Unit4 hjälper högskolor och universitet att effektivisera ekonomiadministrationen och frigöra tid för strategi
Strategisk analys är ofta grundpelaren för en optimerad verksamhet, eftersom den gör det möjligt för organisationer att analysera resultat och planera för framtiden, eller till och med modellera specifika scenarier för att minska framtida risker och hantera det oförutsägbara.
Många medarbetare, särskilt inom pressade sektorer som högskolor och universitet, har svårt att hitta tid för strategiskt arbete som analys och planering.
Unit4 hjälper till att automatisera repetitiva uppgifter som intäktsplanering baserad på studentantal, övervakning av utgifter, kassaflödesplanering och analys av personal- och undervisningskostnader.
I det här blogginlägget får du veta hur Unit4 ERP och FP&A ger högskolor och universitet mer tid över för det som är viktigt.
Därför påverkar utdaterade arbetsprocesser produktiviteten och nya strategier negativt
Utbildningsinstitutioner brottas ofta med en stor mängd manuella administrativa uppgifter som både är tidskrävande och lätt påverkas av mänskliga fel. Utdaterade datahanteringsmetoder kan leda till fragmenterade arbetsflöden, vilket avsevärt minskar den tillgängliga tiden som teamen behöver för att granska och analysera prestandadata.
Ta manuell datainmatning som exempel: ekonomiteamet på en institution kan behöva använda flera olika system för olika processer, dela filer med studenters ekonomiska uppgifter och ofta mata in informationen manuellt.
När 28 heltidsanställda lägger 60 timmar i månaden på manuella eller administrativa uppgifter, kan en blygsam effektiviseringsökning på 25 % spara organisationen upp till 8 000 USD. De potentiella fördelarna med att använda molnlösningar kan ge ännu bättre resultat.
En ny rapport baserad på svar från nästan 500 redovisningsekonomer lyfter fram ett växande problem med ökande redovisningsfel, orsakat av hög arbetsbelastning och beroende av föråldrade system.
Gartner har visat att 73 % av alla revisorer har upplevt en tyngre arbetsbelastning på grund av nya förordningar under de senaste tre åren, medan 82 % berättar att de har upplevt ökade krav till följd av ekonomisk volatilitet – vilket understryker behovet av smidigare arbetsprocesser.
Trenden syns i felaktiga redovisning, som ökade till 6 % under 2022, jämfört med 5 % året innan. Dessutom medger 59 % av redovisningsekonomerna att de gör flera misstag varje månad, vilket visar på ett akut behov av moderna lösningar. Påfrestningarna förväntas fortsätta och visar även på problem på andra avdelningar än bara redovisning med manuella arbetsuppgifter.
Konsekvenserna påverkar inte bara produktivitet och strategisk potential utan också medarbetarnas arbetsglädje. Problemet med bristande engagemang är tydligt, då Gallup rapporterar att två tredjedelar av den globala arbetsstyrkan känner sig frånkopplade, vilket leder till uppskattningsvis 7 biljoner dollar i förlorad produktivitet varje år.
Så automatiserar ERP manuella uppgifter
Automatiseringen inom ERP har utvecklats avsevärt och gått från grundläggande makron och skript till sofistikerad maskininlärning. Genom att integrera AI och maskininlärning blir systemen en enhetlig sanningskälla som kan analysera data, känna igen mönster, anpassa sig över tid och till och med göra prognoser för att förbättra beslutsfattandet.
Unit4:s strategi för intelligent automatisering fokuserar på att stärka medarbetarna genom att flytta deras arbetsuppgifter från repetitivt manuellt arbete till strategiska, värdeskapande aktiviteter. Det gör det möjligt för personalen att använda kritiskt tänkande och kreativitet där det verkligen gör skillnad, vilket ökar både operativ effektivitet och institutionella resultat.
See a demo
In just a few clicks, you can watch short on-demand demos, tailored for public sector organizations.
Hur har Unit4 hjälpt andra institutioner att använda automation för att återfokusera på strategi?
Unit4 FP&A underlättar arbetsbelastningen inom finansiell planering och analys, vilket gör det lättare än någonsin att hantera komplexa processer. Genom att erbjuda en värdefull, integrerad lösning med en låg total ägandekostnad slipper medarbetarna vara beroende av kalkylblad.
Det möjliggör för team att effektivt konsolidera finansiella data och sömlöst integrera strategi med den dagliga verksamheten. Automatiseringen sparar mycket tid och frigör resurser för att fokusera på mer värdeskapande uppgifter.
Genom en enda sanningskälla levererar Unit4 FP&A konsekvent, korrekt och samarbetsinriktad planering, vilket hjälper organisationer att fatta flexibla, datadrivna beslut även under osäkra förhållanden.
Logan Universitys berättelse
Logan University är en privat institution med fokus på utbildning inom kiropraktik och hälsovetenskap. De var beroende av en fristående, äldre ERP-plattform som ledde till datasilos och tidsslöseri.
Tack vare övergången till Unit4:s Cloud ERP blev det möjligt för dem att automatisera resursplaneringen och minska mängden manuellt arbete som krävdes för att underhålla informationssystemet. Eftersom deras organisation växte sig allt större behövde de uppgradera sina funktioner för att kunna öka automatiseringen och effektiviteten.
De har nu gått från tidskrävande manuella och pappersbaserade processer till ett smidigt, flexibelt och automatiserat system, vilket ger en ännu bättre upplevelse för studenterna. Övergången till Unit4:s ERP har lett till att de har uppnått en produktivitetsökning på 20 % och en minskning av IT-kostnaderna med 20 %.
Vi hade vuxit oss för stora för plattformens kapacitet, och den var dessutom inte särskilt användarvänlig. Rekvisitioner av inköpsordrar, fakturering och andra processer var pappersbaserade, och det fungerade inte för oss. Vi ville skapa en bättre studentupplevelse – och det krävde ett smidigare, mer flexibelt och automatiserat system. Vi ville också utnyttja molnet.
Rick DeCaro, Director of IT, Logan University
Click to read Unit4 Education HCM & FP&A solutions (Gated)
FH Campus Wiens berättelse
FH Campus Wien är Österrikes största universitet för tillämpad vetenskap, och de har arbetat med Unit4 FP&A sedan 2013. Universitetet ville ersätta sitt befintliga Excel-baserade system, som medförde problem som osmidiga processer, isolerade datakällor och bristande datasäkerhet, med en enda gemensam informationskälla.
Universitetets dåvarande system var invecklat – det fanns inget sätt att säkerställa att data var korrekta och inget sätt att identifiera fel då värden fördes över eller redigerades. De letade efter en lösning som automatiskt kunde importera data från tidigare system, vilket skulle möjliggöra en exakt och transparent planering.
När vi tittade på vilka alternativ som fanns hittade vi Unit4 FP&A. Det som imponerade på oss då, och som gör det än i dag, var det faktum att lösningen kunde utvecklas i takt med vår situation. Vi har medvetet valt ett verktyg som inte begränsar oss på något sätt, utan ett som är mycket skalbart och därför framtidssäkert. Unit4 är vår enda och samlade informationskälla.
Horst Rode, CFO & Managing Director, FH Campus Wien
Birmingham Metropolitan Universitys berättelse
Birmingham Metropolitan University har nästan 18 000 studenter på tio campus och bildades 2009 efter en sammanslagning av två lokala högskolor. I takt med att organisationen växte blev det svårare för ekonomiteamet att hantera en enhetlig ekonomiredovisning.
Långsamma godkännande- och upphandlingsprocesser och utmaningar med att hantera budgetutgifter gjorde att organisationen var tvungna att förändra sitt arbetssätt. De behövde ett system som skulle göra det möjligt för dem att arbeta smartare och som kunde göra ledningens rapportering och beslutsfattande fullständigt baserad på data.
BMet implementerade Unit4 ERP Financials för att få tillgång till ett uppkopplat och automatiserat ekonomisystem över hela universitetet. Tillgången till aktuella och korrekta finansiella data har lett till att organisationen kan fatta beslut snabbare och mer transparent och välgrundat.
Genom att automatisera ekonomiprocesserna kunde BMets ekonomiteam fokusera mer på den övergripande strategin och mindre på den rutinmässiga hanteringen av transaktioner. De har förändrat sina rapporteringsmöjligheter, ökat sin flexibilitet och kan nu utnyttja fördelarna med snabba och transparenta upphandlingar.
Tack vare Unit4 har vi fullständig insyn och kontroll över varje finansrelaterat projekt: tidsplanen, fakturerade resurser och kostnader kontra budget. Tack vare insikterna kan BMet få så stor avkastning som möjligt på investeringen, skapa en högskola som är redo för framtiden och i slutändan förbättra utbildningsresultaten.
Fiona Yardley, Finance Director, BMet.
Så får du hjälp att fokusera på finansiell strategi med Unit4
Unit4 ERP förenklar ekonomihanteringen för utbildningsinstitutioner genom att automatisera manuella uppgifter som datainmatning och administrativa processer, vilket gör det möjligt för ekonomiteam att fokusera på den övergripande strategin och mål som driver institutionell tillväxt.
Unit4 FP&A är utformat för att effektivisera finansiella processer för utbildningsinstitutioner, vilket gör det möjligt för dem att arbeta smartare och mer strategiskt. När utbildningsinstitutioner får tillgång till ekonomisk planering och analys kan de fatta strategiska och datadrivna beslut.
