5 Tipps für Nonprofit-Organisationen bei der Auswahl eines ERP-Systems

Nonprofit-Organisationen sollten sich jedoch darüber im Klaren sein, welche geschäftlichen und operativen Ergebnisse sie realisieren möchten, um einen Return on Investment und messbare Ergebnisse zu erzielen.

In diesem Blog untersuchen wir die Herausforderungen, Überlegungen und Möglichkeiten, mit denen sich Nonprofit-Organisationen bei der Bewertung von Finanzlösungen befassen müssen. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.

Was sind die Prioritäten von Nonprofit-Organisationen bei der Evaluierung von ERP-Systemen?

Die 2024 Charity Digital Skills Survey beleuchtet das Interesse an digitalem ERP für die Finanztransformation und meldet Folgendes:

• 81 % der Nonprofit-Organisationen geben an, dass die digitale Transformation auch 2024 eine Priorität für sie ist
• 80 % der großen Nonprofit-Organisationen sagen, dass sie sich in einem „fortgeschrittenen Stadium“ der digitalen Transformation befinden (im Vergleich zu 68 % im Jahr 2023)

Dies verdeutlicht, dass Nonprofit-Organisationen den Weg zur digitalen Transformation eingeschlagen haben. Sie möchten ihre Backoffice-Abläufe in den Finanzsystemen optimieren, um Kosten zu sparen und die Effizienz zu steigern. Gleichzeitig setzen sie zur Verbesserung von Agilität und Strategie auf modernes Datenmanagement.

Laut der aktuellen Branchenumfrage von Unit4, die in Zusammenarbeit mit DJS Research durchgeführt wurde, glauben 95 % der Befragten, dass sich cloudbasierte Lösungen positiv auf ihr Unternehmen auswirken werden.{6]

Die Umfrage hob auch die wichtigsten Ergebnisse hervor, die den digitalen Wandel bei den befragten Nonprofit-Organisationen vorantreiben. Die wesentlichen Treiber für die Transformation sind:

• Ermöglichung einer besseren Zusammenarbeit (59 %)
• Verbesserung der Reporting-Möglichkeiten (57 %)
• Ausweitung der Services (54 %)
• Umschulung von Fachkräften (53 %)
• Einführung von flexiblen/hybriden Arbeitsumgebungen (51 %)
• Gewinnung und Bindung von Fachkräften (50 %)

Durch die Digitalisierung und Integration von HR-, Finanz- und Projektdaten in der Cloud können Nonprofit-Organisationen von einer besseren Arbeitsweise profitieren, modernen Fachkräften moderne Arbeitserfahrungen bieten und eine Grundlage für Innovation und nachhaltiges Wachstum schaffen.

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5 Tipps zur Auswahl des richtigen ERP-Systems

Die Auswahl des richtigen Finanzsystems ist für Nonprofit-Organisationen von entscheidender Bedeutung, aber angesichts der Vielzahl von Möglichkeiten alles andere als einfach. Nonprofit-Organisationen müssen die Vision ihrer Organisation berücksichtigen und überlegen, wie eine cloudbasierte Finanzlösung diese unterstützen kann und sich noch dazu an die sich weiterentwickelnden Märkte und Prioritäten anpassen lässt.

1. Einen klaren Anwendungsfall erstellen

Nonprofit-Organisationen, die in digitale Finanzlösungen investieren möchten, sollten einen klaren Anwendungsfall erstellen, der die Ergebnisse aufzeigt, die sie von ihrer digitalen Transformation erwarten.

Ganz gleich, ob es darum geht, den Zeitaufwand für manuelle Aufgaben zu reduzieren, einen Überblick über die Finanzen zu erhalten, die Planungsmöglichkeiten zu verbessern oder das Engagement der Mitarbeiter zu steigern – ohne Klarheit in Bezug auf das gewünschte Ergebnis ist es schwierig, den Erfolg zu definieren und zu messen.

Außerdem tragen ein klarer Anwendungsfall und ein Implementierungsplan dazu bei, Stakeholder, Führungskräfte und Nutzer*innen für die digitale Transformation zu gewinnen. Ebenso ist die Definition der gewünschten Ergebnisse der Schlüssel zur Messung des Erfolgs der Implementierung und auch des Tools.

Dies kann Nonprofit-Organisationen bei der Auswahl des richtigen ERP-Systems für die von ihnen angestrebten Ergebnisse helfen, weil sie dadurch die große Anzahl der ERP-Anbieter und Optionen eingrenzen.

2. Die Kosten des Nichthandelns verstehen

Manchmal verwenden Nonprofit-Organisationen weiterhin Legacy-Systeme, weil sie bereits so viel Zeit und Geld in sie investiert haben, dass sie meinen, sie könnten genauso gut dabei bleiben. Allerdings sollten sie die Kosten bedenken, die dadurch entstehen, dass sie diese vertrauten alten Prozesse weiter nutzen.

Früher oder später werden diese Prozesse und Systeme ausgemustert, und es macht einfach keinen Sinn, Systeme zu verwenden, die nicht mehr zeitgemäß sind.

Organisationen, die aufrüsten und die Finanztransformation in Angriff nehmen, stellen fest, dass dank kontinuierlichen Releases und Updates mühelose Anpassung und Innovation möglich sind. Sie müssen sich also nicht mit weniger zufrieden geben und Behelfslösungen für Systeme schaffen, die nicht funktionieren. Anders ausgedrückt: Oft sind die Kosten des Nichtstuns höher als die Kosten der digitalen Transformation.

Bei der Bewertung verschiedener Anbieter sollten Nonprofit-Organisationen einen Lösungspartner wählen, der Innovationen fördert und unterstützt, sowie ein System, das sich kontinuierlich an veränderte Anforderungen anpassen kann. Nonprofit-Organisationen benötigen ein System, das mit ihnen wächst und sie nicht einschränkt.

3. Ihre Nutzer*innen einbeziehen

Wenn Sie die Mitarbeitenden und Personen, die Ihre operativen Systeme nutzen, nicht in den Entscheidungsprozess einbeziehen, können Ihnen wertvolle Erkenntnisse entgehen. Letztlich sind die Endnutzer*innen am stärksten betroffen, und Sie müssen sie mit ins Boot holen, bevor Sie investieren, damit Sie sicher sein können, dass die Nutzerakzeptanz hoch ist.

Wenn Sie die Herausforderungen der Endnutzer*innen nicht verstehen, ist Ihre Investition womöglich vergeudet, weil Sie Probleme lösen, die Sie gar nicht haben, oder in Funktionen investieren, die Sie nicht brauchen.

Sprechen Sie mit den Endnutzer*innen, um zu verstehen, was funktioniert und was nicht, was geändert werden muss und was nicht, und welche Funktionen und Möglichkeiten aus Sicht der Endnutzer*innen die Effizienz verbessern würden.

Letztlich kennen Ihre Endnutzer*innen Ihre Systeme am besten. Daher sind ihre Meinungen und Ansichten zu den von ihnen gewünschten Ergebnissen bei der Bewertung der verschiedenen Anbieter und ERP-Funktionen von unschätzbarem Wert.

4. Die Wirkung der Mission sicherstellen

Die von Ihrer Nonprofit-Organisation geleistete Arbeit und ihre einzigartige Mission sind Schlüsselfaktoren, die Sie bei der Auswahl des Anbieters nicht außer Acht lassen sollten.

Bestimmte ERP-Funktionen könnten Ihrer Organisation helfen, eine größere Wirkung zu erzielen – beispielsweise könnten Sie in einer neuen Region lebensverändernde Arbeit leisten oder Ihre Fachkräfte durch Schaffung einer hybriden Arbeitsumgebung zu mehr Leistung anspornen oder aber die vorhandenen Mittel mithilfe von neu konzipierten Beschaffungsprozessen besser ausschöpfen.

Wenn Sie verstehen, wie sich ein ERP-System nicht nur auf Ihre Backoffice-Aufgaben auswirkt, sondern auch auf die Fähigkeit, Ihre Ziele zu erreichen, können Sie nicht nur den Wert der ERP-Implementierung steigern, sondern auch einen klaren Anwendungsfall schaffen – für sich selbst wie auch für die Stakeholder und Teams, die Sie für Ihr Vorhaben gewinnen müssen.

5. Nach Erfolgsgeschichten suchen

Viele Nonprofit-Organisationen auf der ganzen Welt nutzen Cloud-ERP der nächsten Generation, um [1}[2}ihre Mission mithilfe einer datengestützten Strategie besser zu erfüllen.{3]{4] Die Lektüre von Kundenstorys oder sogar Gespräche mit ähnlichen Organisationen, die den „digitalen Sprung“ bereits gewagt haben, können helfen, die rationale Angst vor Veränderungen abzubauen.

Darüber hinaus können praxisorientierte Fallstudien zu Nonprofit-Organisationen, die mithilfe von ERP mehr erreichen konnten, Stakeholdern und Investoren einen überzeugenden Anwendungsfall präsentieren, der zeigt, dass auch andere die digitale Transformation erfolgreich meistern. Anhand dieser Storys erkennen Sie, welche Funktionen den größten Effekt und die größte Wirkung haben.

Wie kann Unit4 Nonprofit-Organisationen bei der digitalen Transformation unterstützen?

Unit4 ist Partnerschaften mit Nonprofit-Organisationen eingegangen, um sie bei der Entwicklung ihrer digitalen Agilität und der Erfüllung ihrer Mission zu unterstützen. Beispielsweise arbeiten wir seit über 25 Jahren mit Oxfam America und dem Norwegian Refugee Council.

Möchten Sie wissen, wie Unit4 Ihnen helfen kann, die neuesten, speziell für Nonprofit-Organisationen entwickelten ERP-Funktionen zu nutzen? Dann führen Sie unser Cloud Migration Assessment durch, lesen Sie unsere zahlreichen Kundenstorys zu Nonprofit-Organisationen, entdecken Sie unsere Lösungen speziell für Nonprofit-Organisationen oder sprechen Sie noch heute direkt mit dem Vertrieb!