Qu’est-ce que la préparation organisationnelle ? Se préparer à une adoption réussie de l’ERP
La transformation digitale commence par l’évaluation de la préparation organisationnelle de votre entreprise, la planification de la gestion des changements opérationnels et la définition d’objectifs clairs alignés sur vos ambitions.
En disposant des fondamentaux adéquats, votre entreprise peut aller au-delà de la simple implémentation d’un outil et tirer stratégiquement parti du processus d’implémentation pour atteindre vos objectifs et garantir votre réussite à tous les niveaux.
Dans ce blog, nous allons passer en revue la préparation organisationnelle, en quoi elle se distingue de la gestion du changement et en quoi elle la complète, mais aussi pourquoi elle est essentielle pour vous permettre d’atteindre les résultats escomptés. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus avec Unit4.
Qu’est-ce que la préparation organisationnelle ?
La préparation organisationnelle désigne le processus qui consiste à préparer une entreprise à l’adoption et à l’intégration d’un nouveau logiciel. Cette phase évalue l’implémentation et la manière dont elle peut s’aligner sur les objectifs stratégiques liés à l’adoption d’un nouvel outil. En vous concentrant sur la préparation organisationnelle, vous pouvez minimiser les risques et vous assurer que la transformation s’aligne sur les objectifs commerciaux.
Une évaluation de la préparation organisationnelle implique la participation des parties prenantes, l’implication des équipes et la création d’un dossier commercial clair. Cette préparation permet non seulement de réduire la réticence au changement, mais aussi de garantir que le logiciel apporte la valeur attendue à tous les niveaux de l’entreprise.
Il s’agit d’une étape essentielle qui précède l’implémentation et qui s’accompagne généralement de l’évaluation des fournisseurs et de la sélection des outils.
Un plan de préparation organisationnelle se concentre sur les aspects suivants :
- L’évaluation de la préparation de l’entreprise à l’implémentation des outils
- La compréhension des processus à modifier et des résultats à atteindre pour définir la réussite de l’implémentation.
- La communication avec vos utilisateurs finaux au sujet des changements nécessaires
- L’évaluation des gains et de la rentabilité de l’implémentation
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Qu’est-ce que la gestion du changement ?
La gestion du changement est le processus qui consiste à aider les équipes et les collaborateurs à s’adapter à de nouveaux logiciels en tenant compte de l’aspect humain du changement. Elle vise à minimiser la résistance, à favoriser l’adoption et à garantir une intégration harmonieuse des nouvelles technologies dans les workflows.
La gestion du changement se concentre principalement sur l’utilisateur final, afin de garantir qu’il n’y ait pas de problèmes une fois le processus d’implémentation approuvé.
Contrairement à la préparation organisationnelle, qui évalue la préparation globale d’une entreprise à la transformation digitale, la gestion du changement vise spécifiquement la manière dont les utilisateurs peuvent s’adapter avec succès à la transformation. Ensemble, elles se complètent en alignant la préparation opérationnelle sur l’engagement des collaborateurs, garantissant ainsi une implémentation fluide.
La gestion du changement se concentre sur :
- L’élaboration d’un plan de communication clair pour les utilisateurs et l’anticipation des obstacles dans ce processus
- L’identification et la gestion des éventuelles réticences vis-à-vis du nouveau logiciel
- Le développement de programmes de formation pour doter les collaborateurs des compétences nécessaires
- La création d’une boucle de feedback pour surveiller et répondre aux préoccupations pendant la transition, et développer une culture de l’innovation.
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Quel est le rôle du DSI dans l’évaluation de la préparation organisationnelle ?
Les DSI doivent évaluer la préparation de l’entreprise au changement, identifier les obstacles potentiels et élaborer un plan pour les surmonter, afin de garantir une transition fluide et réussie vers un nouveau logiciel. En définitive, cette évaluation des processus actuels et des zones d’ombre à optimiser incombe au DSI et à son équipe.
La principale lacune que nous constatons lors de l’implémentation d’un nouveau logiciel est le manque de planification des processus à améliorer ou à créer. Cette lacune est due au fait que les résultats et les succès n’ont pas été définis ou que l’entreprise ne disposait pas d’un plan de préparation organisationnelle. Le succès dépend de l’alignement de la direction sur le choix des outils et des fournisseurs.
Exemples d’évaluation de la préparation organisationnelle :
- Définition des objectifs et les buts : clarifiez les objectifs de l’implémentation et identifiez les résultats opérationnels spécifiques qu’elle doit soutenir, ce qui implique l’engagement total des parties prenantes, des utilisateurs finaux à la direction.
- Analyse des processus actuels : examinez les workflows existants pour comprendre les inefficacités et cartographier les domaines à améliorer. Les implémentations ciblées sont souvent les plus efficaces.
- Évaluation de l’infrastructure informatique : évaluez si vos logiciels, votre matériel et vos mesures de sécurité actuels peuvent prendre en charge le nouveau logiciel. Si un nouveau logiciel paralyse vos opérations, le succès sera difficile à atteindre.
- Audit et nettoyage des données : identifiez, nettoyez et structurez les données existantes afin de garantir une migration fluide et la fiabilité du nouveau logiciel. Les défis liés à la migration des données sont un obstacle courant qui nécessite une planification pour être évité.
- Planification des stratégies de gestion du changement : élaborez un plan pour gérer les changements organisationnels, surmonter les réticences et fournir la formation nécessaire une fois la sélection terminée.
- Allocation du budget et des ressources : assurez-vous que les ressources financières et humaines sont suffisantes pour soutenir toutes les étapes de l’implémentation, de la sélection au déploiement. Pour ce faire, les équipes financières ont besoin d’un budget clair et de capacités de planification financière.
Comment Unit4 peut-il vous aider à implémenter avec succès un logiciel ERP ?
L’implémentation d’un logiciel ERP peut être un processus complexe, mais grâce à l’expertise et aux solutions innovantes de Unit4, votre entreprise peut effectuer une transition en douceur tout en exploitant pleinement le potentiel de Unit4 ERP.
Unit4 allie expertise sectorielle, technologie avant-gardiste et approche axée sur le partenariat pour aider les entreprises ambitieuses à implémenter des logiciels ERP basés dans le Cloud adaptés à leurs besoins spécifiques. Grâce à des fonctionnalités qui s’adaptent à votre activité plutôt que de vous imposer des changements, Unit4 vous permet de garder le contrôle de votre transformation digitale.
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Foire aux questions (FAQ)
Qu’est-ce que la préparation organisationnelle dans la gestion de projet ?
La préparation organisationnelle dans la gestion de projet désigne le processus qui consiste à préparer une entreprise à des changements à venir, tels que de nouveaux logiciels, processus ou workflows. Elle garantit que toutes les parties prenantes, ressources et logiciels sont alignés pour une transition en douceur.
Qu’est-ce qu’une liste de contrôle de préparation organisationnelle ?
Une liste de contrôle de la préparation organisationnelle est un outil utilisé pour évaluer si tous les aspects critiques d’un projet sont prêts pour l’implémentation. Elle comprend des tâches telles que la formation des parties prenantes, les tests du logiciel, l’allocation des ressources et la planification de la communication. Cette liste de contrôle permet de s’assurer qu’aucun élément n’est oublié, ce qui augmente les taux de réussite des projets.
Comment mesurez-vous la préparation organisationnelle ?
La préparation organisationnelle est mesurée à l’aide d’indicateurs clés tels que l’engagement des parties prenantes, les performances du logiciel, la disponibilité des ressources et la formation des équipes. Les enquêtes, les évaluations de la préparation organisationnelle et le suivi des indicateurs clés peuvent fournir des informations précieuses, garantissant ainsi que l’entreprise est prête pour le lancement réussi d’un projet.
