Verouderde systemen in de financiële wereld:Waarom houde ze je tegen?ck
Wie zijn huidige systemen evalueert, staat vaak voor de taak om een businesscase te ontwikkelen voor systeemmigratie en operationele verandering. Welke kostenbesparingen levert een systeemmigratie op? Werken de huidige processen niet? Overleven we het als er niets verandert?
Dit geldt vooral voor finance teams die te maken hebben met een tekort aan talent en die de productiviteit op peil moeten houden met verouderde systemen.
Van financiële teams wordt meer gevraagd dan mogelijk is met de tools die ze nu hebben. Dit is een uitdaging, zeker gezien de toenemende behoefte om vaker opnieuw te forecasten, plannen en budgetteren.
In deze blog willen we onderzoeken waarom een organisatie de voorkeur geeft aan verouderde systemen en hoe dit je organisatie kan tegenhouden, terwijl de Cloud kostenbesparingen en andere enorme operationele voordelen biedt.
Waarom organisaties vasthouden aan verouderde systemen
Laten we eerlijk zijn, het bekende voelt comfortabel. Wanneer teams worden belast met grote workloads en potentiële achterstanden, is hun instinct om te gebruiken waar ze het meest bedreven in zijn.
Door het tekort aan talent lijkt het alsof wat in het verleden heeft gewerkt de beste manier is om vooruit te komen. Veel teams zijn zich misschien niet bewust van de mogelijkheden van Cloud-oplossingen om aan de productiviteit en vraag te voldoen. Bovendien realiseren teams zich vaak niet hoeveel hun verouderde systemen hen daadwerkelijk kosten, zowel financieel als operationeel.
Vaak is dit niet uit gemakzucht, maar uit angst voor verandering en de risico's die daarmee gepaard gaan. Wanneer Cloud-oplossingen worden ingezet, kan de digitalisering van processen snel plaatsvinden en gebruiksvriendelijke ervaringen opleveren die je teams helpen om achterstanden weg te werken en de vraag zowel vandaag als in de toekomst het hoofd te bieden.
Daarnaast kan de terughoudendheid om te veranderen afkomstig zijn van de directie. Een team is misschien bang om de status quo te verstoren en leidinggevenden zijn zich misschien niet bewust van de waarde die Cloud-systemen bieden en de inefficiëntie van hun huidige systemen.
Waarom verouderde systemen je geld kosten
Met 28 FTE's die elk 60 uur per maand aan handmatige taken werken, zou een efficiëntieverbetering van slechts 25% een organisatie al $8.000 besparen – en het is mogelijk dat de Cloud nog veel meer kan bieden. Bovendien kan de bespaarde tijd worden gebruikt voor nuttige en waardevolle taken, zoals het vormen van strategieën voor de toekomst.
Natuurlijk kun je je begraven in prijsvergelijkingen, maar hoe zit het met de beveiliging? Hoeveel je denkt te besparen, de beveiliging van slecht onderhouden verouderde systemen is laag en één cyberaanval kan een on-premises implementatie lamleggen, terwijl Cloud-beveiliging veel meer dekking biedt.
Hoe zit het met je mensen? Alleen al het digitaliseren van je HR-mogelijkheden kan een grote impact hebben op je huidige werknemers om meer te doen, en als je dit combineert met de operationele en productiviteitsvoordelen van FP&A Cloud-oplossingen, kunnen de besparingen die cloudmigratie oplevert oneindig zijn.
Belangrijk is dat de Cloud innovatie biedt die on-premises systemen niet bieden. Als je finance teams vastzitten aan Excel, is er geen nieuwe update of patch die dit zal verhelpen, maar met SaaS kun je gemakkelijk innoveren binnen je organisatie en worden er altijd nieuwe technologieën en innovaties toegevoegd, met de mogelijkheid om te integreren met andere applicaties.
De mogelijkheid om te innoveren in de Cloud betekent dat organisaties hun Cloud-systeem naar eigen inzicht kunnen aanpassen, en zonder grote workloads, waardoor ze gemakkelijk kunnen reageren op nieuwe compliance, marktverstoring of organisatorische groei.
Ten slotte genereren verouderde systemen steevast meer handmatig werk voor je huidige financiële teams, en met de groeiende complexiteit van volledige financiële compliance kan dit uiteindelijk leiden tot fouten, en financiële fouten kunnen een organisatie meer kosten dan alleen geld.
Gartner stelt vast dat 59% van de accountants maandelijks verschillende fouten maakt naarmate de workloads zwaarder worden. Ze voegen eraan toe: "Als deze financiële en wettelijke druk blijft toenemen, zoals de geschiedenis suggereert, zal de toch al beperkte capaciteit van accountants verder worden opgerekt en zullen de foutenpercentages toenemen."
Click to read The true cost of doing nothing (ERP) 2023 (Gated)
Welke waarde biedt Cloud migratie?
Een recent rapport van Nucleus benadrukt dat de waarde van Cloud systemen zal blijven toenemen, maar de kosten van on-premises en legacy implementaties alleen maar zullen stijgen.
De benefit-to-cost ratio van Cloud migraties is sinds 2021 met 12,5% gestegen ($3,43 naar $3,86 voor elke uitgegeven dollar) en dit zal naar verwachting blijven toenemen. Een deel van de waarde van Cloud migratie is dat de operationele kosten van on-premises implementaties naar verwachting zullen stijgen, terwijl dit bij de Cloud niet het geval zal zijn.
De Cloud kan ook de productiviteit aanzienlijk verhogen, waardoor de activiteiten en operationele kosten verbeteren. Isaac Gould van Nucleus merkt op: "We verwachten dat organisaties die hun ERP naar de Cloud verplaatsen, hun IT-kosten met 20% zullen verlagen, door een combinatie van tijdsbesparing op administratie en server provisioning kosten, en de productiviteit van het management met 15% zullen verhogen."
Cloud implementaties stellen organisaties ook in staat om concurrerend te blijven – Nucleus meldt dat 73% van de ondervraagden Cloud migratie als een belangrijke prioriteit ziet – naarmate meer mensen profiteren van de Cloud, zullen degenen die niet migreren achterblijven.
NRS, een Unit4-klant, bespaarde jaarlijks 2.500 FTE-uren door Unit4 ERP te implementeren, als gevolg van de vermindering van de tijd die aan administratieve taken wordt besteed door middel van AI-automatisering.
Verandering hoeft niet eng te zijn met Unit4
Unit4 implementeert al meer dan 40 jaar ERP-oplossingen en heeft een staat van dienst in het bieden van een naadloze overgang naar de Cloud, vanuit on-premises systemen, voor zowel organisaties als financiële afdelingen – dit is wat enkele van onze klanten hebben gezegd over hun migratieproces:
"We hebben een zeer hoge mate van tevredenheid onder onze gebruikers geregistreerd. We hebben geen extra training nodig. Het is belangrijk dat iedereen direct zijn weg kan vinden in het systeem. De soepele overgang naar het nieuwe systeem was een groot succes en blijft zeer goed werken." Horst Rode - CFO en Managing Director (FH Campus Wien)
"Al met al kunnen we zeggen dat het project ons een heel eind heeft gebracht. Nu kunnen we er echt zeker van zijn dat onze data correct is. Het voelt goed om te weten dat de betrouwbaarheid van de data te allen tijde gewaarborgd is. Daarnaast hebben we veel quality time gewonnen, die we nu kunnen gebruiken voor de essentiële taken." - Lukas Feldhofer - Finance & Controlling (FH St. Pölten)
"We hebben de barrière doorbroken: [Unit 4 ERP] is direct beschikbaar, het is gebruiksvriendelijk en geeft ons real-time informatie die erg handig is voor managementbeslissingen." - Sivabalan Muthusamy - Director of Finance (Global Green Growth Institute)
Laatste gedachten
Het wordt steeds duidelijker dat de waarde van Cloud migratie nog nooit zo sterk is geweest en alleen maar zal blijven groeien, terwijl de kosten van legacy implementaties blijven stijgen. Alle signalen wijzen erop dat Cloud migratie een kwestie wordt van wanneer, niet of.
Voor meer informatie over de mogelijkheden van de Cloud, raadpleeg onze SaaS-oplossingen van Unit4 ERP, Unit4 Financials by Coda, of Unit4 FP&A, onze klantverhalen, of raadpleeg ons eBook over de kosten van legacy systemen om een dieper inzicht te krijgen in de business case voor de Cloud migratie.
