in unserem Datenblatt mit den Highlights zum Thema Datenkompatibilität – sprechen Sie mit unserem Vertrieb, um mehr darüber zu erfahren, wie Unit4 Ihnen helfen kann.
