Varför är Contract Lifecycle Management viktigt?

Unit4 Source-to-contract by Scanmarket (S2C), Sverige

från Unit4 kommunikation oktober 20, 2022 | 4 min läsning

Contract Life Cycle Management (CLM) är helt enkelt hanteringen av alla typer av kontrakt från de första stadierna till att de löper ut eller förnyas. CLM är viktigt om ditt företag vill maximera sin potential och effektivisera kontraktshanteringsfaserna för att förbättra effektiviteten och kostnaderna.

Från kommersiella avtal till serviceavtal - alla företag och organisationer förlitar sig på avtal som en viktig del av sin verksamhet. Genom att optmisera processerna som ingår i kontraktshanteringen och anta hantering av kontraktslivscykeln har du kontroll över varje steg i kontraktsprocessen, från riskbedömning, via onboarding till kontraktsförnyelse och uppsägning, vilket i sin tur förbättrar kontraktets prestanda och värde.

Dåligt hanterade kontrakt kan leda till negativa konsekvenser för ditt företag, både vad gäller rykte och ekonomi. Med tanke på hur viktiga avtalen är för företagen finns det fördelar med effektiv hantering av avtalens livscykel och att få kontroll över processerna från början till slut.

Förbättrad effektivitet
Det säger sig självt att desto effektivare ett system är, desto mindre tid och pengar kommer det att kosta ditt företag. Att ha ett effektivt system för hantering av kontraktscykeln på plats kan förbättra effektiviteten och produktiviteten.

Etablerade arbetsflöden möjliggör administrativ kontroll och du kan lätt identifiera eventuella problem. En framgångsrik avtalshantering hjälper ditt företag att kontinuerligt förbättra och påskynda dina processer.

Du kommer snabbt att märka skillnad i hur mycket snabbare den första kontraktscykeln bli när du använder dig av ett effektivt kontraktshanteringssystem, något sedemera optimerar tiden och värdet av varje kontrakt.

Förbättrade intäkter
Ett bra CLM-system hjälper företaget att nå alla sina ekonomiska mål och målsättningar. Dålig avtalshantering har rapporterats orsaka företag en årlig intäktsförlust på cirka 9 %, så avtalshantering är av stor betydelse för företag oavsett storlek eller bransch.

Tack vare en bättre överblick över metoder och arbetsflöden samt även över ekonomin bidrar ett bra CLM till att minska driftskostnaderna. Transparens för data, verifieringsspår och arbetsflödesprestanda gör att du kan spara tid och pengar och förbättra värdet av ditt kontrakts livscykel.

Effektiv hantering av risker och efterlevnad
Hantering av tredjepartsrisker och organisatoriska risker är viktigt för alla företag.

I takt med att företag bygger på de växande möjligheter som ett omfattande ekosystem för tredje part erbjuder, blir riskhanteringen större och mer komplex. För att lyckas hantera tillväxten av kontrakt samt den ökade övervakningen av expanderande tredjepartsrelationer och det värde de tillför ditt företag, måste det finnas ett gediget CLM-ramverk på plats för att på ett bra sätt kunan styra och hantera den risk som ett externt företag utgör.

CLM kan erbjuda förbättrade möjligheter för hantering och övervakning av risker. När företag expanderar och därmed ökar antalet kontrakt så förändras och växer relationerna, speciellt så förändras riskerna i förhållande till dess värde.

En fördel med CLM i detta avseende är att ditt företag snabbt kan identifiera, få tillgång till, förstå och agera i fråga om data eller kontrakt, vilket hjälper dig att hålla dig uppdaterad om eventuella policyer för efterlevnad eller regler.

Därför är det viktigt att kontinuerligt granska dina avtal, både för att ditt företag ska lyckas samt för att minska risken för tvister och böter som kan få förödande ekonomiska konsekvenser. Regelbunden revision inom ramen för ett bra CLM-system bidrar till att skydda företaget och minimera riskerna.

Öppenhet
När du försöker bygga upp relationer med kunder och tjänsteleverantörer är öppenhet viktigt för alla inblandade parter.Information som rör kontrakt måste vara lättillgänglig och kommuniceras enkelt och effektivt med alla relevanta intressenter och personer, och ett ramverk för att spåra och rapportera prestanda och framsteg är den bästa metoden när det gäller kommunikation och hantering av förväntningar.

Med tanke på den roll som avtalen spelar i näringslivet är det viktigt att det finns en viss öppenhet. Alla som är involverade i kontraktets livscykel bör kunna hållas ansvariga och det innebär också att ekonomiteam kan hålla ett öga på kontraktets prestanda och värden, så att alla beslut som fattas baseras på realtidsdata och är rätt steg för företagets framtid.

CLM-program
Det mest effektiva sättet att effektivisera din avtalshantering och prioritera vikten av avtalshantering för ditt företag är att automatisera processerna i avtalscykeln och implementera programvara för avtalshantering (CLM). Användning av denna programvara innebär att ett företag automatiskt kan digitalisera, skapa, övervaka och hantera sina avtal i varje skede av avtalscykeln.

Oavsett om det handlar om att hantera dokumentation, kontrakt, juridiska avtal med leverantörer eller hyres- och licensavtal kan en bra CLM-lösning hantera allt från början till slut. Effektivisera dina administrativa uppgifter och godkännandeprocesser samtidigt som du sänker dina omkostnader. Optimera dina affärsprocesser för att förbättra produktiviteten, effektiviteten, ROI och maximera dina intäkter. Automatiserad programvara kan påskynda författningsfasen i kontraktsprocessen med skapande av kontrakt och mallar, avtal och godkännande, elektroniska signaturer och hantering av åtaganden. Med hjälp av vilken webbläsare som helst kan du hålla koll på alla dina kontraktshanteringsprojekt och processer i ett enda system.

CLM-system och automatiserad programvara erbjuder också en centraliserad plattform för lagring av dokument och data och en ram för standarder och kontrollförfaranden. Programvaran kan ha integrerade funktioner som intelligenta frågeformulär, ett webbläsarbaserat centralt arkiv och utlösarbaserade varningar för milstolpar och händelser, som alla kan hjälpa till med hantering av risk och efterlevnad, med stöd av fullständiga verifieringsspår. Du kan också hålla koll på all hantering och alla processer för efterlevnad genom att använda rapporteringsfunktioner, som är vanliga i de flesta programvarulösningar, vilket gör att du kan spåra och analysera operativa data, arbetsflöden och information

Unit4 Contract Lifecycle Management by Scanmarket kan hantera hela din kontraktshanteringsprocess från början till slut - och ge dig den insikt och de uppgifter som krävs för att utveckla bättre tillvägagångssätt och automatisera.