Warum PSOs eine integrierte ERP benötigen

Unit4 Enterprise Resource Planning (ERP), Global

von Unit4 Communications Mai 19, 2023 | 4 Minuten Lesezeit

Wenn Sie immer noch nicht davon überzeugt sind, dass Ihr Unternehmen ein integriertes ERP-System benötigt, um seine Operationen zu verwalten, ist dieser Artikel genau das Richtige für Sie.

Wir möchten, dass Sie über etwas nachdenken, worüber Sie wahrscheinlich nicht viel im Detail nachdenken, obwohl Sie viel Zeit damit verbringen: Ihren Job. Oder vielmehr die Dinge, die jeder in Ihrer Organisation tun muss, um seinen Job zu erledigen.

Ein "Tag im Leben" ist eine komplexe Sache, um sie für professionelle Dienstleistungen auszugleichen, da ein bestimmter Tag tendenziell erheblich variieren wird, basierend auf der Reife der Projekte, an denen Sie arbeiten. Wir werden dies stattdessen aus der Perspektive des Projektlebenszyklus untersuchen.

Lassen Sie uns von Anfang an beginnen: bevor das Projekt startet.

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Gewinnbringendes Geschäft und Projektplanung

Selbst das Gewinnen eines Vertrags erfordert heutzutage oft eine detaillierte Aufschlüsselung Ihres Teams, ihrer Fähigkeiten, ihrer Beiträge und der Kosten, die mit all ihrer Arbeit an dem Projekt verbunden sind.

Und nachdem ein Angebot gewonnen wurde, ist die Feinabstimmung, die erforderlich ist, um ein Projekt zu besetzen und gleichzeitig die Rentabilität aufrechtzuerhalten, ziemlich umfangreich, wenn sie aufgeschlüsselt wird. Ihre Führungskräfte und Projektmanager müssen wissen:

Wer für das Projekt verfügbar ist, wann sie verfügbar sind und wo sie sein müssen, um es durchzuführen.
Den Stundensatz, den Sie für ihre Zeit berechnen müssen, um sicherzustellen, dass die Erwartungen erfüllt werden, ohne in Ihre Gewinne zu gehen.
Woran diese Personen sonst noch arbeiten (um die Leerlaufzeit zu minimieren und eine hohe Auslastungsrate zu gewährleisten, ohne das Risiko eines Burnouts einzugehen).
Die Ressourcen, die jedem Teammitglied zur Verfügung gestellt werden müssen, um ihren Erfolg zu gewährleisten.
Die Vorschriften, denen sie folgen müssen.

Sobald das Projekt läuft, müssen Projektmanager, Finanz- und HR-Leiter ein wachsames Auge darauf haben, wie die Dinge voranschreiten, um den tatsächlichen Fortschritt im Einklang mit den Schätzungen zu halten, Ausgaben und geleistete Arbeit zu verfolgen, ein genaues Protokoll über verwendete und erworbene Fähigkeiten zu führen und das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter zu überwachen.

Sie müssen auch über die fortlaufende Verfügbarkeit derjenigen informiert sein, die nicht am Projekt beteiligt sind, und wie andere Arbeitsanforderungen dessen reibungslosen Ablauf beeinflussen könnten. Dies wird letztendlich dazu beitragen, dass die Auslastung optimal bleibt und Engagement und Moral hoch bleiben.

Abrechnung, Abschluss, Lernen und Nachbereitung

Nach Abschluss eines Projekts muss es umgehend abgerechnet werden, um DSO (Days Sales Outstanding) zu reduzieren und sicherzustellen, dass Einnahmen realisiert und finanzielle Ressourcen zur Verfügung gestellt werden können, um Mitarbeiter, Lieferanten zu bezahlen und Finanzierung für die nächste Runde von Angeboten bereitzustellen.

Woher stammt all diese Information?

Aufzeichnungen über Fähigkeiten und deren Verfügbarkeit werden oft im HR-System Ihres Unternehmens aufbewahrt (sofern sie überhaupt aufbewahrt werden). Sie existieren getrennt von Informationen zu Zeit und Abrechnung (in der Regel der Zuständigkeitsbereich sowohl des Lohnabrechnungssystems - in der Regel von HR verwaltet - als auch des Finanz- oder Buchhaltungssystems). Ein Teil dieser Informationen kann auch von Ihren Projektmanagement-Tools gespeichert oder repliziert werden - aber nicht immer genau.

Die Trennung zwischen diesen Systemen und die daraus resultierende mangelnde Transparenz können leicht Probleme in jeder Phase des Projektlebenszyklus verursachen - und sind noch wahrscheinlicher, wenn es darum geht, dem Kunden eine Rechnung zu stellen (da sowohl Projektmanager als auch Finanzteams genaue Informationen benötigen, um korrekt abzurechnen).

Es gibt typischerweise tausende verschiedene Verbindungen zwischen HR, Finanzen und Projektteams während des Lebenszyklus eines typischen Projekts. Unabhängige Systeme mit begrenzter Integration und Sichtbarkeit erfordern, dass Daten jedes Mal, wenn eine dieser Verbindungen stattfindet, neu aufgebaut oder umgewandelt werden müssen.

Darüber hinaus fehlt selbst bei den "besten Lösungen" für jede dieser Disziplinen oft einige Funktionalitäten, die es ihnen ermöglichen würden, als einzige Anlaufstelle genutzt zu werden.

In dieser Umgebung ist eine integrierte Suite von Tools, die alle Daten und Fähigkeiten zusammenbringt, die Ihre Teams benötigen, um ihre Arbeit zu erledigen, die einzige vernünftige Lösung.

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Und es ist nicht nur ein vereinheitlichtes Ökosystem - es bietet auch eine einfache, automatisierte und multimodale Erfahrung, die von jedem Gerät aus jederzeit abgerufen werden kann, mit spezifischen Funktionen für professionelle Dienstleistungen. Das alles verpackt in einer Benutzererfahrung, die selbst für die gelegentlichsten Benutzer einfach und intuitiv ist.