Så löser ERP utmaningarna med datakompatibilitet inom offentlig sektor
Vår State of the Digital Nation-rapport visar att offentlig sektor historiskt sett ofta drabbas av störningar och utmaningar – och dagens situation är inget undantag. Digitaliseringsprojekt försenas eller stagnerar på grund av både externa och interna faktorer.
En av de viktigaste insikterna från studien är att datakompatibilitet är en fortsatt utmaning inom offentlig sektor.
Problemet har dessutom vuxit med tiden – över en tredjedel av organisationerna uppgav 2023 att området kräver omfattande förbättringar.
I det här blogginlägget utforskar vi varför det ser ut som det gör och hur ni kan arbeta för att säkerställa den kompatibilitet som er organisation behöver för en effektiv tjänsteleverans.
Vad är datakompatibilitet?
- Datakompatibilitet innebär att olika system, program eller databaser kan dela, förstå och använda data utan fel, brister eller att information går förlorad. Det gör att data förblir korrekt, tillgänglig och användbar, oavsett plattform eller format.
- Datakompatibilitet i samband med Enterprise Resource Planning (ERP) handlar om ERP-systemets förmåga att sömlöst integrera, bearbeta och utbyta data mellan olika program, moduler och externa system. Det säkerställer att all data är korrekt, konsekvent och användbar över olika plattformar – med en gemensam och tillförlitlig informationskälla.
Vår undersökning visar att offentliga organisationer pressas att höja medarbetarnas produktivitet. Därför blir datakompatibilitet viktigt för att kunna omvandla rådata till insikter som stärker både planering och beslutsfattande.
Click to read 21st-century shared services for the public sector (Gated)
Varför är datakompatibilitet en utmaning för offentlig sektor?
- Äldre system begränsar en organisations förmåga att vara flexibel, anpassningsbar och träffsäker – och de klarar ofta inte av att uppfylla kraven på verklig datakompatibilitet. Några av de vanligaste utmaningarna är:
- Isolerad data – informationssilos innebär att data ofta är låst till specifika team, och det kan till och med finnas separata externa system som hanterar viss data självständigt. Tillsammans med bristande IT-säkerhet och ineffektivitet skapar det betydande utmaningar.
- Dataintegrering – om äldre system saknar moderna API:er eller inte kan kommunicera med nyare, molnbaserade plattformar blir det svårt att integrera data.
- Gemensam informationskälla – datasilos uppstår ofta när olika avdelningar eller system arbetar isolerat, vilket gör det svårt att dela information och hålla data samlad och korrekt i hela organisationen. Utan en gemensam och tillförlitlig informationskälla blir det svårt att fatta välgrundade beslut som är användbara för alla team och avdelningar.
- Noggrannhet – fel, dubbletter och saknade värden kan störa synkroniseringen mellan system, och inkonsekvenser i namngivningskonventioner och datainmatningar leder till förvirring och minskad produktivitet.
- Datasäkerhet – krav på säkerhet och efterlevnad lägger till ytterligare ett lager av komplexitet. Olika regelverk, till exempel GDPR och HIPAA, har egna riktlinjer om hur data får lagras och delas. Om organisationen arbetar med fragmenterade system delas data ofta manuellt mellan kollegor, vilket exponerar känsliga uppgifter för cyberbrottslingar.
- Skalbarhet – när mängden data ökar eller systemen blir allt mer fragmenterade, får många organisationer svårt att hålla informationen konsekvent. Det här är särskilt utmanande för växande verksamheter.
- Underhåll och uppgraderingar – när flera system används kan en uppgradering av bara ett av dem orsaka problem med datakompatibiliteten. Problemen ökar i takt med att organisationen och databehoven växer, vilket kan leda till en ohanterlig arbetsbörda.
Varför är datakompatibilitet viktigt för offentlig sektor?
Unit4:s State of the Digital Nation-rapport visar att datakompatibiliteten mellan program har minskat jämfört med 2021. Under 2023 uppgav 35 % att data är kompatibla mellan vissa program, jämfört med 53 % år 2021.
Trots att den manuella datainmatningen har minskat, visar siffror från 2023 att över en tredjedel (36 %) fortfarande uppger att data matas in manuellt från papper till digitala system. Dessutom säger 42 % att data manuellt exporteras från ett system för att importeras till ett annat. Det här skapar stora utmaningar för datakompatibiliteten.
Statliga myndigheter upplever störst problem med manuell datainmatning (49 %) och manuell export av data (54 %), följt av hälso- och sjukvården (50 %). Situationen är mer positiv bland lokala myndigheter, där 53 % rapporterar att inga data dupliceras mellan program.
Samtidigt har fler deltagare 2023 sagt att kompatibiliteten mellan data i olika system och avdelningar kräver omfattande förbättringar – 29 % jämfört med 16 % år 2021. Det visar tydligt att problemet måste tas på allvar.
På regional nivå är behovet av omfattande förbättringar störst i Kanada (41 %), följt av Storbritannien (35 %). Intressant nog rapporterar Sverige den lägsta andelen som efterfrågar omfattande förbättringar – trots att vi som land potentiellt har de största problemen med manuell datainmatning.
54 % uppger även att de behöver bättre tillgång till realtidsdata för att kunna driva verksamheten och säkerställa tjänsteleveranser och kostnadskontroller av hög kvalitet – något som kräver datakompatibilitet.
Sammantaget råder en ökad pessimism kring fördelarna med digitalisering inom det här området. Färre tror att omställningen kommer att leda till datakompatibilitet – vilket tyder på att data behöver återfå en central roll i digitala satsningar och teknikinvesteringar.
År 2023 var 43 % övertygade om fördelarna med en omvandling jämfört med 48 % år 2021. Ökad användning av datahanteringsverktyg anses fortfarande vara det bästa sättet att hantera datakompatibilitetsproblem – 52 % uppger att de är i färd med att implementera datahanteringsverktyg.
Hur kan Unit4 hjälpa er organisation att uppnå målen för datakompatibilitet?
Unit4 ERP erbjuder en molnbaserad plattform som integrerar data mellan ERP- (Enterprise Resource Planning), HCM- (Human Capital Management) och FP&A-lösningar (Financial Planning and Analysis). Plattformen med sitt tredelade datafokus ger organisationer inom offentlig sektor allt de behöver för att förnya sin verksamhet.
Vår programvara för offentlig sektor förbättrar snabbt samarbetet mellan HR-, ekonomi-, inköps- och projektteamen – och ger insikter i realtid som stödjer effektiv planering, välgrundade beslut och måluppfyllelse. Dra nytta av följande:
- Spara tid och pengar med en högre avkastning på investeringen.
- Stöd för er unika resa med en modulbaserad lösning som anpassas efter verksamhetens utveckling.
- Ökad motståndskraft och flexibilitet genom en lättanvänd plattform som är utformad för förändringshantering.
- Kom igång snabbt med branschspecifika modeller och kort onboarding.
- Sömlös dataintegrering mellan avdelningar.
- Mer exakt prognostisering för en effektivare strategisk planering.
För en fullständig översikt av allt som tas upp här – ta del av hela State of the Digital Nation-rapporten om offentlig sektor eller vårt faktablad om datakompatibilitet. Kontakta gärna vår säljavdelning för mer information om hur Unit4 kan hjälpa just er.
