Fem smarta sätt för bättre ekonomistyrning
På några sekunder kan vem som helst se var varje flygplan i världen befinner sig genom en enkel app. Samtidigt sitter ekonomiavdelningar och kämpar med Excel-ark för att ta fram grundläggande siffror om verksamheten. Med den paradoxen inledde Rikard Olsson, Finance Director på XVIVO Group, en genomgång av fem avgörande sätt för att åstadkomma modern ekonomistyrning under Unit4:s kunddagar i Stockholm 2025.
1. Prioritera effektivitet före kontroll
Framgångsrik ekonomistyrning handlar om att skapa kostnadsmedvetenhet, inte kontroll. När en enkel tågbiljett kräver flera chefers godkännande har organisationen misslyckats med det grundläggande - att få medarbetarna att förstå vad som är rimligt. Nyckeln ligger i att skapa en kultur där medarbetare naturligt kan fatta kloka ekonomiska beslut baserat på verksamhetens behov, inte i att bygga rigida kontrollsystem som signalerar misstro.
2. Bygg en robust informationsmodell
De flesta företag har massvis med data, men överraskande lite användbar information. Problemet är inte systemen i sig, utan att ingen riktigt äger frågan om hur data ska struktureras och tolkas. För vem bestämmer egentligen vad som räknas som en kund? Eller hur produkter ska kategoriseras? När olika delar av organisationen har olika definitioner blir det omöjligt att få en samlad bild av verksamheten. Framgångsrika organisationer löser detta genom att ha en tydlig ägare av informationsmodellen – någon som ser till att alla talar samma språk.
3. Fokusera på att göra rätt saker
Vi kan kämpa till döddagar med kostnadsbesparingar, men det spelar ingen roll om vi gör fel saker. Ett företag som levererar värde till sina kunder och har bra bruttomarginaler behöver sällan jaga kostnader. Det handlar om att allokera resurserna till det som är viktigt för verksamheten, inte om att spara några procent här och där. När verksamheten fokuserar på att göra rätt saker kommer lönsamheten av sig själv.
4. Säkerställ ärliga prognoser
En prognos har bara ett syfte - att vara beslutsunderlag för framtiden. Om en prognos inte är helt ärlig är den värdelös. Det är som med väderprognosen: den som ska köra till jobbet behöver veta hur vädret blir för att planera sin resa, men ska man till Thailand spelar prognosen ingen roll - där är det ändå alltid 28 grader. Den bästa prognosen är ofta den med dåliga nyheter, för då kan man faktiskt förbereda sig och försöka göra något åt saken.
5. Anpassa styrningen efter verksamhetens tempo
Processer och principer måste vara i samklang med den verklighet företaget verkar i. I en bransch där förändringar sker varje vecka kan inte processerna ta månader. Samtidigt kan verksamheter i mer långsiktiga branscher ha långsammare beslutsvägar. Det handlar om att matcha organisationens tempo med omvärldens - eller vara snabbare. Decentraliserat beslutsfattande, som när det lokala bankkontoret kan ta egna lånebeslut, är ofta nyckeln till den snabbhet som krävs.
Framgångsrik implementering kräver rätt approach
För att lyckas med moderniseringen av ekonomistyrningen krävs rätt systemstöd och implementeringsprocess, menar Rickard Olsson. Han betonar särskilt vikten av att välja rätt partner för implementeringen:
– Hitta en partner som kan er bransch. Det är en väsentlig skillnad att implementera ett ERP-system för ett fastighetsbolag, ett tillverkande företag eller ett tjänsteföretag. Rita kartan över era system och processer. Vad ska systemet hjälpa er med och vad ska det inte hjälpa er med? Och hur hänger allt ihop?
Om Rikard Olsson
Rickard Olsen är Finance Director på XVIVO Group med ansvar för redovisning och rapportering samt ekonomi och verksamhetsstyrning. Han har tidigare varit Managing Director på Beyond Budgeting Advisory och Director R&D Finance på AstraZeneca, och föreläser vid Handelshögskolan i Göteborg om ekonomistyrning och informationsmodeller.
Further reading & resources
