Steigern Sie die Rentabilität durch effektives Management der Projektkosten

Was ist Kostenmanagement im Projektmanagement?

Kostenmanagement ist der Prozess der Schätzung, Prognose, Zuweisung, Verfolgung und Kontrolle aller Kosten eines Projekts. Auf diese Weise können die Teams für Finanzplanung und -analyse (FP&A) die künftigen Kosten vorhersagen, was wiederum dazu beiträgt, das Risiko von Überschreitungen des Projektbudgets zu verringern.

Die geschätzten Kosten werden in der Projektplanungsphase berechnet. Sobald die Projektarbeit beginnt, werden die Kosten verfolgt und gemanagt, damit sie im veranschlagten Rahmen bleiben. Nach Abschluss des Projekts können die geschätzten Kosten und die tatsächlichen Kosten analysiert werden, um einen Maßstab für künftige ähnliche Projektpläne daraus abzuleiten.

Die Vorteile des Kostenmanagements im Projektmanagement

Risikovermeidung

Ein sorgfältig geplantes Projektbudget umfasst einen Risikopuffer, um sicherzustellen, dass der Projekterfolg nicht durch unvorhergesehene Kosten gefährdet wird.

Rechenschaftspflicht

Das Kostenmanagement trägt dazu bei, die Rechenschaftsplicht der am Projekt arbeitenden Personen zu verbessern. Nicht abgeschlossene Aufgaben, verpasste Fristen, eine Ausweitung des Projektumfangs und eine Verschiebung des Zeitplans führen zu zusätzlichen Kosten. Auch die Erfassung der abrechenbaren Stunden kann sich auf die Produktivität auswirken.

Kostensenkung

Durch die Definition geeigneter Prozesse mittels Projektplanung, Kostenprognose und Budgetierung kann das Unternehmen Projektkosten einsparen und die Gesamtkosten des Projekts entsprechend senken. Die Mittel können dann für zusätzliche Ressourcen oder zur Gewinnsteigerung genutzt werden und auch Beschaffungsentscheidungen unterstützen, um ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis zu gewährleisten.

Geringere Budgetüberschreitungen

Eines der Hauptziele des Kostenmanagements ist ein diszipliniertes Ausgabenverhalten. Projektmanager*innen können ein besseres Budget erstellen, wenn sowohl der Ressourcenbedarf als auch die Ausgabengrenzen festgelegt wurden. Ebenso können sie sicherstellen, dass sie die Ausgaben in bestimmten Bereichen nicht überschreiten, indem sie die Kosten bereits in der frühen Planungsphase zuweisen.

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Operative Effizienz

Das Kostenmanagement sorgt für Transparenz. Entsprechend kann die operative Effizienz durch die Nachverfolgung von Aktivitäten gesteigert werden. Kosten- und zeitintensive Aktivitäten werden identifiziert und angepasst, wenn sich dadurch Effizienzsteigerungen erzielen lassen.

Prioritätensetzung

Wenn ein Unternehmen mehrere Projekte am Laufen hat, die Zeit und Ressourcen beanspruchen, lässt sich mithilfe von Kostenmanagement identifizieren, wo die Mittel vorrangig eingesetzt werden sollen, damit der Cashflow erhalten bleibt.

Zukünftige Planung

Kostenberichte können zur Optimierung der Ressourcennutzung beitragen, sodass für künftige Projekte genauere Budgets erstellt werden können.

Wenn Ihr ERP mit Ihrem CRM integriert ist, können Sie die Projekterstellung beschleunigen, sobald Interessenten eine bestimmte Stufe im Verkaufstrichter erreichen. Ein Budget kann anhand einer Vorlage erstellt werden, die auf früheren Daten basiert. Dies verbessert die Kundenerfahrung und beschleunigt die Projekteinrichtung, sodass alles schneller in Gang kommt.

Die Herausforderungen des Kostenmanagements im Projektmanagement

Neben den enormen Vorteilen gibt es beim Kostenmanagement auch einige Herausforderungen, die Sie beachten sollten. Wenn Projektmanager*innen oder Finanzteams nicht über alle Informationen zum Projektumfang verfügen oder die Anforderungen nicht umfassend verstehen, kann dies zu ungenauen Prognosen, Kostenüberschreitungen und letztlich zu einer geringeren Projektrentabilität führen.

Auch veraltete Technologie kann sich sehr negativ auf den Projekterfolg und die Rentabilität auswirken. Projektmanager*innen brauchen Zugang zu intelligenter, aktueller Technologie, zuverlässigen Echtzeitdaten und den richtigen Tools, um die Kosten genau zu managen.

Wenn der Projektumfang schleichend zunimmt und Änderungen nötig werden, hat dies Auswirkungen auf die vergleichbaren Kosten. Ohne die richtigen Systeme zur Verfolgung und Erfassung dieser Änderungen verlieren Sie nur allzu leicht den Überblick über die Kosten und gefährden das gesamte Projekt.

Die Voraussetzung für ein genaues Kostenmanagement ist die zuverlässige Integration von Zeitplan und Kosten. Außerdem ist regelmäßiges, genaues Reporting erforderlich, um kostspielige Überraschungen zu vermeiden.

Effektive Kostenprognosen

Kostenprognosen berücksichtigen alle Ressourcen und verbundenen Kosten, die für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts erforderlich sind. Dies trägt dazu bei, dass die Projektziele innerhalb des vereinbarten Zeit- und Budgetrahmens erreicht werden. Es handelt sich hierbei um eine ausgefeilte Disziplin. Die Prognosen lassen sich mithilfe von standardisierten Techniken und Vorlagen verbessern.

Die Projektkosten können auf verschiedene Weise gruppiert werden. Am einfachsten ist die Unterteilung der Kosten in zwei Hauptkategorien: direkte Kosten und indirekte Kosten.

Direkte Kosten sind in der Regel die Kosten, die direkt mit einer einzelnen Abteilung oder einem einzelnen Projekt verbunden sind und ausschließlich dort in Rechnung gestellt werden. Sie können Gehälter, Geräte und Kosten im Zusammenhang mit projektspezifischen Risiken umfassen.

Indirekte Kosten sind nicht mit einer bestimmten Kostenstelle verbunden, sondern verteilen sich auf das gesamte Unternehmen. Dazu können Sicherheit, Software und Versorgungskosten gehören.

Eine Kostenprognose sagt die einzelnen Kosten voraus. So können Projekt- und Finanzteams die Projektkosten analysieren und dann abschätzen, inwieweit die Ist-Kosten von der Prognose abweichen könnten.

Die üblichen in der Prognose enthaltenen Ausgaben sind Arbeit, Material, Geräte, externe Dienstleistungen, Hardware und Software, Mieten und Gebühren sowie mögliche unvorhergesehene Kosten.

Verfolgen von Projektmargen

Projektorientierte Dienstleistungsunternehmen müssen die Performance ihrer Projekte messen, und zwar anhand bestimmter Metriken. Der beste Weg, die Margen im Auge zu behalten, ist eine branchenspezifische Software, die das Finanzwesen mit anderen Systemen wie Beschaffung, Personalwesen und Gehaltsabrechnung integriert.

Mit der richtigen Softwarelösung können Dienstleistungsunternehmen geplante Einnahmen, Kosten und Gewinnmargen verfolgen, um die Rentabilität eines Projekts zu ermitteln, bevor es überhaupt begonnen hat. Im Verlauf des Projekts können Berichte mit detaillierten Informationen über Ausgaben, abrechenbare Stunden sowie die Bearbeitung, Versendung und Bezahlung von Rechnungen abgerufen werden.

Technologie und Kostenprognose

Jedes Projekt bzw. jeder Geschäftsprozess erfordert Technologie, und Unternehmen, die sich auf veraltete Legacy-Systeme, Tabellen und manuelle Prozesse verlassen, wird es schwer fallen, den Überblick über ihre Kosten zu behalten.

Effektive Prognosen erfordern das Sammeln, Abrufen und Analysieren von mehr Daten als je zuvor. Interne Daten beziehen sich auf die Performance eines Unternehmens, und externe Daten beschreiben das geschäftliche und wirtschaftliche Umfeld. Viele dieser Daten sind wahrscheinlich unstrukturiert, z. B. E-Mails, Word-Dokumente, Audiodateien, Videos und Präsentationen, und die Methoden für das Umsatz-Forecasting müssen dieser Variabilität Rechnung tragen.

Neue Technologien ermöglichen es FP&A-Teams, Prognosen zu erstellen, die all diese Daten berücksichtigen. Unternehmen können ihre Umsatzprognosen besser auf die Unternehmensstrategie abstimmen und Berichte aus historischen Messungen in aussagekräftigere Forecasts umwandeln.

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Unit4 Financial Planning & Analysis verkörpert die Zukunft von FP&A. Denn die Lösung eignet sich zur Generierung effektiver Umsatz-Forecastingmodelle. Die Lösung ist modern und zukunftssicher, und Teams werden durch intuitive Self-Service-Tools unterstützt, die Zugang zu einer Single Source of Truth (zentrale Datenquelle) bieten.

Wir verfügen über die nötige Erfahrung, das Know-how und das Verständnis für die besonderen Anforderungen von Dienstleistungsunternehmen. Mit der richtigen Technologie können Sie Ihre Teams entlasten und ihnen die Möglichkeit geben, sich um das zu kümmern, was wirklich zählt: Kunden gewinnen, unterstützen und binden.

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