Comment Unit4 FP&A peut soutenir la planification de la demande pour les services du secteur public
Les entreprises doivent faire face à des changements permanents, à une demande croissante de services et à des retards accumulés. Il est donc essentiel de planifier et d’anticiper la demande de services du secteur public.
Dans ce blog, nous examinerons la nécessité de planifier et de prévoir la demande de services dans le secteur public, comment le faire de manière efficace et efficiente, et nous verrons comment la transformation digitale des opérations et des processus peut y contribuer.
Qu’est-ce que la planification de la demande ?
La planification de la demande de services est la manière dont une entreprise trouve un équilibre entre l’allocation des ressources, la demande de services et la manière de répondre à cette demande avec les ressources ou les capacités disponibles.
Naturellement, le secteur public doit s’assurer qu’il dispose de la capacité nécessaire pour répondre à la demande afin de fournir des services aux citoyens de manière efficace et efficiente.
Qu’est-ce que la prévision ?
La prévision est un processus essentiel à la planification de la demande de services, car elle permet aux entreprises de s’assurer que les ressources qu’elles allouent aujourd’hui à un service ne nuisent pas aux ressources dont elles auront besoin pour répondre à la demande future.
Dans le secteur public, la gestion des périodes fastes et creuses peut s’avérer délicate, car la demande pour de nombreux services fluctue de manière imprévisible dans un contexte de restrictions budgétaires qui affectent les ressources.
Le secteur public peut donc tirer profit de la prévision de la demande de services. Celle-ci n’est pas toujours d’une précision infaillible, mais lorsqu’elle s’appuie sur des données précises et disponibles 24 h/24, 7 j/7, les entreprises peuvent utiliser ce processus pour s’assurer qu’elles allouent efficacement leurs ressources afin de répondre à la demande future, et pas seulement à celle d’aujourd’hui.
Pourquoi les données doivent guider la planification et la prévision de la demande de services
Les processus efficaces de planification et de prévision de la demande de services publics reposent sur des données précises, mais aussi actualisées et complètes, car la demande touche tous les domaines d’une entreprise.
Le problème est que la plupart des entreprises du secteur public utilisent encore des processus manuels et laborieux qui fournissent des données limitées ou obsolètes, avec des logiciels traditionnels tels qu’Excel qui ne font qu’ajouter des tâches manuelles indésirables à l’équation.
Alors qu’Excel pose de nombreux problèmes de productivité et génère plusieurs versions de la même réalité, il devient presque impossible d’allouer les ressources sans données intégrées provenant de tous vos services et fonctions. Les données intégrées sont essentielles et permettent aux entreprises de mieux comprendre les ressources à leur disposition, comment les allouer et à quelles tâches.
Pourquoi une plateforme unique est nécessaire pour une planification flexible de la demande
Les solutions Cloud modernes, telles que Unit4 ERP, intègrent vos finances, vos RH, votre gestion du capital humain, votre approvisionnement et bien plus encore, le tout à partir d’un seul endroit avec un accès instantané aux données et aux analyses afin d’améliorer la précision des prévisions utilisées dans la planification de la demande.
Une plateforme Cloud fournit des informations et une compréhension plus approfondies de l’ensemble de votre entreprise. Nous vous aidons à élaborer une stratégie que vous pouvez mettre en œuvre instantanément dans tous les services de votre entreprise, en utilisant des fonctionnalités de reporting avancées qui permettent à tous de comprendre clairement cette stratégie et vous aident à réagir plus rapidement aux fluctuations de la demande.
Unit4 FP&A fournit des fonctionnalités de planification de scénarios qui permettent à vos équipes de se préparer à la demande et de comprendre l’impact d’une augmentation future de la demande sur les charges de travail actuelles, vous permettant ainsi de vous adapter rapidement aux perturbations futures.
4 meilleures pratiques pour la planification de la demande de services dans le secteur public
Afin de rendre les prévisions de la demande efficaces, votre équipe FP&A devra orienter votre entreprise vers des décisions plus éclairées qui favorisent en permanence des performances optimales.
Examinons les facteurs et les étapes critiques de ce processus :
1. Identifiez les principaux moteurs de l’entreprise et les incertitudes critiques
Votre entreprise du secteur public doit gérer chaque jour une multitude de facteurs et de défis internes et externes, tels que la disponibilité des collaborateurs, les changements de financement et l’augmentation des coûts. Avant toute planification de la demande, vous devez d’abord identifier les facteurs qui influent sur la résolution de la demande.
Par exemple, une entreprise qui fournit des services sociaux devra sans doute prêter attention non seulement au financement provenant des conseils locaux ou du gouvernement central, mais aussi à la qualité de son personnel, car celui-ci déterminera sa capacité à fournir des services essentiels aux citoyens.
Autrement dit, lorsque vous savez quelles parties de votre entreprise ont le plus d’impact sur la manière dont la demande est traitée, il est plus facile d’élaborer une stratégie pour s’adapter à ces problèmes lorsqu’ils surviennent et garantir ainsi que la demande est satisfaite efficacement.
Certaines entreprises peuvent notamment constater que les outils digitaux peuvent aider à résoudre bon nombre de ces facteurs. En cas de pénurie de talents, la planification de la demande peut combler temporairement ce manque en identifiant les lacunes au niveau des ressources et en veillant à ce que la demande puisse toujours être traitée.
2. Générez plusieurs scénarios avec Unit4 FP&A
Une fois les facteurs déterminants de la résolution de la demande identifiés, vous pouvez élaborer plusieurs scénarios pour éclairer votre stratégie lorsque ceux-ci sont affectés. Pour structurer votre réflexion, utilisez une approche par arbre décisionnel ou par scénarios afin de vous assurer que vous disposez d’un cadre mutuellement exclusif et collectivement exhaustif (MECE : Mutually Exclusive Collectively Exhaustive).
Cela vous permettra d’identifier l’impact d’une augmentation de la demande sur vos actifs financiers, mais aussi l’évolution des perspectives financières de votre entreprise en cas de baisse de la demande.
En ayant une meilleure idée de la manière dont votre entreprise pourrait rebondir si elle disposait d’outils pour faire face à la demande, vous pouvez créer un dossier commercial en faveur de ces outils, améliorer le moral général et renforcer la confiance des parties prenantes, des partenaires, des donateurs, etc.
3. Développez une stratégie fondée sur les facteurs plutôt que sur des scénarios spécifiques
Les perturbations ne vont pas disparaître, mais elles restent difficiles à anticiper. Nous avons souvent tendance à ignorer les résultats défavorables ou peu probables, ou à surestimer la probabilité que le scénario le plus favorable se réalise. En identifiant les facteurs qui influencent la planification de la demande, nous pouvons élaborer des stratégies pour en limiter les effets.
Par exemple, une autorité locale pourrait diviser les utilisateurs des services sociaux en groupes spécifiques en fonction de leurs besoins afin de mieux adapter les services à la demande. Cela permettrait d’utiliser efficacement toutes les capacités, par exemple en programmant certains services à des heures différentes.
La modélisation de scénarios dans Unit4 FP&A est utile pour élaborer une stratégie financière adaptée à toute éventualité. Il est certes presque impossible de prédire les perturbations, mais vous pouvez vous préparer à l’imprévisible en élaborant la stratégie nécessaire pour rebondir.
Les entreprises doivent élaborer des stratégies fondées sur des données pour faire face aux facteurs affectés. Lorsque l’imprévisible se produit, vous disposez d’une stratégie pour résoudre le facteur spécifique, car celle-ci peut être utilisée pour toute perturbation ou tout effet sur la demande, plutôt que d’élaborer une stratégie pour un scénario isolé.
4. Tirez parti de FP&A pour faire de la planification 24h/24 et 7j/7 une réalité
Malgré tous les éléments ci-dessus, il est également important de comprendre que, quels que soient vos efforts, vous ne pouvez pas anticiper tous les résultats possibles de chaque facteur critique. En réalité, les circonstances de la planification de la demande évoluent rapidement et, malgré tous vos efforts, la planification de scénarios doit offrir des capacités de planification en temps réel pour être vraiment efficace.
Les outils modernes permettent à votre équipe FP&A d’exploiter des données en temps réel pour créer et itérer une infinité de scénarios. Vous pouvez ainsi discuter des plans en temps quasi réel, ce qui vous permet de prendre des décisions plus éclairées lorsque des mesures doivent être prises de toute urgence.
Aucun plan, même pour une seule entreprise, ne peut couvrir toutes les possibilités, et encore moins pour un secteur entier. Les entreprises doivent donc se tourner vers des outils de planification de scénarios dynamiques capables de s’adapter rapidement, plutôt que de s’appuyer sur des stratégies hyper-spécifiques.
Comment Unit4 peut transformer votre processus de planification de la demande ?
Nos solutions logicielles intelligentes de FP&A permettent à vos équipes de consacrer davantage de temps à fournir des informations et à créer de la valeur pour votre entreprise. Notre solution vous offre la visibilité et les données dont vous avez besoin pour mieux comprendre les chiffres et transposer ces informations en actions afin d’obtenir de meilleurs résultats.
Unit4 FP&A vous permet de regrouper toutes vos données et votre planification afin de guider votre entreprise vers l’avenir, en vous aidant à optimiser la planification de la demande à l’aide de chiffres budgétaires actualisés ou d’informations RH pour une meilleure planification des ressources et de la demande.
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