Wie Unit4 FP&A die Bedarfsplanung für Dienstleistungen des öffentlichen Sektors unterstützen kann
Die Planung und Prognose der Nachfrage nach Dienstleistungen des öffentlichen Sektors ist von entscheidender Bedeutung, da Organisationen mit kontinuierlichen Veränderungen, einer steigenden Nachfrage nach Dienstleistungen und weiterhin mit Bearbeitungsrückständen zu kämpfen haben.
In diesem Blog untersuchen wir die Notwendigkeit der Planung und Prognose der Dienstleistungsnachfrage im öffentlichen Sektor, wie dies effektiv und effizient geschehen kann, und betrachten, wie die digitale Transformation von Abläufen und Prozessen helfen kann – lesen Sie weiter, um mit Unit4 mehr zu erfahren.
Was ist Bedarfsplanung?
Bedarfsplanung für Dienstleistungen ist, wie eine Organisation ein Gleichgewicht findet zwischen der Zuweisung von Ressourcen, dem Umfang der Dienstleistungsnachfrage und der Deckung dieser Nachfrage mit den vorhandenen Ressourcen oder Kapazitäten.
Natürlich muss der öffentliche Sektor sicherstellen, dass er über die Kapazität verfügt, die Nachfrage zu decken, um den Bürgern Dienstleistungen effektiv und effizient bereitzustellen.
Was ist Prognose?
Die Prognose ist ein wichtiger Prozess für die Planung der Dienstleistungsnachfrage, der es Organisationen ermöglicht, sicherzustellen, dass die Ressourcen, die sie heute einer Dienstleistung zuweisen, nicht von den Ressourcen ablenken, die zur Deckung der zukünftigen Nachfrage benötigt werden.
Im öffentlichen Sektor kann die Bewältigung von Spitzen und Tiefen schwierig sein, da die Anforderungen an viele Dienstleistungen unvorhersehbar vor dem Hintergrund eingeschränkter Mittel schwanken, was sich auf die Ressourcen auswirkt.
Daher kann der öffentliche Sektor von der Prognose der Dienstleistungsnachfrage profitieren, die zwar nicht immer hundertprozentig genau ist, aber wenn sie auf genauen und rund um die Uhr verfügbaren Daten basiert, können Organisationen diesen Prozess nutzen, um sicherzustellen, dass sie Ressourcen effizient zuweisen können, um sicherzustellen, dass die Nachfrage für die Zukunft gedeckt werden kann, nicht nur für heute.
Warum Daten die Bedarfsplanung und -prognose für Dienstleistungen anführen müssen
Effektive Prozesse zur Planung und Prognose der Dienstleistungsnachfrage im öffentlichen Sektor basieren auf Daten – diese Daten müssen korrekt sein, aber die Daten müssen auch auf dem neuesten Stand sein und ein vollständiges Bild vermitteln, da sich die Nachfrage auf alle Bereiche einer Organisation auswirkt.
Das Problem ist, dass die meisten Organisationen des öffentlichen Sektors immer noch manuelle und mühsame Prozesse verwenden, die entweder begrenzte oder veraltete Daten liefern, wobei Legacy-Systeme wie Excel der Gleichung einfach unerwünschte manuelle Aufgaben hinzufügen.
Warum eine einheitliche Plattform für eine flexible Bedarfsplanung erforderlich ist
Während Excel mit Produktivitätsproblemen und unterschiedlichen Versionen der Wahrheit behaftet ist, wird es ohne integrierte Daten aus allen Abteilungen und Funktionen nahezu unmöglich, Ressourcen zuzuweisen. Integrierte Daten sind von entscheidender Bedeutung und ermöglichen es Unternehmen, ein umfassenderes Verständnis der verfügbaren Ressourcen, ihrer Zuweisung und der Aufgaben, denen sie zugewiesen werden sollen, zu erlangen.
Moderne Cloud-Lösungen wie Unit4 ERP integrieren Ihre Finanz-, Personal-, HCM-, Beschaffungs- und weitere Bereiche an einem Ort mit sofortigem Zugriff auf Daten und Analysen, um die Genauigkeit der Prognosen für die Bedarfsplanung zu verbessern.
Eine Cloud-Plattform bietet tiefere Einblicke und ein besseres Verständnis Ihrer gesamten Organisation. Wir helfen Ihnen, eine Strategie zu entwickeln, die Sie sofort in allen Funktionen Ihres Unternehmens umsetzen können, indem Sie fortschrittliche Berichtsfunktionen nutzen, um diese Strategie allen zu verdeutlichen und Ihnen zu helfen, agiler auf schwankende Bedarfsänderungen zu reagieren.
Unit4 FP&A bietet Szenarioplanungsfunktionen, mit denen Ihre Teams sich auf den Bedarf vorbereiten und verstehen können, wie sich ein erhöhter Bedarf in der Zukunft auf die aktuelle Arbeitsbelastung auswirken könnte, sodass Sie sich schnell an zukünftige Störungen anpassen können.
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4 Best Practices für die Servicebedarfsplanung im öffentlichen Sektor
Um die Bedarfsprognose effektiv zu gestalten, muss Ihr FP&A-Team Ihre Organisation zu fundierteren Entscheidungen führen, die kontinuierlich die optimale Leistung fördern.
Betrachten wir die kritischen Faktoren und Schritte in diesem Prozess:
1. Identifizieren Sie wichtige organisatorische Treiber und kritische Unsicherheiten
Ihre Organisation des öffentlichen Sektors wird täglich eine Vielzahl interner und externer Faktoren und Herausforderungen bewältigen, wie z. B. die Verfügbarkeit von Personal, Änderungen in der Finanzierung und steigende Kosten. Bevor eine Bedarfsplanung stattfindet, müssen Sie zunächst die Treiber identifizieren, die die Bedarfsdeckung beeinflussen.
Beispielsweise muss eine Organisation, die Sozialleistungen erbringt, wahrscheinlich nicht nur auf die Finanzierung durch lokale Räte oder die Zentralregierung achten, sondern auch darauf, wie gut sie mit Personal ausgestattet ist, da Letzteres ihre Fähigkeit beeinflusst, ihre lebenswichtigen Dienstleistungen für die Bürger zu erbringen.
Mit anderen Worten: Wenn Sie wissen, welche Teile Ihrer Organisation den größten Einfluss darauf haben, wie mit dem Bedarf umgegangen wird, ist es einfacher, eine Strategie zu entwickeln, um sich an diese Probleme anzupassen und sicherzustellen, dass der Bedarf effektiv gedeckt wird.
Insbesondere einige Organisationen stellen möglicherweise fest, dass digitale Tools dazu beitragen können, viele dieser Treiber zu lösen. Wo Personalmangel herrscht, kann die Bedarfsplanung diese Lücke vorübergehend schließen, indem sie Ressourcenlücken identifiziert und sicherstellt, dass der Bedarf weiterhin gedeckt werden kann.
2. Generieren Sie mehrere Szenarien mit Unit4 FP&A
Sobald die Treiber der Bedarfsdeckung identifiziert sind, können Sie mehrere Szenarien erstellen, um die Strategie zu unterstützen, wenn diese Treiber betroffen sind. Um dies zu strukturieren, verwenden Sie Entscheidungsbaumdenken oder Szenarioplanung, um sicherzustellen, dass Sie einen sich gegenseitig ausschließenden, kollektiv erschöpfenden (MECE) Rahmen haben.
Dies hilft Ihnen zu erkennen, wie sich ein erhöhter Bedarf auf Ihre finanziellen Vermögenswerte auswirken könnte, aber auch, wie sich die finanzielle Lage Ihrer Organisation bei sinkendem Bedarf verändern könnte.
Mit einer besseren Vorstellung davon, wie sich Ihre Organisation erholen könnte, wenn sie über Werkzeuge zur Bedarfsdeckung verfügt, kann dies ein Business Case für diese Werkzeuge sein, die Moral im Allgemeinen verbessern und auch das Vertrauen bei Stakeholdern, Partnern, Spendern und mehr stärken.
3. Entwickeln Sie eine Strategie, die auf Treibern basiert, anstatt auf bestimmten Szenarien
Störungen werden nicht verschwinden, sind aber weiterhin schwer vorzubereiten. Unsere Köpfe ignorieren oft ungünstige oder unwahrscheinliche Ergebnisse, oder wir überschätzen, wie wahrscheinlich das beste Szenario ist. Durch die Identifizierung der Treiber, die die Bedarfsplanung beeinflussen, können wir Strategien entwickeln, um ihre Auswirkungen einzudämmen.
Beispielsweise könnte eine lokale Behörde Benutzer in der Sozialpflegefunktion in bestimmte Gruppen einteilen, basierend auf ihren Bedürfnissen, um die Dienstleistungen besser an den Bedarf anzupassen. Dies könnte dazu beitragen, alle Kapazitäten effektiv zu nutzen, z. B. durch die Planung einiger Dienstleistungen zu unterschiedlichen Zeiten.
Die Szenariomodellierung in Unit4 FP&A ist nützlich, um eine Finanzstrategie für alle Eventualitäten zu entwickeln. Es ist nahezu unmöglich, Störungen vorherzusagen, aber Sie können sich auf das Unvorhersehbare vorbereiten, indem Sie die Strategie entwickeln, die erforderlich ist, um sich wieder zu erholen.
Organisationen müssen datengesteuerte Strategien entwickeln, um die betroffenen Treiber zu bewältigen. Wenn das Unvorhersehbare eintritt, haben Sie eine Strategie, um den spezifischen Treiber zu lösen, da diese für jede Störung oder Auswirkung auf den Bedarf verwendet werden kann, anstatt eine Strategie für ein isoliertes Szenario zu entwickeln.
4. Nutzen Sie FP&A, um die 24/7-Planung Realität werden zu lassen
Trotz all der oben genannten Punkte ist es auch wichtig zu verstehen, dass es unmöglich ist, jedes mögliche Ergebnis zu erfassen, das jeder kritische Faktor mit sich bringen könnte, egal wie sehr Sie sich bemühen. In der Realität ändern sich die Umstände der Bedarfsplanung schnell, und trotz Ihrer besten Bemühungen muss die Szenarioplanung Echtzeitplanungsfunktionen bieten, um wirklich effektiv zu sein.
Moderne Tools ermöglichen es Ihrem FP&A-Team, Live-Daten zu nutzen, um unendlich viele Szenarien zu erstellen und zu iterieren. Dies ermöglicht es Ihnen, Pläne nahezu in Echtzeit zu besprechen, was zu fundierteren Entscheidungen führt, wenn Maßnahmen am dringendsten benötigt werden.
Es gibt keine Anzahl von Plänen, die alle Möglichkeiten auch nur für eine Organisation abdecken können, geschweige denn für einen ganzen Sektor. Das Ergebnis ist, dass Organisationen nach dynamischen Szenarioplanungstools suchen müssen, die sich schnell anpassen können, anstatt sich auf hyperspezifische Strategien zu verlassen.
Wie kann Unit4 Ihren Bedarfsplanungsprozess transformieren?
Unsere intelligenten FP&A-Softwarelösungen geben Ihren Teams die Freiheit, mehr Zeit mit der Bereitstellung von Erkenntnissen und der Wertschöpfung für Ihr Unternehmen zu verbringen. Unsere Lösung bietet die Transparenz und die Einblicke, die Sie benötigen, um die Zahlen besser zu verstehen und diese Erkenntnisse in Maßnahmen für bessere Ergebnisse umzusetzen.
Mit Unit4 FP&A können Sie alle Ihre Daten und Planungen zusammenführen, um Ihr Unternehmen in die Zukunft zu führen und die Bedarfsplanung mithilfe aktueller Budgetzahlen oder HR-Erkenntnisse für eine bessere Ressourcen- und Bedarfsplanung zu verbessern.
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