Transformez l’efficacité et la précision grâce à Unit4 Invoice Management
La gestion des factures joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement financier des sociétés de services. Cependant, pour les équipes financières et les comptables en charge des comptes fournisseurs, le traitement efficace des factures est souvent fastidieux en raison de processus manuels et obsolètes.
La dépendance du secteur tertiaire à la facturation par projet, les volumes élevés de factures et le besoin de précision et de transparence rendent les solutions de gestion des factures indispensables.
Ces outils permettent non seulement de simplifier les opérations, mais aussi d’améliorer la satisfaction client, la flexibilité et la santé financière, ce qui confère aux entreprises un avantage concurrentiel.
Heureusement, les technologies modernes offrent des possibilités de rationalisation et d’optimisation de ces processus, qui gagnent ainsi en efficacité et en précision. Poursuivez la lecture de notre blog pour en savoir plus sur Unit4 Invoice Management, son fonctionnement et les défis qu’il permet de relever.
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Les défis hérités de la gestion des factures
[1}Pour les sociétés de services qui souhaitent améliorer leur efficacité, leur précision et leur évolutivité, il est essentiel de relever les défis liés à la gestion des factures. Or, beaucoup d’entre elles s’appuient encore sur des logiciels traditionnels qui peuvent nuire à leur productivité.
Saisie manuelle des données et erreurs
[1}L’un des principaux défis de la gestion des factures est la saisie manuelle des données. Malgré les avancées technologiques, 57 % des données des factures sont encore saisies manuellement dans les logiciels. Gartner a constaté que près de trois comptables sur cinq (59 %) commettent plusieurs erreurs financières chaque mois, alors que la charge de travail ne cesse d’augmenter.
Cette approche est non seulement chronophage, mais aussi source d’erreurs, en particulier lorsqu’il s’agit de factures papier ou au format PDF. Même de petites inexactitudes dans les champs clés des factures peuvent entraîner des retards de traitement, des rapports erronés et des problèmes de trésorerie.
Pour les entreprises du secteur tertiaire qui traitent un volume important de factures, l’inefficacité des processus manuels peut rapidement se traduire par des opportunités manquées et des relations tendues avec les fournisseurs.{6]
Processus d’approbation chronophages
Le long processus d’approbation des factures constitue un autre problème majeur. Dans près de 50 % des entreprises, l’approbation des factures nécessite l’intervention de deux à trois personnes, ce qui crée d’importants goulots d’étranglement.
Ces étapes d’approbation manuelles allongent les délais de traitement, retardent les paiements et nuisent aux relations avec les fournisseurs. Lorsque les cycles d’approbation s’allongent inutilement, les équipes perdent un temps précieux qui pourrait être consacré à des priorités stratégiques.
Taux d’exception élevés dans les workflows
Les exceptions dans le traitement des factures, telles que des données incomplètes, des erreurs de codage ou des numéros de facture manquants, constituent un casse-tête fréquent. Ces exceptions nécessitent une intervention manuelle pour être résolues, ce qui perturbe les workflows et allonge les délais de traitement.
Les taux d’exception élevés réduisent non seulement l’efficacité globale, mais peuvent également ajouter du stress aux équipes financières qui traitent déjà des volumes de factures élevés.
Manque de visibilité et de suivi
De nombreuses entreprises sont confrontées à des logiciels de suivi obsolètes qui ne fournissent pas d’informations en temps réel sur le statut des factures. Ce manque de visibilité complique le suivi de l’avancement des tâches et oblige les fournisseurs à effectuer de fréquents rappels pour obtenir des précisions sur les paiements.
Des mécanismes de suivi inadéquats représentent non seulement une perte de temps, mais réduisent également la transparence, source de frustration pour les deux parties.
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Comment les technologies modernes peuvent rationaliser la gestion des factures
Les technologies de pointe telles que l’intelligence artificielle (IA), l’analyse prédictive et l’automatisation révolutionnent la manière dont les sociétés de services traitent les factures. Ces innovations apportent une réponse directe aux défis décrits ci-dessus, en offrant des solutions plus intelligentes, plus rapides et plus précises pour la gestion des factures.
Automatisation de la saisie des données grâce à la technologie OCR
Les outils de reconnaissance optique de caractères (Optical Character Recognition en anglais ) alimentés par l’IA, tels que le service Unit4 Invoice Data Capture, sont capables d’extraire des informations essentielles des factures, telles que les coordonnées des fournisseurs, les numéros de facture et les montants.
En automatisant la capture des données, ces outils éliminent la saisie manuelle, ce qui réduit considérablement les erreurs pour plus d’efficacité. Les équipes financières peuvent alors se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée plutôt que sur la saisie répétitive de données.
Approbations intelligentes grâce à l’automatisation prédictive
Les solutions modernes de gestion des factures, telles que notre offre Accounting Prediction, utilisent l’automatisation prédictive pour rationaliser les workflows d’approbation.
Ces outils attribuent automatiquement des codes comptables et des informations fiscales, minimisant ainsi les exceptions et simplifiant les approbations. Les informations prédictives accélèrent l’ensemble du processus de révision, ce qui garantit un traitement rapide des factures et réduit les retards.
Visibilité centralisée grâce à des outils avancés
Les plateformes avancées peuvent centraliser le suivi des factures grâce à des tableaux de bord intuitifs qui fournissent des mises à jour en temps réel sur le statut des factures.
L’assistante virtuelle avancée (Ava) de Unit4, intégrée à Microsoft Teams, permet une meilleure collaboration et communication entre les équipes, en veillant à ce que tout le monde soit aligné et à jour. Cette visibilité centralisée réduit les suivis auprès des fournisseurs et garantit des workflows plus fluides.
Réinventer la gestion des factures avec Unit4 Invoice Management Experience
Unit4 Invoice Management Experience (expérience de gestion des factures) est conçu pour relever ces défis liés à la gestion des factures. Grâce à une suite complète d’outils ERP basés dans le Cloud, cette solution aide les sociétés de services à optimiser leurs processus de facturation et à obtenir de meilleurs résultats.
Ses principales fonctionnalités sont les suivantes :
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Le service de capture des données de facturation automatise l’extraction des données pour une meilleure précision et une réduction des tâches manuelles.
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L’offre de prévision comptable attribue automatiquement un code afin de minimiser les exceptions et de rationaliser les validations.
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Suivi des factures L’intégration Screen and Ava offre un suivi en temps réel et simplifie la collaboration via Microsoft Teams.
Avec des objectifs ambitieux, tels que l’augmentation de la vitesse de traitement de 30 % et la réduction des erreurs de saisie manuelle de 50 %, Unit4 propose une solution idéale pour les entreprises qui souhaitent transformer leur gestion des factures et la prestation de leurs services.
Unit4 Invoice Management Experience offre les outils basés dans le Cloud dont vous avez besoin pour surmonter les goulots d’étranglement, améliorer votre trésorerie et autonomiser vos équipes. Pour en savoir plus sur notre solution, rendez-vous sur notre site Web, lisez l’e-book, contactez notre équipe commerciale, ou visionnez une démo !
Lectures complémentaires
