Warum ist es wichtig, das EBITDA zu überwachen, und wie können Personalplanung und -analyse dabei helfen?
Als CFO eines Dienstleistungsunternehmens müssen Sie die Gesamtperformance im Blick behalten.
Mitarbeitende sind bei jedem Projekt die größte Kostenstelle. Um den Nettogewinn zu steigern, müssen Sie daher alle Ausgaben und Einnahmen, die durch fakturierbare Stunden generiert werden, verfolgen und nachvollziehen können. In diesem Blog sehen wir uns die fünf besten Möglichkeiten zur Steigerung Ihrer EBITDA-Marge an.
Nachfolgend erfahren Sie, wie Sie mithilfe von Datenüberwachung die Rentabilität von Dienstleistungsunternehmen verbessern.
Was ist das EBITDA?
Das EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation, and Amortization) ist eine Finanzkennzahl, die zur Bewertung der operativen Leistung eines Unternehmens verwendet wird. Das EBITDA soll den Cash-Gewinn darstellen, der durch das Kerngeschäft eines Unternehmens erwirtschaftet wird, ohne die Auswirkungen von Zinsen, Steuern und nicht zahlungswirksamen Aufwendungen (Abschreibungen).
Bei der Überwachung des EBITDA liegt der Fokus ausschließlich auf der operativen Performance, wodurch eine klarere Sicht auf die Rentabilität eines Unternehmens geboten wird. Dienstleistungsunternehmen verschaffen sich über das EBITDA Einblick in ihre Rentabilität und Ressourcenzuweisung. Die Erstellung dieser Kennzahl kann jedoch mit hohem manuellen Aufwand verbunden sein, und für genaue Ergebnisse werden konsolidierte Daten benötigt.
Ist das EBITDA niedrig, kann ein Unternehmen die Nutzung seiner Ressourcen und Mitarbeitenden neu bewerten, um diese Kennzahl zu erhöhen.
Was ist eine gute EBITDA-Marge?
Laut dem neuesten Benchmarking-Bericht 2024 des Branchenanalysten Service Performance Insight (SPI) lag der 5-Jahres-Durchschnitt für das EBITDA im Jahr 2023 bei 15,4 % gegenüber 16,1 % im Jahr 2022.
SPI stellte außerdem fest, dass die visionärsten und kooperativsten Dienstleistungsunternehmen ein EBITDA von 32 % erzielen, während diejenigen mit Ad-hoc-Prozessen ein EBITDA von -5% erreichen. SPI ergänzt:
„Um die Gewinnspannen zu verbessern, müssen sich Führungskräfte im Bereich Dienstleistungen fortlaufend darauf konzentrieren, die Auslastung der Mitarbeitenden zu erhöhen und den Prozentsatz der fakturierbaren Mitarbeitenden zu steigern. Der Hauptvorteil einer höheren Auslastung ist eine deutliche Steigerung des Nettogewinns.“
SPI betont, dass es für die Steigerung des Nettogewinns bzw. des EBITDA unerlässlich ist, sich auf die Auslastung der fakturierbaren Ressourcen zu konzentrieren. In einem Dienstleistungsunternehmen lässt sich dies mit der richtigen Technologie zur Überwachung und Verwaltung Ihrer wertvollsten Ressource – Ihrer Mitarbeitenden – erreichen.
Wie kann ich die EBITDA-Marge steigern?
Wie Sie Ihre Mitarbeitenden einsetzen und sie zur produktiven Nutzung ihrer Zeit befähigen, kann laut SPI entscheidend zur Steigerung des EBITDA beitragen.
Daten und Automatisierung sind das A und O
Wie Sie Key Performance Indicators (KPIs) wie das EBITDA überwachen ist der erste Schritt zur Steigerung der Rentabilität. Bei Legacy-Systemen kann sich die Überwachung des EBITDA oder jeder anderen Kennzahl aufgrund der damit verbundenen manuellen Aufgaben schwierig gestalten und den Stresspegel der Mitarbeitenden erhöhen.
Viele Unternehmen nutzen beispielsweise noch immer Legacy-Systeme wie Excel, um all ihre Mitarbeiter- und Finanzdaten zu verwalten. Nicht nur die Zuordnung der Daten kostet viel Zeit, auch Aufgaben wie die Aktualisierung dieser Daten, die Erstellung von Berichten und die Erarbeitung von Empfehlungen zu Maßnahmen können sich auf das EBITDA auswirken.
Wenn diese Aufgaben auf einer sicheren Cloud-ERP-Plattform automatisiert werden, gewinnen die Mitarbeitenden Zeit für wertschöpfende Aufgaben – sie können Daten analysieren sowie Maßnahmen und Strategien vorschlagen.
Dienstleistungsunternehmen benötigen zuverlässige Reporting- und Analysefunktionen, um ihr EBITDA zu überwachen und zu verstehen, wie sie es beeinflussen können. Durch Konsolidierung der Finanzdaten in einem digitalen ERP-System, das Einblick in Ihre HR-, Finanz- und Projektdaten bietet, lässt sich leichter nachvollziehen, wie diese integralen Bestandteile eines Unternehmens Ihr Endergebnis beeinflussen.
Mit einem System, das die Überwachung von EBITDA und anderen KPIs optimiert, können die betreffenden Mitarbeitenden Berichte zu Veränderungen erstellen und Strategien entwickeln, statt die manuelle Arbeit selbst erledigen zu müssen.
Wenn das EBITDA auf der Basis einer Single Source of Truth (zentrale Datenquelle) genau gemessen, überwacht und gemeldet werden kann, lassen sich Probleme erkennen und angehen, bevor sie sich auf Projekte auswirken.
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Optimierung Ihrer Prozesse für die Ressourcenplanung
SPI betont, dass sich der Einblick in die Ressourcen Ihres Unternehmens nicht nur positiv auf die Servicebereitstellung auswirkt, sondern auch auf das EBITDA.
ERP bietet eine Single Source of Truth (zentrale Datenquelle) für HR, Finanzen und Projekte, mit deren Hilfe klar wird, wie sich bestimmte Mitarbeitenden in bestimmten Bereichen am besten einsetzen lassen. Kurzum: eine Planungslösung, die Einblicke in den Personalplanungsprozess sowie in die finanziellen Aspekte Ihrer Projekte bietet.
Ein System, mit dem Sie den finanziellen Zustand Ihrer Projekte nachverfolgen und sicherstellen, dass Ihre Mitarbeitenden und Ressourcen in vollem Umfang gewinnbringend eingesetzt werden, unterstützt Sie beim Erreichen Ihrer EBITDA-Ziele und warnt Sie frühzeitig, wenn Sie diese Ziele zu verfehlen drohen.
Laut dem Benchmark-Bericht von SPI umfasst „die Servicebereitstellung mehrere Faktoren, darunter das Ressourcenmanagement, die Lieferung von Projekten in einem vorhersehbaren und akzeptablen Zeitrahmen, die Senkung der Kosten bei gleichzeitiger Verbesserung der Projektqualität und die Nutzung von Wissen.“
Mit einem Ressourcenplanungsprozess können Unternehmen die Maßnahmen, die zu einem erfolgreichen Projekt geführt haben, klarer messen – von den Ressourcen, die einem bestimmten Projekt zugewiesen wurden, bis hin zur Erstellung von Benchmarks für die Projektabschlusszeit – und so effektive Strategien für die Zukunft entwickeln.
In einem kürzlich veröffentlichten Bericht von Dresner wurden Vergütung, Personalbestand und demografische Kerndaten, Mitarbeiterbindung sowie Jahresendprognosen und Forecasting als unerlässliche Funktionen genannt. Diese ermöglichen es Unternehmen die Mitarbeiterdaten genauer zu analysieren. So können sie z. B. Standort, Verfügbarkeit, Betriebszugehörigkeit, Zertifizierung, Fähigkeiten und vieles mehr berücksichtigen, um Mitarbeitende für ein Projekt zu finden.
Talentmanagement
SPI stellt fest, dass „das Talentmanagement mit dem demographischen Wandel der Belegschaft an Bedeutung gewonnen hat“, weil „Mitarbeitende mit Kundenkontakt zunehmend unter dem Druck stehen, Kundenbeziehungen aufzubauen und die Kundenanforderungen sorgfältiger zu definieren.“
SPI betont in diesem Zusammenhang, wie wichtig es ist, Fachkräfte nicht nur als Ressource zuzuweisen, sondern sie zu managen und für ihre Zufriedenheit zu sorgen. Schließlich sind diese Fachkräfte der entscheidende Faktor für die Kundenzufriedenheit und Servicebereitstellung.
Unternehmen benötigen genaue und wiederholbare Prozesse zur Erfassung von Mitarbeiterdaten und zum Aufbau einer datengestützten Kultur. Diese schafft das Vertrauen, dass Manager*innen Umfragen und andere Feedback-Prozesse nicht nur als Pflichtübung betrachten, sondern tatsächlich Maßnahmen ergreifen.
Wie kann Unit4 Ihnen helfen, Ihr EBITDA zu überwachen und zu beeinflussen?
Die integrierte ERP-Suite von Unit4 bietet robuste Reporting- und Analysefunktionen in der Cloud, mit denen Unternehmen Umsatzwachstum, Margen und Rentabilität genau nachverfolgen können. Wenn ein Unternehmen das EBITDA überwachen und darüber Bericht erstatten kann, lassen sich leichter Strategien zur Steigerung dieses wichtigen Key Performance Indicators (KPI) entwickeln.
Unit4 FP&A stellt zeitsparende Automatisierungsfunktionen bereit. Ihre Teams verbringen entsprechend weniger Zeit mit der Erstellung von Berichten und der manuellen Konsolidierung von Daten und können sich stattdessen darauf konzentrieren, aus diesen Daten Strategien zur Steigerung der Rentabilität abzuleiten.
Unit4 ist laut der jährlichen Marktstudie von Dresner der führende Anbieter für Personalplanung und -analyse. Durch die Integration von Finanz- und Personaldaten schaffen wir Synergieeffekte zwischen diesen Teams. Die daraus resultierende optimierte Nutzung der vorhandenen Ressourcen sorgt für einen hohen ROI.
Das Talent Management-Modul von Unit4 ermöglicht die Einrichtung wiederholbarer Prozesse zur Erfassung und Auswertung von Mitarbeiterdaten und -feedback, um die Produktivität und das Engagement der Mitarbeitenden zu steigern.
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