Ontwikkel strategieën om ongecontroleerde uitgaven (maverick spending) te beheersen met Unit4 Source-to-Contract Spend Analytics
Inkoop wordt vaak over het hoofd gezien als een strategische speler, maar nu veel organisaties zich richten op hun vermogen om strategieën te vormen in moderne bedrijfsomgevingen, wordt de strategische rol van inkoop steeds belangrijker.
Maar hier is, net als in de rest van een organisatie, moderne technologie voor nodig om data te verzamelen en platforms te bieden die data kunnen analyseren, inzichten kunnen genereren en strategische processen met verschillende mogelijkheden kunnen ondersteunen.
Veel inkoopfuncties worden onderdeel van deze strategische verschuiving in de bedrijfsvoering en degenen die daarin slagen, worden beloond met een 2,2x hoger rendement op hun investering dan hun collega's en worden 5x vaker gezien als zakenpartner.
Vandaag kijken we naar de rol van spend analytics bij het vormen van een wendbare inkoopstrategie, de waarde hiervan voor de bredere organisatie, maar ook hoe datatools kunnen helpen en hoe je deze leveranciers effectief kunt evalueren – lees meer in deze blog!
Het probleem van ongecontroleerde uitgaven
Ongecontroleerde uitgaven (maverick spending) is een enorm probleem voor inkoopprofessionals. Uitgaven aan de achterkant vormen ruwweg 80% van de transacties, maar slechts 20% van de totale uitgaven, en voor moderne Chief Procurement Officers (CPO's) is het terugdringen van dergelijke uitgaven een topprioriteit binnen hun functie.
Chris Sawchuk van de Hackett Group bevestigt dat "de noodzaak voor inkoop om hun uitgaven beter te beheren in veel bedrijven een discussie op directieniveau is geworden \[...] waar ze er vervolgens achter komen dat ze geen schone en nauwkeurige gegevens hebben om die beoordelingen te maken, of zichtbaarheid hebben in de hele organisatie."
Het is duidelijk dat inkoopafdelingen strategieën moeten ontwikkelen om de kosten te beheersen en misschien top-down ondersteuning nodig hebben om dit te doen, maar niet altijd over de nodige hulpmiddelen beschikken om deze gegevens op een beheersbare manier te verzamelen en om de zichtbaarheid en efficiëntie hierin te garanderen.
De waarde van ee Spend Analytics tool
Van oudsher kunnen organisaties hun financiële teams de taak geven om uitgaven bij te houden en te beheren met behulp van statische spreadsheetprogramma's zoals Excel. Dit soort handmatige processen uit het verleden kunnen veel tijd kosten, waarbij tabellen in tabellen en rapporten moeten worden samengevoegd, gegevens handmatig moeten worden gecategoriseerd en er moeite moet worden gedaan om gegevens uit verschillende bronnen te beheren.
Een groot deel van het probleem is dat inkoop geen zicht heeft op hun uitgavengegevens, waarbij inkoopteams worden beperkt door verspreide, niet-geclassificeerde gegevens in te veel verschillende systemen om goede besluitvorming mogelijk te maken en bottom-line verbeteringen te stimuleren.
Hoe meer je organisatie en je inkoopbehoeften groeien, hoe moeilijker deze taak wordt. En dan hebben we het nog niet eens over de praktische problemen van Excel, zoals de versiegeschiedenis, bijhouden wie wanneer wijzigingen heeft aangebracht en zorgen dat gegevens accuraat en foutloos zijn. Alleen al het handmatige werk kan veel werk zijn voor inkoopteams.
De cijfers schetsen een drastischer beeld: voor bedrijven met jaarlijkse aankopen van $1 miljard komt dit neer op $10 miljoen aanongecontroleerde uitgaven. Dit niveau van onbeheerde uitgaven is niet alleen zorgwekkend in het huidige klimaat, maar laat ook zien hoeveel gegevens er geconsolideerd en geanalyseerd moeten worden.
De Hackett Group ontdekte dat als gevolg van ongecontroleerde uitgaven 44% van de organisaties te maken heeft met hogere kosten voor het inkoopproces, 41% met een verhoogd risico voor de toeleveringsketen en 33% met ontevreden interne klanten.
Met al deze zaken in het achterhoofd hebben organisaties een efficiëntere, herhaalbare en nauwkeurigere manier nodig voor het monitoren van ongecontroleerde uitgaven en de gegevenstaken die daarmee gepaard gaan.
Hoe kan de Unit4 Source-to-Contract Advanced Spend Analytics module helpen?
Spend Analytics software is de enige oplossing voor de problemen van menselijke fouten, afhankelijkheid van Excel, ongelijksoortige gegevensbronnen en een gebrek aan zichtbaarheid van zowel beheerde als afwijkende uitgaven.
Unit4's Spend Analytics module kan alle mogelijkheden bieden die je nodig hebt om buitenissige uitgaven te beheren en de strategische waarde van je inkoopteams opnieuw vorm te geven. Hier zijn 6 manieren waarop we je kunnen helpen strategische waarde toe te voegen met onze tool voor uitgavenbeheer:
1. Voldoen aan strategische doelen
Door de toenemende druk van leidinggevenden om strategische doelen te halen, kunnen handmatige werkzaamheden en een gebrek aan tijd voor gegevensanalyse een flink obstakel zijn voor het vermogen van je team om strategische doelen te halen.
Het vergroten van de transparantie in de toeleveringsketen met datatools benadrukt de mogelijkheden om de toelevering te diversifiëren en efficiëntie te creëren rond toeleveringsbeheer en teams kunnen op basis hiervan een strategie vormen in plaats van te blijven hangen in handmatige taken.
2. Transparantie en nauwkeurigheid vergroten
Als al je gegevens, niet alleen inkoopgegevens, worden beheerd binnen ERP, is het veel eenvoudiger om gegevens te categoriseren, consolideren en vergelijken met deze verbeterde zichtbaarheid.
Een enkele bron van waarheid biedt de bedrijfsinformatie die je nodig hebt om inzicht te krijgen in uitgaven uit het verleden en huidige uitgaven, en om toekomstige uitgaven nauwkeurig te voorspellen.
Deze transparantie creëert veel mogelijkheden voor zaken als automatisering of het identificeren van categorieën waarin het bedrijf afhankelijk is van slechts een paar leveranciers voor een groot percentage van de uitgaven. Een geautomatiseerde oplossing kan inkoopmedewerkers waarschuwen voor risicovolle uitgavenscenario's.
3. Directe uitgaven optimaliseren
Ongecontroleerde uitgaven kan het werk van een inkoopfunctie ondermijnen en directe uitgaven worden vaak genegeerd. Door het probleem van maverick spending op te lossen, kunnen je teams ook tijd besteden aan het optimaliseren van de directe uitgaven, die misschien niet eens aan bod komen met handmatige werkzaamheden en bestaande systemen.
4. Handmatig werk verminderen en tijd vrijmaken voor analyse
Gegevensconsolidatie is eenvoudig als het wordt ondersteund door ERP, en hierdoor kunnen inkoopgegevens eenvoudig worden omgezet in rapporten en meer. Belangrijk is dat Unit4's Spend Analytics module handmatige processen kan uitvoeren door middel van AI-gestuurde gegevensopschoning, machine learning en regelgestuurde categorisatie.
Click to read Unit4 ERP Excellence beyond Excel (Gated)
5. Maverick Spending begrijpen, niet alleen controleren
Natuurlijk is het consolideren van inkoopgegevens belangrijk, maar om een strategie te vormen hebben inkoopteams ook ondersteuning nodig om gegevens te analyseren. Nu er minder tijd wordt besteed aan handmatige taken, hebben teams de tijd en energie om gegevens te analyseren en met meerdere dashboards en geavanceerde rapportagemogelijkheden is dit veel gemakkelijker.
6. Waarde toevoegen aan financiële teams
Met één enkele bron van waarheidsgetrouwe gegevens voor alle functies en met meer tijd voor inkoopteams om hun uitgavengegevens te analyseren, kunnen deze twee vitale functies elkaar beter ondersteunen. Ontdek de volledige mogelijkheden in deze whitepaper.
Als de afdeling inkoop hun uitgaven kan rapporteren aan de bredere financiële teams van de organisatie, kunnen ze samenwerken om wendbare strategieën te vormen die elkaar voeden en helpen in plaats van onafhankelijke strategieën te hebben die aan verandering onderhevig zijn.
Ga voor meer informatie over de Unit4 Source-to-Contract Spend Analytics module naar onze speciale webpagina, klantverhalen of neem contact op met de afdeling verkoop!
