Augmenter la rentabilité grâce à une gestion efficace des coûts des projets

Qu’est-ce que la gestion des coûts dans le cadre de la gestion de projets

La gestion des coûts est le processus d’estimation, de prévision, d’allocation, de suivi et de contrôle de l’ensemble des coûts associés à un projet. Ce processus permet aux équipes de planification et d’analyse financière (FP&A) de prévoir les coûts futurs, ce qui contribuera à réduire les risques de dépassement du budget du projet.

Les coûts estimés sont calculés lors de la phase de planification du projet, puis, lorsque les travaux commencent, ils font l’objet d’un suivi et d’une gestion afin de rester dans les limites définies. Une fois le projet mené à bien, les coûts estimés et les coûts réels pourront être analysés afin de fournir un point de référence pour des projets similaires à l’avenir.

Les avantages de la gestion des coûts dans la gestion de projets

Prévention du risque

La budgétisation d’un projet bien planifié comprendra une marge de risque afin de garantir que la réussite du projet n’est pas compromise en cas de coûts imprévus.

Le principe de responsabilité

La gestion des coûts contribue à améliorer la responsabilisation des collaborateurs affectés au projet. Les tâches inachevées et les délais non respectés entraînent des coûts supplémentaires. L’élargissement du champ d’application et les retards dans le calendrier génèrent également des coûts supplémentaires. La comptabilisation des heures facturables peut également avoir un impact sur la productivité.

Réduction des dépenses

En définissant des processus appropriés dans le cadre de la planification du projet, de la prévision des coûts et de la budgétisation, l’entreprise est à même de réaliser des économies sur les dépenses liées au projet, ce qui permet de réduire les coûts globaux du projet. Les fonds peuvent alors être utilisés pour augmenter les ressources ou les bénéfices et peuvent également faciliter les décisions en matière d’approvisionnement afin de garantir l’optimisation des ressources.

Réduction des dépassements de budget

La discipline en matière de dépenses est l’un des principaux objectifs de la gestion des coûts. Les chefs de projet sont à même d’établir un meilleur budget une fois que les besoins en ressources ont été définis et que les limites de dépenses ont été déterminées. Les chefs de projet peuvent s’assurer de ne pas dépasser les dépenses dans des domaines spécifiques en allouant les coûts dès les premières étapes de la planification.

Efficacité opérationnelle

La gestion des coûts apporte de la visibilité, ce qui permet d’améliorer l’efficacité opérationnelle par le suivi des activités. Les activités coûteuses ou chronophages peuvent être identifiées et des ajustements peuvent être apportés si des gains d’efficacité sont constatés.

Établissement de priorités

Lorsqu’une entreprise mène plusieurs projets en parallèle qui lui prennent du temps et des ressources, la gestion des coûts peut l’aider à déterminer où affecter les fonds par ordre de priorité afin de préserver sa trésorerie.

Planification de l’avenir

Les rapports relatifs aux coûts peuvent aider à optimiser l’utilisation des ressources, de sorte que des budgets plus précis puissent être créés pour les projets futurs.

Si votre ERP est intégré à votre CRM, vous pouvez accélérer la création des projets dès que les prospects atteignent un certain stade de l’entonnoir de vente. Un budget peut alors être établi à l’aide d’un modèle basé sur des données antérieures. Cela permet d’améliorer l’expérience client et d’accélérer la mise en place du projet.

Click to read ERP product brochure (FR) Gated

Les défis de la gestion des coûts dans la gestion de projets

Malgré les avantages considérables de la gestion des coûts, il faut également être conscient des défis qu’elle pose. Si les chefs de projet ou les équipes financières ne disposent pas d’informations suffisantes sur l’étendue du projet ou ne comprennent pas parfaitement les exigences, cela peut entraîner des prévisions inexactes, des dépassements de coûts et, en définitive, une baisse de la rentabilité du projet. de la rentabilité du projet.

Une technologie obsolète risque également d’avoir un effet considérablement négatif sur la réussite et la rentabilité d’un projet. Les gestionnaires de projet ne peuvent se passer d’une technologie intelligente et actualisée, de données fiables en temps réel et des outils adéquats pour gérer les coûts avec précision.

En cas d’élargissement du champ d’application et de modifications à apporter, les coûts analogues évoluent également et, en l’absence de systèmes adéquats pour suivre et enregistrer ces modifications, il est particulièrement facile de perdre le fil des coûts, mettant ainsi en péril l’ensemble du projet.

Une gestion précise des coûts implique une intégration fiable du calendrier et des coûts. Elle requiert également des rapports réguliers et précis afin d’éviter toute erreur imprévue et coûteuse.

Prévision efficace des coûts

La prévision des coûts tient compte de toutes les ressources et des coûts associés nécessaires pour mener à bien un projet. Elle permet d’assurer la poursuite des objectifs du projet dans les délais et le budget convenus. Cette discipline s’avère particulièrement pointue. Le recours à des techniques et à des modèles standardisés permet d’améliorer les prévisions.

Il existe plusieurs façons de regrouper les coûts d’un projet, mais la plus simple consiste à diviser les coûts en deux catégories principales : les coûts directs et les coûts indirects.

Les coûts directs sont généralement ceux qui sont étroitement liés et facturés à un seul service ou à un seul projet. Ils comprennent notamment les salaires, l’équipement et les coûts liés aux risques spécifiques au projet.

Les coûts indirects ne sont pas associés à un centre de coûts spécifique mais sont répartis sur l’ensemble de l’entreprise. Ils peuvent englober la sécurité, les logiciels et les services publics.

La prévision des coûts permet de prévoir chaque coût, de sorte à ce que les équipes chargées du projet et des finances puissent analyser les coûts du projet et estimer dans quelle mesure les coûts réels peuvent différer de la prévision.

Les dépenses habituelles incluses dans la prévision sont la main-d’œuvre, les matériaux, l’équipement, les services externes, le matériel et les logiciels, les loyers et les frais, ainsi que les coûts de contingence.

Comment suivre les marges des projets

Les sociétés de services axées sur les projets ont besoin de mesurer la performance de leurs projets ; mais elles doivent pour ce faire travailler avec des indicateurs spécifiques. Le meilleur moyen d’assurer le suivi des marges est d’utiliser un logiciel spécifique au secteur qui intègre les finances avec d’autres systèmes, tels que l’approvisionnement, les RH et la paie.

La solution logicielle adéquate permet aux sociétés de services de suivre les recettes, les coûts et les marges bénéficiaires prévus afin de déterminer la viabilité d’un projet avant même qu’il ne démarre. À mesure de l’avancement du projet, il est possible d’établir des rapports contenant des informations détaillées sur les dépenses, les heures facturables et le traitement, l’envoi et le paiement des factures.

La technologie et la prévision des coûts

Chaque projet ou processus d’entreprise fait intervenir la technologie, et les entreprises qui s’appuient sur des systèmes obsolètes, des feuilles de calcul et des processus manuels éprouveront des difficultés à suivre leurs coûts.

Une prévision efficace nécessite plus que jamais de rassembler, d’accéder et d’analyser des données. Les données internes portent sur les performances de l’entreprise, tandis que les données externes décrivent l’environnement économique et commercial. Ces données sont souvent non structurées (e-mails, documents Word, fichiers audio, vidéos et présentations) et les méthodes de prévision des recettes doivent tenir compte de cette variabilité.

Grâce aux nouvelles technologies, les équipes FP&A sont en mesure de fournir des prévisions qui tiennent compte de toutes ces données. Les entreprises sont ainsi en mesure de mieux aligner leurs prévisions de revenus sur leur stratégie et de transformer les rapports de mesures historiques en prévisions plus pertinentes.

Comment Unit4 peut vous aider à prévoir les coûts

Unit4 Financial Planning & Analysis incarne l’avenir de la FP&A, ce qui signifie notamment la mise en place de modèles de prévision des revenus plus efficaces. Il s’agit d’une solution moderne, tournée vers l’avenir. Les équipes disposent d’outils intuitifs en libre-service qui leur permettent d’accéder à une source unique de vérité.

Nous disposons d’une connaissance approfondie des sociétés de services et de leurs processus. En vous appuyant sur la technologie appropriée, vous pouvez vous concentrer sur l’expérience des collaborateurs afin de libérer vos professionnels pour qu’ils se consacrent davantage aux tâches essentielles : attirer, soutenir et fidéliser les clients.

Nos solutions axées utilisateur et projets sont conçues pour répondre à des besoins spécifiques. Les entreprises sont à même de mieux gérer leurs activités grâce à des logiciels de pointe pour la planification des ressources de l’entreprise (ERP), la gestion du capital humain et de la paie (HCM), et la planification et l’analyse financières (FP&A).

Découvrez la suite People Experience de Unit4. Nos solutions s’adressent à tous les types de sociétés de services à travers le monde, et proposent des fonctionnalités conçues sur mesure.