Mit Unit4 FP&A kann der öffentliche Sektor die mittelfristige Finanzplanung stemmen

 Mit einer mittelfristigen Planung gewinnen diese Organisationen jedoch die Kontrolle zurück und können ihre Zielvorgaben im Laufe des Jahres anpassen, ohne dass es zu größeren Störungen der Abläufe kommt.

Für eine erfolgreiche mittelfristige Planung benötigen Organisationen des öffentlichen Sektors jedoch digitale Systeme, die mehrere Datenquellen miteinander verbinden, sodass dank einer Single Source of Truth (zentrale Datenquelle) rund um die Uhr zuverlässige Transparenz geboten ist.

Wie können Organisationen des öffentlichen Sektors dieses Umfeld erfolgreich meistern? Und noch wichtiger: Wie können sie inmitten des Chaos effektiv planen? Wir sehen uns nun die Herausforderungen der mittelfristigen Planung an und wie diese sich mit Finanzplanungs- und analysesoftware (FP&A) bewältigen lassen.

Was ist mittelfristige Planung?

Die mittelfristige Planung (MTP) ist das, was zwischen der kurzfristigen und der langfristigen Planung liegt. In der Regel handelt es sich um einen 1- bis 5-Jahres-Plan, der es Organisationen ermöglicht, flexibel zu bleiben, wenn sich ihre Ziele und ihre Finanzlage ändern.

Im Vereinigten Königreich reichen einige Kommunalverwaltungen beispielsweise sogenannte „Section 114 Notices“ ein, wenn sie glauben, dass ihre Organisation den Haushaltsausgleich nicht erreichen kann, also nicht über genügend Ressourcen verfügt, um den finanziellen Verpflichtungen nachzukommen.

Dies ist ein Signal für eine finanzielle Notlage und führt dazu, dass alle nicht-essenziellen Ausgaben gestoppt und dringende Maßnahmen zur Lösung der Haushaltsprobleme eingeleitet werden. Diese Haushaltsprobleme sind insbesondere auf Mittelkürzungen, eine erhöhte Nachfrage nach Dienstleistungen (insbesondere im sozialen Bereich) und wirtschaftlichen Druck wie Inflation zurückzuführen.

Finanzielle Notlagen entstehen unter anderem, wenn Organisationen sich zu sehr auf langfristige Pläne verlassen, die letztendlich verworfen werden müssen, weil sich die wirtschaftlichen Bedingungen, die Finanzziele und andere Faktoren ändern. Der in die Erstellung und Genehmigung des langfristigen Finanzplans gesteckte Aufwand war also vergebens, und häufig mangelt es in den Teams an Zeit und Ressourcen, um schnelle Anpassungen vorzunehmen.

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Woran scheitert eine langfristige Finanzplanung?

Viele Faktoren, nicht nur wirtschaftliche, können einen langfristigen Finanzplan unbrauchbar machen:

• Politik: Ein Führungswechsel, neue politische Prioritäten und sich verändernde Regierungspläne können die Finanzierung im öffentlichen Sektor stark beeinflussen. Bei einem politischen Richtungswechsel müssen Organisationen des öffentlichen Sektors oft schnell umschwenken, und das macht es schwierig, einen konsistenten langfristigen Plan zu verfolgen.
• Wirtschaftswandel: Die Finanzmittel, die den Organisationen des öffentlichen Sektors weltweit zugewiesen werden, ändern sich bei wirtschaftlichem Gegenwind in der Region. Unter solch volatilen Bedingungen ist es schwierig, künftige Bedürfnisse und die Zuweisung von Ressourcen zu prognostizieren.
• Änderungen in Bezug auf Vorschriften und Compliance: Jedes Jahr werden neue Vorschriften eingeführt, durch die Unternehmen dazu gezwungen sind, ihre Pläne anzupassen, z. B. IFRS 16 oder ESG-Reporting. Diese Änderungen können sorgfältig ausgearbeitete Pläne durchkreuzen, da neue Vorschriften möglicherweise eine Verschiebung der Prioritäten oder der Ressourcenzuweisung erfordern.
• Öffentliche Bedürfnisse: Der öffentliche Sektor wird letztlich von den Bedürfnissen seiner Bürger*innen nach Dienstleistungen bestimmt. Es ist schwer vorherzusagen, wie sich die Erwartungen und Bedürfnisse der Öffentlichkeit im Laufe der Zeit ändern, aber dies kann sich stark auf die Budgets und die Ressourcenzuweisung auswirken, sodass langfristige Pläne angepasst werden müssen.

Was braucht der öffentliche Sektor für eine effektive mittelfristige Planung?

Mittelfristige Planung klingt in der Theorie großartig. In der Praxis hat der öffentliche Sektor bereits genug Probleme mit der Erstellung langfristiger Finanzpläne. Grund dafür sind Legacy-Systeme, die nur unzureichende Datentransparenz, zeitraubende manuelle Prozesse und geringe Flexibilität bieten.

Darüber hinaus kann ein langfristiger Plan einen großen Teil der Zeit und Arbeit Ihres Finanzteams in Anspruch nehmen. Wenn ein solcher langfristiger Plan bereits nach wenigen Monaten Änderungen erfordert, kann dies zu überarbeiteten Teams führen, weil sie nicht über die nötigen Tools für ein schnelles Umschwenken verfügen.

Die digitale Transformation kann die Cloud-First-Fähigkeiten liefern, die in der Branche benötigt werden, um die finanziellen Herausforderungen mit einer optimierten Benutzererfahrung zu meistern.

• Daten rund um die Uhr: Jeder Finanzplan leidet, wenn er nicht auf einem aktuellen Bild der derzeitigen Finanzen basiert. Moderne Software hilft, dieses Problem zu lösen, indem sie Dinge wie Datenerfassung, -speicherung und -analyse optimiert und Führungskräften die nötigen Einblicke gewährt, um fundierte, strategische Entscheidungen zu treffen.
• Forecasting und Szenarioplanung: Die Zukunft vorherzusagen ist nicht immer einfach, aber mit KI-Prognosemodellen und ausgefeiltem Forecasting können Finanzteams prüfen, wie sich Trends, Vorschriften und Bedingungen auf die Finanzen auswirken, und entsprechend planen.
• Funktionsübergreifende Daten: Ein Finanzplan, der nur die Finanzdaten berücksichtigt – egal für welchen Zeitraum –, ist nicht umfassend genug. Um zu verstehen, wie sich die Finanzen im Zusammenspiel mit der gesamten Organisation verändern werden, müssen Datensilos aufgebrochen werden. Nur dann können Finanzteams erkennen, welchen Einfluss die Personalabteilung und andere wichtige Funktionen auf das Endergebnis des Unternehmens haben.
• Automatisierte Datenprozesse: Die manuelle Eingabe und Konsolidierung von Daten ist nicht nur ineffektiv, langsam und fehleranfällig, sie trägt auch zur Überarbeitung Ihrer Finanzteams bei. Wenn Routineaufgaben automatisiert werden, können sich Ihre Finanzteams auf die Analyse und andere wertvolle Aufgaben konzentrieren.

Meistern Sie die mittelfristige Planung mit Unit4 FP&A

Unit4 engagiert sich dafür, dem öffentlichen Sektor die neuesten Innovationen bereitzustellen, und unsere zahlreichen Kundenstorys, darunter die zum East of England Ambulance Service, belegen dies:

Wir profitieren jetzt von einer zentralen Plattform für alle Prozesse der Finanzplanung, von der Cashflow-Planung und Verwaltung operativer Budgets bis hin zum Forecasting der monatlichen Kosten. Dank der leistungsstarken Budgetierungs- und Prognosefunktionen kann das Buchhaltungsteam Risiken viel effektiver planen und verwalten.

Darren Ward, Senior Finance Analyst, East of England Ambulance Service NHS Trust

Unit4 FP&A bietet eine zentrale Plattform für eine verbesserte Benutzererfahrung bei der Prognose und Entwicklung agiler Finanzstrategien. 78 % der FP&A-Expert*innen haben vor, ihre Technologie- und Datenkompetenzen im nächsten Jahr zu verbessern, so eine AFP-Benchmarking-Umfrage aus dem Jahr 2024.

Unit4 FP&A ist der perfekte Weg, um finanzielle Unsicherheit zu überwinden. Sprechen Sie daher heute noch mit dem Vertrieb und erfahren Sie, wie wir Ihrem Unternehmen helfen können.