Verhoog de winstgevendheid met effectief projectkostenbeheer

Wat is kostenbeheer in projectmanagement

Kostenbeheer is het proces van schatten, voorspellen, toewijzen, volgen en beheersen van alle kosten die bij een project komen kijken. Met dit proces kunnen teams voor financiële planning en analyse (FP&A) toekomstige kosten voorspellen, waardoor de kans op budgetoverschrijdingen van een project afneemt.

De geschatte kosten worden berekend tijdens de planningsfase van het project en wanneer het project begint, worden de kosten bijgehouden en beheerd, zodat ze binnen het budget blijven. Na voltooiing van het project kunnen de geschatte kosten en de werkelijke kosten worden geanalyseerd om een benchmark te bieden voor toekomstige soortgelijke projectplannen.

De voordelen van kostenbeheer in projectmanagement

Risico vermijden

Een goed geplande projectbegroting bevat een risicotoeslag om ervoor te zorgen dat het succes van het project niet in gevaar komt als zich onvoorziene kosten voordoen.

Verantwoording

Kostenbeheer helpt om de verantwoordelijkheid van de mensen die aan het project werken te verbeteren. Onvolledige taken en gemiste deadlines leiden tot extra kosten. Scope creep en uitloop van de planning leiden tot extra kosten. Het verantwoorden van factureerbare uren kan ook invloed hebben op de productiviteit.

Verlaagt de kosten

Door de juiste processen te definiëren via projectplanning, kostenprognoses en budgettering kan de organisatie besparen op projectkosten, waardoor de totale projectkosten dalen. Fondsen kunnen dan worden gebruikt voor meer middelen of om de winst te verhogen en kunnen ook helpen bij inkoopbeslissingen om waar voor je geld te krijgen.

Minder budgetoverschrijdingen

Een van de belangrijkste doelen van kostenbeheer is gedisciplineerde uitgaven. Projectmanagers kunnen een beter budget opstellen zodra de benodigde middelen zijn vastgesteld en de bestedingslimieten zijn bepaald. Projectmanagers kunnen ervoor zorgen dat ze op specifieke gebieden niet te veel uitgeven door al in de vroege planningsfasen kosten toe te wijzen.

Operationele efficiëntie

Kostenbeheer zorgt voor zichtbaarheid, zodat de operationele efficiëntie wordt verbeterd door activiteiten bij te houden, en activiteiten die duur of tijdrovend zijn kunnen worden geïdentificeerd en gewijzigd als er efficiëntere werkwijzen kunnen worden gevonden.

Prioritering

Als een organisatie meerdere projecten heeft lopen die tijd en middelen in beslag nemen, kan kostenbeheer helpen bepalen waar prioriteit moet worden gegeven aan fondsen zodat de cashflow op peil blijft.

Planning voor de toekomst

Kostenrapporten kunnen helpen bij het optimaliseren van het gebruik van middelen, zodat nauwkeurigere budgetten kunnen worden gemaakt voor toekomstige projecten.

Als je ERP geïntegreerd is met je CRM kun je sneller projecten aanmaken wanneer vooruitzichten een bepaald stadium van de salesfunnel bereiken. Er kan een budget worden aangemaakt met behulp van een sjabloon op basis van eerdere gegevens. Dit verbetert de klantervaring en versnelt het opzetten van een project, zodat de zaken sneller in gang kunnen worden gezet.

Click to read How to win the service game with ERP Gated

De uitdagingen van kostenbeheer in projectmanagement

Hoewel de voordelen enorm zijn, zijn er ook een aantal uitdagingen op het gebied van kostenbeheer waar je je bewust van moet zijn. Als projectmanagers of financiële teams geen informatie hebben over de reikwijdte van het project of geen volledig inzicht hebben in de eisen, kan dit leiden tot onnauwkeurige prognoses, kostenoverschrijdingen en uiteindelijk minder projectwinstgevendheid.

Verouderde technologie kan ook een enorm negatief effect hebben op het succes en de winstgevendheid van projecten. Projectmanagers hebben toegang nodig tot slimme, up-to-date technologie, betrouwbare real-time gegevens en de juiste hulpmiddelen om de kosten nauwkeurig te beheren.

Wanneer scope creep optreedt en er wijzigingen moeten worden aangebracht, zullen ook de vergelijkbare kosten veranderen. Zonder de juiste systemen om deze wijzigingen bij te houden en vast te leggen loop je al gauw het risico om het overzicht over de kosten te verliezen, waardoor het hele project in gevaar komt.

Nauwkeurig kostenbeheer vereist een betrouwbare integratie van planning en kosten. Het vereist ook regelmatige, nauwkeurige rapportage om dure verrassingen te voorkomen.

Effectieve kostenprognose

Kostenprognoses houden rekening met alle middelen en bijbehorende kosten die nodig zijn om een project succesvol af te ronden. Het zorgt ervoor dat de projectdoelstellingen binnen de afgesproken tijd en budget worden gehaald. Het is een verfijnde discipline en het gebruik van gestandaardiseerde technieken en sjablonen kan prognoses verbeteren.

Projectkosten kunnen op verschillende manieren worden gegroepeerd, maar de eenvoudigste verdeelt kosten in twee hoofdcategorieën: directe kosten en indirecte kosten.

• Directe kosten zijn over het algemeen kosten die direct verband houden met en exclusief gefactureerd worden aan één afdeling of project. Ze kunnen bestaan uit salarissen, apparatuur en kosten die verband houden met projectspecifieke risico's.
• Indirecte kosten zijn niet verbonden aan een specifieke kostenplaats, maar zijn verspreid over de organisatie als geheel. Ze kunnen beveiliging, software en nutsvoorzieningen omvatten.

Een kostenprognose voorspelt elke kostenpost, zodat project- en financiële teams de projectkosten kunnen analyseren en kunnen inschatten hoe de werkelijke kosten kunnen afwijken van de prognose.

De gebruikelijke uitgaven die in de prognose zijn opgenomen, zijn arbeid, materialen, apparatuur, externe diensten, hardware en software, huur en tarieven en onvoorziene kosten.

Hoe je projectmarges bijhoudt

Projectgerichte dienstverlenende bedrijven moeten de prestaties van hun projecten meten, maar dan wel met specifieke meetgegevens. De beste manier om marges bij te houden is met branchespecifieke software die financiën integreert met andere systemen, zoals inkoop, HR en salarisadministratie.

Met de juiste softwareoplossing kunnen dienstverlenende bedrijven geplande inkomsten, kosten en winstmarges bijhouden om de levensvatbaarheid van een project te bepalen nog voor het van start gaat. Naarmate het project vordert, kunnen rapporten worden opgevraagd met gedetailleerde informatie over uitgaven, factureerbare uren en of rekeningen zijn verwerkt, verzonden en betaald.

Technologie en kostenprognose

Bij elk project of bedrijfsproces komt technologie kijken en organisaties die vertrouwen op verouderde legacysystemen, spreadsheets en handmatige processen zullen moeite hebben om inzicht in hun kosten te houden.

Voor het maken van effectieve prognoses moeten meer gegevens dan ooit worden verzameld, geraadpleegd en geanalyseerd. Interne gegevens hebben betrekking op de prestaties van een organisatie en externe gegevens beschrijven de zakelijke en economische omgeving. Veel van deze gegevens zijn waarschijnlijk ongestructureerd, zoals e-mails, Word-documenten, audiobestanden, video's en presentaties, en methoden voor het voorspellen van inkomsten moeten rekening houden met deze variabiliteit.

Nieuwe technologie stelt FP&A-teams in staat om voorspellingen te doen die rekening houden met al deze gegevens. Organisaties kunnen omzetprognoses beter afstemmen op de bedrijfsstrategie en rapporten van historische metingen omzetten in meer zinvolle prognoses.

Hoe Unit4 kan helpen met kostenprognoses

Unit4 Financiële planning & Analyse belichaamt de toekomst van FP&A, waaronder het helpen opstellen van effectievere prognosemodellen voor inkomsten. Het is een moderne, toekomstbestendige oplossing waarbij teams beschikken over intuïtieve zelfbedieningshulpmiddelen die toegang bieden tot één enkele bron van waarheid.

Wij hebben diepgaande kennis van professionele dienstverleners en hun processen. Met de juiste technologie ter ondersteuning kun je je richten op de People Experience, zodat je professionals zich kunnen bezighouden met wat belangrijk is: klanten aantrekken, ondersteunen en behouden.

Onze mensgerichte, projectgerichte oplossingen zijn speciaal ontwikkeld. Bedrijven kunnen hun bedrijf beter beheren met toonaangevende software voor Enterprise Resource Planning (ERP), Beheer van menselijk kapitaal en salarisadministratie (HCM) en Financiële planning en analyse (FP&A).

Bekijk Unit4's People Experience suite. Onze oplossingen ondersteunen alle soorten dienstverlenende bedrijven wereldwijd en bieden doelgerichte functionaliteit.