Comment Unit4 Contract Management peut faciliter la collaboration entre les équipes chargées de l’approvisionnement et le DAF

En définitive, les DAF ont besoin des rapports précis sur les contrats d’approvisionnement afin de s’assurer que les revenus et les dépenses sont à jour, et de pouvoir rendre compte et analyser avec précision les performances financières de l’ensemble de l’entreprise.

Dans ce blog, nous allons aborder la question des attentes du DAF concernant la gestion des contrats d’approvisionnement et la manière dont la solution Unit4 Source-to-Contract peut permettre aux équipes d’approvisionnement de collaborer efficacement avec d’autres fonctions clés en améliorant leur gestion des données et leur capacité de reporting. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus.

Quelles sont les attentes du DAF en matière de gestion des contrats d’approvisionnement ?

Les DAF utilisent les données contractuelles pour identifier les zones à risques, les objectifs de croissance et les projections financières. Ils comptent sur les équipes chargées de l’approvisionnement pour leur communiquer ces données avec précision. Voici quelques exemples de données sur lesquelles les DAF attendent des rapports et des analyses :

Surveillance des coûts des contrats d’achat

Les contrats d’achat sont des contrats d’approvisionnement courants qui prévoient l’obtention de biens ou de services auprès d’un fournisseur.

Les DAF s’attendront à recevoir des rapports sur toutes les facettes d’un contrat d’achat et à ce que les équipes chargées de l’approvisionnement analysent en permanence la manière dont elles peuvent réduire les coûts et les risques qui y sont associés.

Surveillance des recettes de contrats de vente

Les contrats de vente correspondent également à un contrat courant dans le cadre duquel votre entreprise fournit des biens ou des services à une autre partie. Les DAF souhaitent obtenir des rapports sur les recettes attendues, les risques associés, ainsi que sur les renégociations ou restructurations des contrats de vente.

Préparation d’un audit

En cas d’audit, le DAF s’attend à ce que les services d’approvisionnement maîtrisent la gestion de leurs contrats. Les auditeurs examineront les contrats d’approvisionnement sous l’angle de la conformité, des réglementations et des pratiques standard. Il va sans dire que le DAF s’attend à ce que les équipes chargées de l’approvisionnement soient à la hauteur de la situation, afin de ne pas retarder le processus d’audit.

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Conformité

De même, un DAF s’attend à ce que la conformité soit respectée dans tous les contrats d’achat. Il cherchera à déterminer les processus mis en place à cet effet et à s’assurer que [1}[2}les équipes chargées de l’approvisionnement sont en mesure de gérer efficacement les processus de conformité{3]{4].

Étant donné que le risque de non-conformité est significatif, les DAF s’intéresseront tout particulièrement aux processus de conformité.

Résiliation et début de contrat

Pour pouvoir surveiller les recettes et les budgets, ainsi que pour prévoir la santé financière d’une entreprise, le service financier se doit de disposer de données claires et actualisées sur les contrats susceptibles de débuter prochainement et sur ceux qui se terminent bientôt.

Si un contrat d’une importance toute particulière arrive bientôt à échéance, le DAF doit en être averti afin de pouvoir se préparer à une baisse potentielle des recettes.

Gestion des risques

Bien évidemment, les contrats soulèvent d’importantes préoccupations en matière de gestion des risques, non seulement sur le plan fiscal, mais aussi en ce qui concerne les vendeurs, les fournisseurs, la conformité, l’approbation, etc. Les DAF s’attendent à recevoir des rapports clairs sur le risque financier associé aux contrats d’approvisionnement, tant au niveau de l’achat que de la vente.

Gestion des actifs

Le contrôle des actifs est une composante du contrôle financier. Lorsque  des actifs sont acquis ou perdus par le biais de contrats, les DAF doivent être en mesure de lier ces actifs aux contrats et d’en assurer le suivi. Sans visibilité sur les actifs et les contrats auxquels ils sont liés, le DAF rencontrera des difficultés à planifier les finances et à préserver les actifs à l’aide de documents.

Comment les outils digitaux peuvent-ils permettre une gestion efficace des contrats ?

Visibilité des données

La visibilité des données constitue sans doute la composante majeure de la gestion des contrats. Si une fonction d’achat ne dispose pas de procédures simples pour établir des rapports précis sur les données contractuelles, elle ne répondra pas aux attentes du DAF.

Capacités de reporting avancées

Des rapports succincts sont indispensables non seulement pour répondre aux attentes du DAF en matière de gestion des contrats, mais aussi pour éviter que les équipes chargées des achats ne soient accablées par des flux de travail médiocres, des tâches manuelles et une consolidation des données qui leur prend inutilement du temps et de l’énergie.

Procédures standard

La transformation digitale des processus d’approvisionnement peut instaurer des procédures plus standardisées pour certains aspects de la gestion des contrats. La mise en conformité est simple lorsque des cadres sont déjà en place. Ainsi, le fait de s’assurer que les contrats suivent certains modèles peut garantir la conformité, mais également la continuité.

Comment la solution Unit4 Source-to-Contract by Scanmarket peut-elle simplifier la gestion des contrats ?

Unit4 Contract Management est une solution idéale pour la gestion des contrats d’approvisionnement, car elle facilite la collaboration avec le DAF et d’autres fonctions grâce à l’intégration des données dans le Cloud.

Les entreprises peuvent rationaliser la gestion des contrats en unifiant tous les contrats au sein d’un seul système. La centralisation avec Unit4 Source-to-Contract vous permet d’accélérer les processus, d’atténuer les risques et d’améliorer la conformité. Bénéficiez d’une visibilité totale sur les versions des contrats et d’une piste d’audit complète des modifications. La visibilité des données est essentielle au suivi et à la gestion des contrats.

Améliorez la conformité contractuelle en contrôlant la rédaction, en suivant  les versions des contrats et en gérant les approbations grâce à desflux de travail collaboratifs. Les logiciels de gestion des contrats accélèrent les processus grâce aux signatures électroniques, offrent une visibilité complète des audits et optimisent le contrôle des contrats, des données et de la documentation.

80 % des entreprises déclarent que les outils de gestion des contrats leur apportent une valeur moyenne ou élevée, et la solution Unit4 Source-to-Contract a permis à de nombreuses entreprises d’atteindre cette valeur. Pour en savoir plus, visitez notre page produit dédiée, nos témoignages clients, ou contactez le service commercial dès aujourd’hui.