ERP biedt een oplossing voor de voortdurende uitdagingen op het gebied van gegevenscompatibiliteit in de publieke sector
Het meest recente State of the Digital Nation-rapport benadrukt dat de Publieke Sector van oudsher te maken heeft met verstoringen en uitdagingen en vandaag de dag is dat niet anders - met digitale transformatieprojecten die worden vertraagd of gestagneerd door zowel externe als interne factoren.
Een van de belangrijkste thema's uit dit onderzoek is dat gegevenscompatibiliteit een belangrijk probleem blijft voor de publieke sector.
Het is ook een groter probleem geworden naarmate de tijd verstreek, met meer dan een derde van de organisaties in 2023 die zeggen dat het op grote schaal moet worden verbeterd.
In deze blog onderzoeken we waarom dit zo is en hoe je de compatibiliteit en interoperabiliteit kunt waarborgen die je organisatie nodig heeft om effectief diensten te kunnen leveren.
Wat is gegevenscompatibiliteit?
- Gegevenscompatibiliteit verwijst naar het vermogen van verschillende systemen, applicaties of databases om effectief gegevens uit te wisselen, te verwerken en te interpreteren zonder fouten, inconsistenties of verlies van informatie. Het zorgt ervoor dat gegevens accuraat, toegankelijk en bruikbaar blijven op verschillende platforms en in verschillende formaten.
- Gegevenscompatibiliteit in de context van Enterprise Resource Planning (ERP) verwijst naar het vermogen van een ERP-systeem om gegevens naadloos te integreren, verwerken en uit te wisselen tussen verschillende applicaties, modules en externe systemen. Het zorgt ervoor dat alle gegevens accuraat, consistent en bruikbaar blijven op verschillende platforms, met één enkele bron van waarheid.
Uit ons onderzoek blijkt dat organisaties in de publieke sector onder toenemende druk staan om productiviteitsbesparingen te realiseren. Daarom is gegevenscompatibiliteit van cruciaal belang voor de publieke sector om ruwe gegevens te gebruiken door ze om te zetten in inzichten en informatie die gebruikt kunnen worden voor planning en besluitvorming.
Click to read 21st-century shared services for the public sector (NL) Gated
Waarom is gegevenscompatibiliteit een uitdaging?
Verouderde systemen belemmeren het vermogen van een organisatie om wendbaar, aanpasbaar en accuraat te zijn en hebben moeite om effectief te voldoen aan echte noties van gegevenscompatibiliteit:
- Gegevens in silo's - Gegevenssilo's betekenen dat gegevens vaak worden beheerd door specifieke teams, er kunnen zelfs aparte externe systemen zijn die bepaalde gegevens onafhankelijk behandelen, samen met problemen met gegevensbeveiliging en inefficiëntie wordt dit een probleem.
- Gegevensintegratie - Als oudere systemen geen moderne API's hebben of moeite hebben om te communiceren met nieuwere cloud-gebaseerde platforms, wordt integratie een probleem.
- Eén enkele bron van waarheid vinden - Daarnaast ontstaan er vaak gegevenssilo's wanneer verschillende afdelingen of applicaties geïsoleerd opereren, waardoor het moeilijk wordt om informatie te delen en consistentie te behouden binnen een organisatie. Zonder één enkele bron van de waarheid is het moeilijk om goed geïnformeerde beslissingen te nemen die nuttig zijn voor alle teams en afdelingen.
- Nauwkeurigheid - Fouten, duplicaten en ontbrekende waarden kunnen de synchronisatie tussen systemen verstoren, terwijl inconsistenties in naamgevingsconventies en gegevenssleutels leiden tot verwarring en inefficiëntie.
- Gegevensbeveiliging - Beveiligings- en nalevingsvereisten voegen nog een laag complexiteit toe. Verschillende voorschriften, zoals GDPR of HIPAA, bepalen hoe gegevens moeten worden opgeslagen en gedeeld. Wanneer systemen gefragmenteerd zijn, worden gegevens vaak handmatig gedeeld tussen collega's, waardoor gevoelige informatie wordt blootgesteld aan cybercriminelen.
- Schaalbaarheid – Naarmate de hoeveelheid gegevens toeneemt of systemen verder gefragmenteerd raken, kunnen organisaties moeite hebben om consistentie te handhaven bij dit niveau van gegevensgeneratie, vooral in groeiende organisaties.
- Onderhoud van upgrades - Met meerdere systemen kan het upgraden van zelfs maar één systeem leiden tot problemen met de compatibiliteit van gegevens. Dit wordt een probleem als een organisatie groeit en de gegevensbehoefte toeneemt. Het upgraden en onderhouden van zoveel systemen kan leiden tot een onbeheersbare werklast.
Waarom is gegevenscompatibiliteit belangrijk voor de publieke sector?
State of the Digital Nation van Unit4 laat, in vergelijking met 2021, zien dat de compatibiliteit van gegevens over sommige applicaties juist is afgenomen. In 2023 zegt 35% dat gegevens compatibel zijn in sommige toepassingen, vergeleken met 53% in 2021.
Hoewel het handmatig invoeren van gegevens afneemt, zegt in 2023 nog steeds meer dan een derde (36%) dat gegevens handmatig door iemand worden ingevoerd van papier naar softwaresystemen, terwijl 42% zegt dat gegevens handmatig worden geëxporteerd uit het ene systeem en vervolgens worden geïmporteerd in een ander systeem. Dit vormt een enorme uitdaging voor de compatibiliteit van gegevens.
De centrale overheid heeft het grootste probleem met het handmatig invoeren van gegevens (49%) en het handmatig exporteren van gegevens (54%), gevolgd door de gezondheidszorg (50%), maar de situatie is veel positiever bij de lokale overheid, waar 53% meldt dat er geen gegevens dubbel worden ingevoerd tussen apps.
Als je dit koppelt aan het feit dat meer respondenten in 2023 ons hebben verteld dat de compatibiliteit van gegevens tussen applicaties en afdelingen op grote schaal moet worden verbeterd (29% in 2023 vs. 16% in 2021), dan is het duidelijk dat er iets moet worden aangepakt.
Regionaal gezien heeft Canada (41%) het hoogste percentage dat vraagt om grootschalige verbeteringen van de gegevenscompatibiliteit, gevolgd door het VK (35%). Vreemd genoeg heeft Zweden het kleinste percentage dat aangeeft dat er behoefte is aan grootschalige verbeteringen, ondanks het feit dat het land mogelijk de grootste problemen heeft met handmatige gegevensinvoer.
54% geeft ook aan dat ze meer toegang tot realtime gegevens nodig hebben om hun activiteiten te kunnen beheren en te zorgen voor een goede dienstverlening en kostenbeheersing. Datacompatibiliteit zal hierbij een sleutelrol spelen.
Over het algemeen is er meer pessimisme over de belofte van transformatie op dit gebied. Minder mensen hebben er vertrouwen in dat transformatie interoperabiliteit zal opleveren, wat suggereert dat gegevens weer centraal moeten komen te staan bij transformatieprojecten en technologische investeringen.
In 2023 had 43% volledig vertrouwen in transformatie, vergeleken met 48% in 2021, en adoptie van tools voor gegevensbeheer blijft de beste manier om gegevenscompatibiliteit aan te pakken. 52% zegt in de adoptiemodus van tools voor gegevensbeheer te zitten.
Hoe kan Unit4 jouw organisatie in de publieke sector helpen om je doelen op het gebied van gegevenscompatibiliteit te bereiken?
Het ERP-systeem van Unit4 biedt een Cloud-platform dat gegevens integreert tussen ERP-gegevens (Enterprise Resource Planning), HCM-gegevens (Human Capital Management) en FP&A-gegevens (Financiële Planning en Analyse). Dit gegevensplatform met drie waarden biedt organisaties in de publieke sector alles wat ze nodig hebben om hun bedrijfsvoering opnieuw vorm te geven.
Onze software voor de publieke sector verbetert snel de samenwerking tussen je HR-, financiële, inkoop- en projectteams en biedt realtime inzichten ter ondersteuning van effectieve planning, geïnformeerde besluitvorming en het bereiken van organisatiedoelen. Dit biedt voordelen zoals:
- Bespaar tijd en kosten voor een hogere ROI
- Je unieke traject ondersteunen met een modulaire aanpak die past bij jouw tempo
- Veerkracht en flexibiliteit leveren op een flexibel platform dat is ontworpen om verandering te vereenvoudigen
- Snel aan de slag met branchespecifieke modellen en korte inwerktijd
- Gegevens naadloos integreren in al je applicaties
- Meer nauwkeurigere voorspellingen doen om de strategische planning te verbeteren
Raadpleeg voor een volledig overzicht van alles wat in deze blog aan bod komt het volledige State of the Digital Nation-rapport voor de publieke sector of onze datasheet met de hoogtepunten op het gebied van gegevenscompatibiliteit. Neem contact op met de verkoopafdeling voor meer informatie over hoe Unit4 jou kan helpen.
