Maak boekhouding voor non-profitorganisaties eenvoudig met Unit4

In plaats daarvan wordt de taak vaak toegewezen aan een medewerker of vrijwilliger met een financiële achtergrond. Hierdoor bestaat het risico dat de naleving gevaar loopt, omdat de persoon niet over gedetailleerde of erkende boekhoudkundige kennis beschikt.

In deze blog bekijken we hoe Unit4's cloudgebaseerde financiële planning en analyse (FP&A) en financiële management software de last voor boekhoudteams kan wegnemen en een eenvoudig platform kan bieden om fondsen gemakkelijk te beheren, en nog veel meer; zowel voor minder technische vrijwilligers als voor financiële professionals.

Wat hebben non-profitorganisaties nodig van software voor fondsenboekhouding?

Het maakt niet uit wie de boeken beheert; alle non-profitorganisaties hebben een boekhoudsysteem nodig om alles bij te houden zodat ze voorbereid zijn om financiële activiteiten te rapporteren, niet alleen aan donoren en belanghebbenden, maar ook aan financiële autoriteiten die geïnteresseerd zijn in hoe fondsen worden gebruikt en toegewezen.

Non-profitorganisaties moeten op zoek gaan naar boekhoudsoftware die zowel algemene boekhouding en administratie ondersteunt als specifieke behoeften van non-profitorganisaties ondersteunt, zoals donateursbeheer, nalevingsbeheer en subsidiebeheer.

De boekhouding voor non-profitorganisaties, die per land enigszins kan verschillen, bestaat uit:

• een budget vaststellen en aanpassen
• analyseren van financiële gegevens en overzichten
• registratie van transacties zoals donaties
• verschillende bankrekeningen beheren
• bankafstemmingen en meer

Budgetten

Een budget kan er anders uitzien voor non-profitorganisaties, omdat ze inkomsten genereren uit donaties en subsidies. Een budget dicteert de mate van impact die een non-profitorganisatie kan leveren en beoordeelt de huidige financiële gezondheid.

Begrotingen kunnen worden opgevraagd door partijen die betrokken zijn bij financiële transacties met de non-profitorganisatie, zoals banken, donateurs of mensen die een gift aan de non-profit overwegen.

Het budget wordt beoordeeld en vergeleken met de werkelijke cashflow en uitgaven om te bepalen of deze voldoen aan de verwachtingen en de non-profit ondersteunen bij het leveren van impact. In het huidige financiële klimaat moeten budgetten vaak tussentijds worden aangepast en hebben ze flexibele mogelijkheden nodig om zich probleemloos aan te passen.

Het is moeilijk om flexibele budgetten te maken die accuraat zijn en 24/7 gegevens gebruiken met verouderde systemen, vooral voor niet-technisch financieel personeel. Software voor fondsenadministratie is essentieel om fondsen eenvoudig te beheren en meer tijd te creëren voor prognoses.

Click to read Optimize Your Funding Allocation with ERP (gated)

Financiële gegevens en overzichten

Financiële gegevens en overzichten helpen om bij te houden hoe donaties en subsidies worden gebruikt. Deze overzichten houden alle rekeningen en uitgaven bij die in de loop der tijd zijn gegenereerd en zijn van vitaal belang voor donorrapportage en naleving.

Voor boekhoud- en belastingdoeleinden hebben non-profitorganisaties baat bij digitale hulpmiddelen die hen helpen om financiële overzichten automatisch te genereren, in plaats van ze handmatig te maken, en die eenvoudige manieren bieden om overzichten te beheren.

Balansen

Bij belastingvrije organisaties laat de balans zien wat het bedrijf op een bepaalde datum bezit en verschuldigd is. Zie het als een beeld van de financiële situatie op een bepaald moment. Dit is een ander belangrijk onderdeel van fondsadministratie dat lastig is met handmatige processen, en nog lastiger voor minder ervaren vrijwilligers.

Met geautomatiseerde processen en geïntegreerde gegevens kan dit in een paar klikken worden gegenereerd, met het vertrouwen dat de informatie nauwkeurig en actueel is.

Resultatenrekeningen

Een resultatenrekening is ook een activiteitenoverzicht voor non-profitorganisaties. Het toont alle financiële activiteiten van de organisatie en de financiële resultaten van haar campagnes.

In tegenstelling tot de balans, die een beeld geeft op één moment in de tijd, laat een resultatenrekening zien wat er gebeurt in een bepaalde periode.

Dit vereist een aantal ingewikkelde berekeningen, handmatige gegevensinvoer en consolidatie van gegevens, wat lastig is met gefragmenteerde systemen en nog moeilijker zonder ervaring. Een digitale boekhoudoplossing kan dit vereenvoudigen.

Meerdere bankrekeningen beheren

Een non-profit organisatie kan meerdere rekeningen en bankapplicaties hebben. Wanneer er een financiële activiteit wordt uitgevoerd, kan dit vereisen dat teams jongleren met meerdere gefragmenteerde systemen om gegevens te verzamelen, waarvan de afstemming kan leiden tot fouten en onnauwkeurige of ontijdige gegevens.

Een boekhoudoplossing kan zorgen voor één opslagplaats voor gegevens en één bron van waarheid, zodat boekhoudmedewerkers minder complexiteit hoeven te beheren en de gegevens die ze nodig hebben binnen handbereik hebben.

Hoe Unit4 boekhouding eenvoudig kan maken voor non-profitorganisaties

Onze oplossingen voor non-profitorganisaties transformeren het werk, zodat je mensen meer tijd en flexibiliteit krijgen om zich te richten op het realiseren van je missie. Niet alleen zorgt het voor meer financiële geloofwaardigheid, maar het stelt ze ook in staat om hun financiële procedures af te stemmen op hun missies en regelgevende factoren.

De Unit4 FP&A-oplossing is speciaal ontworpen met de planning- en analysebehoeften van non-profitorganisaties in gedachten.

Meer informatie over hoe Unit4 je kan helpen? Lees dan meer over de specifieke mogelijkheden voor non-profitorganisaties in onze Fondsenadministratie datasheet of neem direct contact op met sales!