Développez des stratégies pour contrôler les dépenses superflues grâce à Unit4 Source-to-Contract Spend Analytics
L’approvisionnement est souvent relégué au second plan en tant qu’acteur stratégique, mais dans la mesure où de nombreuses entreprises se concentrent sur leur capacité à élaborer une stratégie dans des environnements opérationnels modernes, le rôle stratégique de l’approvisionnement revêt d’autant plus d’importance.
Or, pour y parvenir, comme c’est le cas dans toute les entreprises, une technologie moderne est indispensable en vue de recueillir des données et de fournir des plates-formes capables d’analyser les données, de susciter des idées et de soutenir les processus stratégiques grâce à diverses capacités.
De nombreuses fonctions d’approvisionnement s’inscrivent dans cette évolution stratégique des opérations, et les entreprises en mesure d’y parvenir obtiennent un retour sur investissement 2,2 fois supérieur à celui de leurs homologues et ont 5 fois plus de chances d’être considérées comme des partenaires commerciaux.
Aujourd’hui, nous allons nous pencher sur le rôle de l’analyse des dépenses dans l’élaboration d’une stratégie d’approvisionnement agile. Nous verrons également la valeur de cette démarche pour l’entreprise au sens large, comment les outils de données contribuent à cette stratégie et la manière d’évaluer efficacement ces fournisseurs. Découvrez-en davantage dans ce blog !
Le problème des dépenses incontrôlées
Les dépenses incontrôlées représentent un immense problème pour les professionnels de l’approvisionnement. Les dépenses résiduelles représentent environ 80 % des transactions, mais seulement 20 % du volume des dépenses, et les directeurs des achats (CPO) modernes considèrent la réduction des dépenses incontrôlées au premier rang des priorités de leur fonction.
Chris Sawchuk de The Hackett Group confirme que « la nécessité pour les services d’approvisionnement de mieux gérer leurs dépenses est devenue un sujet de discussion au sein du conseil d’administration de nombreuses entreprises [...] mais ils se rendent compte qu’ils ne disposent pas de données nettes et précises pour effectuer ces évaluations, ou qu’ils ne disposent pas d’une visibilité sur l’ensemble de l’entreprise ».
Il est évident que les services d’approvisionnement sont tenus d’élaborer des stratégies de gestion des coûts et sont peut-être poussés à le faire par la hiérarchie, mais ils ne disposent pas des outils nécessaires pour collecter ces données de manière gérable afin d’assurer la visibilité et l’efficacité de cette démarche.
La valeur des outils d’analyse des dépenses
Par le passé, les entreprises pouvaient charger leurs équipes financières de suivre et de gérer les dépenses à l’aide d’applications de tableurs statiques de type Excel. Ce type de processus manuel traditionnel est souvent chronophage, car il implique la création de tableaux et de rapports, la catégorisation manuelle des données et la gestion de données provenant de sources disparates.
La majeure partie du problème réside dans le fait que les équipes d’approvisionnement ne peuvent pas accéder à leurs données de dépenses, car elles sont limitées par des données dispersées et non classifiées, réparties dans un trop grand nombre de systèmes disparates, ce qui les empêche de prendre des décisions éclairées et d’améliorer leur résultat net.
Plus votre entreprise et vos besoins en matière d’achats évoluent, plus cette tâche devient complexe. Ceci sans parler des problèmes pratiques d’Excel, tels que l’historique des versions, le suivi des personnes qui ont apporté des modifications et la date à laquelle elles l’ont fait, et l’assurance que les données sont exactes et ne comportent pas d’erreurs. À elles seules, les charges de travail manuelles peuvent représenter une charge de travail considérable pour les équipes responsables de l’approvisionnement.
Les chiffres dépeignent une situation encore plus dramatique : pour les entreprises dont les achats annuels s’élèvent à un milliard de dollars, cela se traduit par 10 millions d’euros de dépenses non contrôlées. Un tel niveau de dépenses non gérées est non seulement inquiétant dans le contexte actuel, mais il témoigne également du niveau de données qui doivent être consolidées et analysées.
Selon The Hackett Group, les dépenses incontrôlées ont entraîné une augmentation des coûts du processus d’achat pour 44 % des entreprises, un risque accru pour la base d’approvisionnement pour 41 % d’entre elles et une insatisfaction des clients internes pour 33 % d’entre elles.
Au vu de tous ces problèmes, les entreprises nécessitent une méthode plus efficace, plus reproductible et plus précise pour contrôler les dépenses irrégulières et les tâches liées aux données qui en découlent.
Comment le module Unit4 Source-to-Contract Advanced Spend Analytics peut-il vous être utile ?
Le logiciel Spend Analytics constitue l’unique solution aux problèmes d’erreur humaine, de dépendance à Excel, de sources de données disparates et de manque de visibilité sur les dépenses gérées et incontrôlées.
Notre module d’analyse des dépenses peut vous apporter toutes les capacités dont vous avez besoin pour gérer les dépenses incontrôlées et réimaginer la valeur stratégique de vos équipes d’approvisionnement. Nous vous présentons ici 6 manières par le biais desquelles nous pouvons vous aider à apporter une valeur stratégique à votre entreprise grâce à notre outil de gestion des dépenses :
1. Atteindre les objectifs stratégiques
La pression croissante exercée par les dirigeants pour atteindre les objectifs stratégiques, les charges de travail manuelles et le manque de temps consacré à l’analyse des données peuvent nuire à la capacité de votre équipe à répondre aux objectifs stratégiques.
L’amélioration de la transparence de la chaîne d’approvisionnement à l’aide d’outils de données met en évidence les possibilités de diversification de l’offre et de création de rendements en matière de gestion de l’approvisionnement, ce qui permet aux équipes d’élaborer une stratégie plutôt que de s’enliser dans des tâches manuelles.
2. Améliorer la transparence et la précision
Lorsque l’ensemble de vos données, et pas uniquement les données relatives à l’approvisionnement, sont contrôlées au sein de l’ERP, il devient nettement plus facile de catégoriser, de consolider et de comparer les données avec une visibilité accrue.Une source unique d’informations exactes fournit les informations décisionnelles indispensables pour comprendre les dépenses historiques et actuelles. Elle aide également à prévoir avec précision les dépenses futures.
Cette transparence crée de nombreuses opportunités, notamment en matière d’automatisation et d’identification des catégories dans lesquelles l’entreprise peut dépendre d’un petit nombre de fournisseurs pour un pourcentage élevé de ses dépenses. Une solution automatisée peut alerter les responsables de l’approvisionnement sur les scénarios de dépenses à haut risque.
3. Optimiser les dépenses directes
Les dépenses incontrôlées sont susceptibles de compromettre le travail de la fonction d’approvisionnement, et les dépenses directes sont souvent ignorées. En résolvant le problème des dépenses incontrôlées, vos équipes peuvent également consacrer du temps à l’optimisation des dépenses directes, qui ne sont peut-être même pas prises en compte en raison des charges de travail manuelles et des systèmes traditionnels.
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4. Réduire les charges de travail manuelles et consacrer du temps à l’analyse
Lorsqu’elle est prise en charge par un logiciel ERP, la consolidation des données devient une tâche simple, ce qui permet de transformer aisément les données relatives aux achats en rapports et autres. Point important, le module Unit4 Spend Analytics est capable de réaliser des processus manuels grâce au nettoyage des données piloté par l’IA, à l’apprentissage automatique et à la catégorisation axée sur les règles.
5. Comprendre les dépenses incontrôlées, et pas uniquement les contrôler
Bien entendu, la consolidation des données relatives à l’approvisionnement est essentielle, mais pour établir une stratégie, les équipes chargées de l’approvisionnement devront également disposer d’un soutien pour analyser les données. En consacrant moins de temps aux tâches manuelles, les équipes disposent du temps et de l’énergie nécessaires pour analyser les données, et grâce à de multiples tableaux de bord et à des capacités de reporting avancées, cette tâche est grandement facilitée.
6. Apporter de la valeur aux équipes financières
Grâce à une source unique de données véridiques pour toutes les fonctions et au temps supplémentaire dont disposent les équipes chargées des achats pour analyser leurs données de dépenses, ces deux fonctions vitales pourront mieux se soutenir mutuellement. Découvrez toutes les fonctionnalités dans ce livre blanc.
Lorsque les services d’approvisionnement ont la possibilité de rendre compte de leurs dépenses aux équipes financières de l’entreprise, il leur est possible de travailler ensemble à l’élaboration de stratégies agiles qui s’alimentent et s’aident mutuellement, plutôt que de se contenter de stratégies indépendantes qui seront sujettes à des changements.
Pour en savoir plus sur le module Unit4 Source-to-Contract Spend Analytics, visitez notre page Web dédiée, nos témoignages clients, ou contactez le service commercial dès aujourd’hui !
