Waarom dienstverlenende organisaties een geïntegreerde ERP nodig hebben voor winstgevend project management
Als je er nog steeds niet van overtuigd bent dat jouw organisatie een geïntegreerd ERP-systeem nodig heeft om activiteiten, projecten en resources te beheren, dan is deze blog iets voor jou.
We willen graag dat je nadenkt over iets waar je waarschijnlijk niet zo vaak in detail over nadenkt, ook al ben je er veel tijd aan kwijt: je werk. Of beter gezegd, de dingen die de dagelijkse processen in jouw bedrijf bepalen.
Een 'dag uit het leven' is voor professionals in de dienstensector lastig in balans te brengen, omdat een werkdag sterk kan variëren afhankelijk van de volwassenheid van de projecten waaraan wordt gewerkt. In plaats daarvan bekijken we dit vanuit het perspectief van de projectlevenscyclus.
Laten we bij het begin beginnen: voordat het project begint.
Overwegingen voor succesvol projectmanagement
Zelfs als je vandaag de dag een contract wint, moet je vaak een diepgaand overzicht geven van je team, hun capaciteiten, hun bijdragen en de kosten die gepaard gaan met al hun werk aan het project.
Nadat een contract is gewonnen, is het niveau van management en gegevensorganisatie dat nodig is om een project te bemannen en de winstgevendheid op peil te houden, vrij uitgebreid als je het uitsplitst:
- Wie is er beschikbaar om aan het project te werken? Wanneer zijn ze beschikbaar? Waar moeten ze zijn?
- Wat is het tarief dat je hun tijd in rekening moet brengen om ervoor te zorgen dat aan de verwachtingen wordt voldaan zonder dat dit ten koste gaat van je winst?
- Op welke projecten richt het personeel zich? Je moet de werktijd minimaliseren en zorgen voor een hoge bezettingsgraad zonder een burn-out te riskeren.
- Welke middelen moeten voor elk teamlid beschikbaar zijn om succes te garanderen?
- Aan welke voorschriften moet worden voldaan tijdens dit proces?
Als het project eenmaal loopt, moeten projectmanagers, financieel managers en HR-managers goed in de gaten houden hoe de zaken vorderen om de werkelijke voortgang in lijn te houden met de schattingen, de uitgaven en het voltooide werk bij te houden, nauwkeurig bij te houden welke vaardigheden zijn gebruikt en opgedaan en de balans op te maken van het welzijn van je mensen.
Ze moeten zich bewust zijn van de beschikbaarheid van degenen die niet bij het project betrokken zijn en hoe andere werkvereisten het soepele verloop kunnen beïnvloeden. Dit zal er uiteindelijk voor zorgen dat de bezetting optimaal blijft en dat de betrokkenheid en het moreel hoog blijven.
Nadat een project is afgerond, moet het onmiddellijk worden gefactureerd om DSO (Days Sales Outstanding) te verlagen en ervoor te zorgen dat er inkomsten worden gerealiseerd en financiële middelen kunnen worden toegewezen om personeel en leveranciers te betalen en om de volgende ronde offertes te financieren.
Click to read ERP product brochure (NL) Gated
Projectmanagement vaart niet wel zonder goed data management
Met traditionele systemen kan data management succesvol projectmanagement overweldigen.
Om ervoor te zorgen dat een project de benodigde middelen krijgt, heeft een bedrijf duidelijke methoden nodig voor het verzamelen, beheren en gebruiken van gegevens in de hele organisatie, van HR tot Financiën. Deze verschillende gegevens bevinden zich momenteel waarschijnlijk in gegevenssilo's, die grote hoeveelheden handmatig werk vereisen om ze te consolideren, laat staan er gebruik van te maken.
De koppeling tussen deze systemen en het daaruit voortvloeiende gebrek aan zichtbaarheid kan gemakkelijk problemen veroorzaken in elk stadium van de projectlevenscyclus. Vooral bij het factureren aan de klant, want zowel projectmanagers als financiële teams hebben nauwkeurige informatie nodig om correct te kunnen factureren.
Er zijn meestal duizenden verschillende verbindingspunten tussen HR-, Finance- en Project-teams gedurende de looptijd van een doorsnee project. Geïsoleerde systemen met beperkte integratie en zichtbaarheid vereisen handmatige gegevensconsolidatie en dit vereist weer de toewijzing van middelen.
Bovendien missen zelfs de "beste" oplossingen voor elk van deze disciplines vaak een deel van de functionaliteit waarmee ze als één aanspreekpunt kunnen worden gebruikt. In deze situatie is een geïntegreerde suite van oplossingen die alle gegevens en mogelijkheden samenbrengt die je teams nodig hebben om hun werk te doen, de enige verstandige oplossing.
Unit4 ERPx - de ideale oplossing
Unit4 heeft ERPx specifiek ontwikkeld om een oplossing te creëren met de beste mogelijkheden voor financiële, project- en HR-teams, waarbij gebruik wordt gemaakt van één gegevensbron voor een single source of truth. Dankzij deze mogelijkheden is onze oplossing in staat om je gehele projectlevenscyclus te beheren binnen één gedeeld ecosysteem.
En het is niet alleen een uniform ecosysteem - het biedt een eenvoudige, geautomatiseerde en multimodale ervaring die op elk moment vanaf elk apparaat toegankelijk is, met specifieke functionaliteit voor dienstverlenende organisaties. Dit alles verpakt met een gebruikerservaring die het eenvoudig en intuïtief maakt voor zelfs de meest onervaren gebruiker.
Praat gerust met experts over ERPx, maar als je meer wilt weten over wat het kan en hoe het de specifieke uitdagingen voor zakelijke dienstverleners het hoofd biedt, bekijk dan dit capaciteitenoverzicht en dit interactieve e-book.
