Viktiga delar som bör ingå i upphandlingsstrategin
Värde, lokalisering, mångfald och hållbarhet i leveranskedjan är inga oberoende KPI:er, utan dessa utgör delar i ett ekosystem som alla har en positiv ekonomisk, social och miljömässig påverkan vid upphandling.
Baserat på vad man kan se på marknaden och höra från upphandlingschefer läggs allt mer fokus på värdet istället för kostnaden, leverantörsmångfald, multi-sourcing och hållbarhet i leveranskedjan.
Utifrån allt vi har lärt oss under de senaste åren (och fortfarande lär oss) är det tydligt att de mest framgångsrika upphandlingscheferna tar sig tid att först identifiera företagets övergripande strategi, för att därefter anpassa strategin till KPI:erna för upphandling. Denna anpassning bidrar inte bara till att öka den totala lönsamheten utan den lägger även grunden för långsiktig framgång för såväl kunder, leverantörer och medarbetare som lokalsamhällen.
Det är dags att prioritera värde framför kostnad
Inköpsavdelning skall begränsa kostnaderna och säkerställa att organisationens budget används på ett etiskt sätt. Men att fokusera på kostnaden utan att ta hänsyn till andra variabler kan faktiskt öka kostnaderna på lång sikt. Total ägandekostnad (TCO) ingår nu som en del av sourcingprocessen. Det är en analys av inköpspriset och driftskostnaderna för en tillgång under hela produktens eller tjänstens livscykel. Denna analys omfattar även kostnader som förvärv och ägande av en produkt eller tjänst samt kostnaderna för förändringsledning och processledning såsom utbildning av personal.
Genom att integrera TCO:n i er strategiska sourcingprocess förkortas cykeltiderna och ni får ut mer värde och innovation från leverantörsavtalen. Det finns många olika metoder som en organisation kan använda för att skapa en TCO-modell. Men för att fatta välgrundade beslut krävs i regel att man samlar in data från olika källor, såsom leverantörsavtal, och använder programvara för utgiftsanalyser.
En TCO-analys kan tillämpas på allt från kapitalutgifter (t.ex. att hyra istället för att köpa utrustning) till personalhantering (t.ex. att använda kontraktsanställda (frilansare) snarare än heltidsanställda). Kort sagt, det hjälper den köpande organisationen att få ut mesta möjliga av investerade pengar samtidigt som regelefterlevnaden förbättras och störningar och risker minskar. Dessutom integreras hållbarhet in i upphandlingsprocessen (t.ex. via vatten- eller el besparingar).
Inkludera ett mångfaldsprogram i er leverantörshanteringen
En annan viktig aspekt är mångfald och med leverantörsmångfald menas exempelvis företag som tillhör en minoritetsgrupp, ägs av kvinnor, veteraner, HBQTI-personer eller personer med funktionshinder eller företag där åtminstone 51 % av ägandet tillhör någon av de ovanstående grupperna. Det är viktigt att notera att leverantörsmångfald inte är samma sak som mångfald i leveranskedjan (mer om det nedan). Genom att inkludera mångfaldsleverantörer i leveranskedjan får man emellertid automatiskt en leveranskedja med mer mångfald.
Med ett program för leverantörsmångfald som en del av upphandlingen kan inköpsavdelningen axla en ledarroll gällande företags arbete för mångfald och inkludering. Genom att kräva att alla leverantörer registrerar sig på en särskild portal går det att samla in data för godkända leverantörer snabbt, inklusive dokument för certifiering av mångfald. Detta ökar mångfalden i leverantörsbasen.
Det kan vara svårt att identifiera mångfaldsleverantörer samt att följa upp inköpsvolymer. Värdet är knepigt att kvantifiera, jämförelsedata saknas och små leverantörer har inte de resurser som krävs för att marknadsföra sina produkter och tjänster. Av dessa skäl är teknik det bästa sättet att presentera data om mångfald i realtid och skapa lika villkor för alla.
Mångfald i leveranskedjan är en riskhanteringsstrategi
Det har varit många störningar i leveranskedjan under de senaste 50 åren, men under covid 19-pandemin visade det sig att enskilda upphandlingar var ett nationellt säkerhetshot då sjukhus inte lyckades upphandla viktiga artiklar såsom munskydd, personlig skyddsutrustning och till och med komponenter för att tillverka vissa läkemedel. Företag med efterfrågan på produkter i flera länder kan ha fördel av att flytta produktionen närmare kunden så att produktionen kan ökas om störningar uppstår.
Att ha ett brett leverantörsnät världen hjälper företag att återhämta sig snabbare när störningar. Att ta in fler leverantörer kan dock öka vissa kostnader, men fördelen att alltid kunna leverera produkter och material överväger risken som kommer med något högre kostnader..
I den här videon berättar vi om hur Emirates Flight Catering bara hade tre dagar på sig att anpassa sig till störningar i leveranskedjor runt om i världen:
Genom att flytta produktionen närmare och att göra inköp från flera länder leder dessutom till ytterligare fördelar såsom ökad diversifiering och hållbarhet i leveranskedjan. Covid-19 orsakar till exempel fortfarande en logistisk mardröm i amerikanska hamnar. Containerfartyg från Asien kan inte lasta av sina varor och amerikanska konsumenter och företag måste vänta i veckor eller månader på varor som tidigare brukade levereras på ett par dagar. Det är möjligt att en TCO-analys av en leverantörsrelation visar att samarbeten med små och medelstora företag samt lokala leverantörer kan skapa betydande besparingar samtidigt som utsläppen av växthusgaser minskas och störningarna minimeras.
Hållbara leveranskedjor leder till långsiktigt affärsvärde
Transparenta och hållbara leveranskedjor är avgörande för att bekämpa barnarbete, människohandel och osäkra och orättvisa arbetsvillkor samt för att kunna övervaka organisationens miljöpåverkan. Dagens konsumenter kräver dessutom att företag tar fullt ansvar för alla steg i leveranskedjan, vilket betyder att det är ett strategiskt måste att garantera insyn i fler aktörer än den leverantör som levererar den färdiga produkten.
Upphandling och hållbara leveranskedjor kan spela en nyckelroll när det gäller att uppfylla en organisations sociala ansvar. Detta kan uppnås genom att organisationer samarbetar med leverantörer och partners för att eliminera ineffektivt arbete, förbättra energiförbrukningen samt att säkerställa ansvarsfulla sourcingmetoder.
Enligt en Gartnerstudie har tre av fyra organisationer implementrat program för ansvarsfull sourcing som ett sätt att öka hållbarheten i leveranskedjan. Framgången för dessa program hindras emellertid av missuppfattningen att hållbara alternativ är dyrare eller svårare att hitta och att det är krångligt att övervaka leverantörerna och se till att kraven möts.
Dessa missuppfattningar är inte ogrundade, men däremot missriktade. Faktum är att om man inte driver igenom några förändringar kan det visa sig bli dyrare, mer tidskrävande och problematiskt att upprätthålla regelefterlevnaden, särskilt om upphandlingsteamen arbetar med decentraliserade programvarusystem som gör det svårt att sammanställa och analysera data. Detta resulterar i förlorade möjligheter, outnyttjade finansiella resurser och risk för att företagets anseende, drift och ekonomi tar skada.
Välj rätt KPI:er för en upphandling
Det är viktigt att notera att KPI:er för värde, mångfald, lokalisering och hållbarhet i leveranskedjan inte är oberoende av varandra utan verkar som en holistisk del i ett ekosystem för upphandling. Detta leder i sin tur till partnerskap som alla vinner på och har en positiv ekonomisk, social och miljömässig inverkan.
Så här kan Unit4 och Scanmarket hjälpa er
Unit4s Spend Analytics och Supplier Management från Scanmarket erbjuder en enhetlig plattform för fullständig transparens under hela upphandlingsprocessen –- från inledande anbud och offerter till hantering av avtal, regelefterlevnad och leverantörsrelationer.
Läs mer om vad Spend Analytics och Supplier Management-lösningar kan göra för er eller kontakta oss för en personlig presentation och demo.
