Vad är ERP? En guide för nybörjare

Vad är ERP?

Genom att definiera ERP får man en bättre förståelse för vad termen betyder, medan en granskning av ERP:s funktioner klargör värdet och anledningen till varför ERP kan hjälpa så många moderna organisationer att uppnå sina mål.

ERP-definition

ERP kan enkelt uttryckt definieras som en samling programvaror. ”Enterprise Resource Planning” (ERP) är ett paraplybegrepp som beskriver flera delar av den integrerade programvaran som organisationer använder för att driva sin dagliga verksamhet.

ERP kan omfatta programvara för ekonomi, HR, inköp, projektledning med mera. Genom att integrera funktioner kan data enkelt delas istället för att existera oberoende av varandra – med målet att optimera verksamheten.

Vad är ett ERP-system?

Med ERP-programvara kan man hantera medarbetare, ekonomi och tillgångar samt enkelt kontrollera och analysera data.

Det spelar ingen roll om ni är en skola, kommun, välgörenhetsorganisation eller ett tjänsteföretag – alla organisationer är beroende av pengar och personal för att fungera. Hur en organisation optimerar dessa två nyckelresurser avgör å andra sidan dess framgång.

ERP erbjuder en modern lösning med full transparens och insyn gällande medarbetare, ekonomi och projekt, vilket innebär att värdet för organisationer är trefaldigt.

Tänk på hur medarbetare och resurser ständigt kopplas samman med varandra via de dagliga verksamhetsprocesserna. Med ett ERP blir det enkelt att samla in, organisera och distribuera dessa data.

När data är integrerade och kan ses från ett helhetsperspektiv får ledningen en förståelse för data och alla dess implikationer, vilket exempelvis gör prognostisering, rapportering och regel efterlevnad mycket enklare.

De organisationer som har insyn i all sina data från samtliga funktioner kan analysera dem och utforma strategier för en kontinuerlig optimering av processerna, vilket leder till hållbar tillväxt.

Click to read ERP product brochure Gated

Exempel på ERP-system

Det finns två typer av ERP-driftsättningar: lokalt installerade system och digital driftsättning i molnet.

Marknadsandelen för molntjänster växer stadigt och ligger för närvarande på 42 %. Den förväntas öka med 15 % under de kommande fem åren medan lokala installationer bara förväntas växa med 4 %, enligt IDC.

Molnet banar väg för optimerade ERP-processer, och den betydande kapaciteten och innovationstakten kommer så småningom att påverka och överskugga lokala ERP-implementeringar.

En kort historik över ERP

Akronymen ”ERP” myntades på 1990-talet av Gartner-gruppen, men dåtidens programvara skiljer sig markant från vad som finns tillgängligt i dag. ERP:s popularitet på 90-talet hängde samman med att leverantörer utnyttjade rädslan kring Y2K-datakollapsen.

Y2K visade att små IT-fel och försummelser kan bli kostsamma, och ERP marknadsfördes som lösningen på problemet genom att ge företagen modern IT-hantering med möjlighet att bygga upp den organisatoriska motståndskraften. Sedan dess har användningen av lokala ERP-system enbart ökat – fram till att molnet lanserades.

Under tidigt 90-tal började stora företag skapa ”moln”-produkter, vilket myntade begreppet och inledde eran för molntjänste. Detta blev startpunkten för en ny utveckling inom datahantering. Molnet är nu en del av våra dagliga IT-processer och det har blivit tydligt att ERP-kapaciteten kan utvecklas betydligt i molnet.

Det senaste kapitlet i ERP:s historia är integreringen med AI och automatisering, vilket har potentialen att öka produktiviteten i alla delar av en verksamhet och göra det möjligt för team att fokusera på strategiska uppgifter istället för konsolidering och hantering av data.

Lokal ERP jämfört med molnbaserad ERP

Lokalt – när ERP började användas på 1990-talet krävdes det en rent fysisk insats för att tillhandahålla den datorkraft som var nödvändig för att få ERP-systemet att fungera. Hårdvaran kördes lokalt hos företaget/organisationen och stora servrar placerades i samma byggnad som de anställda arbetade från.

Detta gjorde ERP dyrt eftersom man behövde betala för såväl den initiala programvarulicensen som själva hårdvaran och underhållet. Om något gick fel var det dessutom nödvändigt att tillkalla en tekniker för att kontrollera hårdvaran på plats.

Molnbaserade lösningar – molnet levereras genom programvara som en tjänst-modell (så kallad SaaS). Denna typ av samarbete gör att nätverket kan drivas digitalt ”i molnet” istället för att finnas rent fysiskt på plats.

Molnet ger många fördelar, och allt eftersom världen öppnar upp för distans- och hybridarbete har det blivit både en nödvändighet och en självklar lösning på de problem som fysisk hårdvara medför när det gäller efterlevnad, underhåll och hållbarhet.

Molnet är en förbättring av lokala system snarare än ett alternativ till dem och molnfunktionerna möjliggör automatisering och AI samt betydligt enklare underhåll och högre cybersäkerhet.

Som ett resultat av detta kommer kunder med lokala ERP-system att migrera för ta del av kostnadsbesparingarna och andra fördelar medan nya kunder börjar med molnet från start.

Viktiga fördelar med molnbaserad ERP

• Integrering – när ERP finns i molnet integreras data från viktiga affärsfunktioner. Funktionerna kan bland annat samarbeta kring rapporter och analysera kostnaderna från ett helhetsperspektiv, vilket ger organisationer en gemensam informationskälla.
• Automatisering – genom att använda automatisering för repetitiva, enkla uppgifter, t.ex. datainmatning och rapportgenerering, kan man optimera medarbetarnas tid samtidigt som man minskar mängden fel orsakade av den mänskliga faktorn. Team kan fokusera på de uppgifter som kräver mänsklig input, t.ex. prognoser, dataanalyser och personalhantering.
• Samarbete – molnet skapar en gemensam informationskälla för alla data, vilket leder till ett naturligt samarbete mellan affärsfunktionerna. Team som HR och ekonomi kan enkelt kommunicera med varandra och dela uppgifter utan att begränsas av äldre system och data i silor.
• Tillgänglighet – molnet kan nås överallt och när som helst tack vare digitala servrar. Detta innebär att det blir mycket lättare att hantera distans- och hybridarbetsplatser eftersom materialet kan uppdateras och öppnas i realtid från valfri plats.
• Skalbarhet – när organisationer växer ökar tveklöst datahanteringskraven. Om man har en lokal lösning kan uppgraderingarna bli mycket kostsamma medan en molnlösning utvecklas i takt med verksamheten.
• Säkerhet – molnservrar har många säkerhetsfördelar jämfört med lokala och äldre ERP-system. Stora aktörer som Microsoft har egna molnservrar som övervakas noga och är betrodda av både statliga myndigheter och andra betydande bolag.

Komponenter i ett ERP-system

ERP består av flera komponenter som syftar till att optimera vanliga affärsprocesser och verksamhetsområden, men olika leverantörer täcker olika områden för att bäst passa olika efterfrågade resultat.

Ekonomiförvaltning – ta kontroll över varje steg i rapporteringscykeln med ett organisationsövergripande och integrerat system som konsoliderar alla data för komplett kontroll och synlighet när som helst och från var som helst.

Projekthantering – ge teamen en komplett lösning för att hantera projektcykeln från uppstart till projektavslut och den slutliga faktureringen. ERP kan registrera projektdata så att det går att optimera alla framtida projekt, vilket är svårt att göra utan översikt.

Grundläggande HR – med ett robust system för grundläggande HR kan ni hantera och analysera personalstyrkan via en centraliserad databas för att registrera och övervaka medarbetaruppgifter samtidigt som den administrativa arbetsbördan minskar.{4]

Inköpshantering – reglera kostnader och effektivisera processer för varje steg i inköpscykeln genom avtalshantering, inköps- och orderhantering samt avstämning och betalning av fakturor.

Vem är ERP till för?

En vanlig missuppfattning är att ERP bara är till för stora företag, men så är inte fallet. ERP kan gynna alla typer av organisationer, oavsett storlek, fast på olika sätt.

Stora företag – storskaliga företag är ofta ganska komplexa. Oavsett om det gäller hantering av ekonomi och HR i internationella dotterbolag eller kraven att efterleva striktare regelverk kan digitalisering via en ERP-svit bidra till att konsolidera de komplexa förhållandena och sammanföra teamen.

Små och medelstora företag – det är möjligt att mindre företag tror att en ERP-investering ger minskad avkastning över tid, men faktum är att det finns mycket att vinna. Mindre företag kan skala upp mycket enklare med ett ERP i molnet, skapa organisatorisk motståndskraft och trumfa konkurrenterna med effektiva processer.

Oavsett storlek på organisationen har ERP-system åtskilliga användningsområden i en rad branscher, inklusive:

Den offentliga sektorn – organisationer inom den offentliga sektorn har mycket att vinna på molnbaserad ERP. Många av dessa organisationer har åtskilliga administrativa processer som hämmas av föråldrade system. Produktiviteten i den offentliga sektorn kan förbättras genom att man går över till ett ERP, oavsett om det gäller en kommun, välgörenhetsorganisation eller privat institution.

Tjänsteföretag – tjänstebaserade företag kan minska ekonomiavdelningens arbetsbörda och få en bättre medarbetarupplevelse med en ERP-svit. Vare sig det handlar om att införa ett konsekvent och effektivt faktureringssystem, använda den nuvarande personalen optimalt eller skapa bättre inköpsrutiner går det att förbättra resultatet.

Ideella organisationer – ideella organisationer måste i högre grad än andra organisationer fokusera på ökad produktivitet och en allmän effektivisering av verksamheten så att de kan möta efterfrågan. ERP-programvaran kan säkerställa efterlevnad, bättre rapportering till intressenter, spårning av givare och effektiv användning av pengar.

Högskolor och Universitet – högskolor och universitet är en annan sektor med konstant efterfrågan som ständigt letar efter nya sätt att optimera den administrativa verksamheten och kostnaderna. Det är viktigt att utnyttja studenternas och personalens tid på bästa sätt, maximera finansieringen och se till att tekniken inte hindrar verksamheten.

Så kan Unit4 hjälpa er att digitalisera verksamheten

Att välja ERP-leverantör är en utmaning i sig, men på Unit4 sätter vi människan i centrum och ser till att implementeringen är kort och enkel. Läs mer om vår molnbaserade ERP-lösning på vår hemsida, där vi även förklarar fördelarna i flera bloggar.

Du kan även ta del av insikter från branschanalytiker och framgångsberättelser från våra nöjda kunder om hur vi har stöttat införandet av ERP i organisationer av alla storlekar.

Vanliga frågor

Hur gynnar ett ERP-system en organisation?

Ett ERP-system integrerar och sammanför data från olika verksamhetsfunktioner i en gemensam datakälla och gör det lättare att hantera och analysera data. Denna integrering ger fullständig transparens och synlighet av personal, ekonomi och projekt, vilket förbättrar prognostiseringen, rapporteringen och regelefterlevnaden.

Hur kan ett ERP i molnet förbättra säkerheten?

Stora molnleverantörer som Microsoft Azure är ofta värd för ERP-lösningar i molnet, och de erbjuder förstärkta säkerhetsåtgärder och ständig övervakning från sina egna säkerhetsteam. Dessa leverantörer har omfattande resurser för att säkerställa datasäkerheten och överträffar vanligtvis kapaciteten i lokalt installerade system.

Varför ska jag migrera från ett lokalt till ett molnbaserat ERP?

Det finns flera skäl för en organisation att migrera till ett molnbaserat ERP, vilket inkluderar integrerade data, kostnadsbesparingar, förbättrat underhåll, förbättrad skalbarhet och möjligheten att utnyttja AI och automatisering för ökad produktivitet.

Vilka faktorer bör man ta hänsyn till när man väljer ERP-leverantör?

Vid valet av ERP-leverantör bör man ta hänsyn till hur enkel implementeringen är, de specifika fördelarna och användningen av produkterna, kundomdömen och den support som tillhandahålls under introduktionen. Unit4:s arbetsmetod har till exempel fokus på användarna och erbjuder en komplett molnbaserad ERP-svit.