Shared services opnieuw uitvinden: Een nieuw tijdperk van efficiëntie, flexibiliteit en waarde

Wat verandert er aan shared services en wat zijn de voordelen?

In deze blog onderzoeken we hoe shared services zich ontwikkelen, welke operationele en kostenvoordelen ze bieden en hoe de flexibele oplossingen van Unit4 organisaties in staat stellen zich naadloos aan te passen aan veranderingen.

De veranderende focus van shared services

Voorheen waren shared services vaak gericht op interne efficiëntie, zoals het stroomlijnen van back-office processen. Tegenwoordig is de focus verschoven naar burgergerichte resultaten en het aanpakken van bredere organisatorische uitdagingen. Moderne modellen voor shared services leggen de nadruk op:

• Verbeterde dienstverlening: Shared services zijn ontworpen om te voldoen aan de verwachtingen van een digitaal ingestelde bevolking, van snellere reactietijden tot verbeterde servicekanalen.
• Innovatie door samenwerking: Gemeenten bundelen middelen om complexe uitdagingen aan te pakken, zoals cyberbeveiliging en ecologische duurzaamheid.
• Flexibiliteit in levering: Lokale overheden kunnen hun servicemodellen nu sneller aanpassen aan veranderende prioriteiten of noodsituaties.

In de UK hebben South Wales en Gwent Council shared services ingezet om de toegankelijkheid en betrokkenheid van burgers te verbeteren. Door prioriteit te geven aan samenwerking en integratie van technologie hebben ze zinvolle resultaten bereikt zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit van de dienstverlening.

De kosten en operationele voordelen van shared services

Shared services leveren kostenbesparingen op, maar er zijn nog veel meer voordelen dan alleen financiële efficiëntie:

Kostenbesparingen

De Britse Local Government Association ontdekte dat gemeenteraden jaarlijks meer dan £200 miljoen besparen door shared services, met cumulatieve besparingen van meer dan £1,3 miljard over 600 samenwerkingsverbanden. Deze resultaten tonen de immense waarde aan van het opschalen van activiteiten door samenwerking.

Operationele efficiëntie

• Standaardisatie van processen: Door processen zoals HR, inkoop en financiën te verenigen, elimineren gemeenten overbodige zaken, besparen ze kosten en verbeteren ze reactietijden.
• Cyberbeveiliging: Door samen te werken kunnen kleinere gemeentes robuuste beveiligingsmaatregelen implementeren. Zo heeft de stad Vaasa in Finland haar cyberbeveiligingsparaatheid verbeterd door deel te nemen aan een raamwerk voor shared services, waardoor ze kon profiteren van gezamenlijke expertise en middelen.

Zeggenschap voor werknemers

Shared services transformeren ook de werkervaring voor overheidsmedewerkers. Door gebruik te maken van automatisering en het elimineren van terugkerende taken kunnen medewerkers zich richten op strategische, waardevolle initiatieven.

Zo is bijvoorbeeld dankzij robotische procesautomatisering (RPA) de werkdruk verlaagd en de tevredenheid onder werknemers in gemeenten die deze technologieën hebben ingevoerd verhoogd.

Click to read 21st-century shared services for the public sector (NL) Gated

Hoe Unit4 een naadloze transformatie van shared services mogelijk maakt

Unit4 biedt oplossingen waarmee organisaties in de publieke sector in staat worden gesteld om uitdagingen te overwinnen en het volledige potentieel van shared services te benutten. De aanpak is gericht op wendbaarheid, flexibiliteit en schaalbaarheid, waardoor het voor organisaties eenvoudiger wordt om diensten te herconfigureren en in te spelen op veranderende behoeften.

Aanpasbaar en schaalbaar

Unit4's cloudgebaseerde bedrijfssoftware stellen gemeenten in staat om de reikwijdte van hun shared services-initiatieven aan te passen zonder noemenswaardige onderbreking. Of het nu gaat om het toevoegen van nieuwe entiteiten of het herschikken van dienstverleningsstructuren, Unit4 zorgt voor een soepele overgang.

West Northamptonshire Council (WNC) gebruikt bijvoorbeeld Unit4's ERP (Enterprise Resource Planning) systeem om shared services te beheren voor meerdere raden, waaronder Cambridgeshire County, Milton Keynes City en North Northamptonshire Councils.

Het systeem ondersteunt kritische functies zoals HR, salarisadministratie, financiën en betalingen voor meer dan 14.000 gebruikers en verwerkt maandelijks de salarisadministratie voor ongeveer 27.000 personen.

WNC, dat optreedt als de leidende autoriteit in deze overeenkomst voor shared services, maakt gebruik van het Unit4-platform om processen te stroomlijnen, kostenefficiëntie te verbeteren en diensten voor inwoners en partnerorganisaties te verbeteren.

Innovatie stimuleren

Met ingebouwde ondersteuning voor automatisering en AI-tools verbeteren de systemen van Unit4 de dienstverlening. Door intelligente automatisering te omarmen kunnen gemeenten verzoeken van burgers sneller en nauwkeuriger verwerken, wat leidt tot een grotere tevredenheid.

Shared services maken ook aanzienlijke financiële besparingen mogelijk. South Wales Police en Gwent Police hebben bijvoorbeeld Unit4's cloudgebaseerde oplossingen gebruikt om hun HR- en financiële activiteiten te verbeteren.

Deze geconsolideerde aanpak bevordert samenwerking en bespaart jaarlijks ongeveer £4 miljoen, wat aansluit bij de doelstellingen van de publieke sector om middelen te optimaliseren en besluitvorming te verbeteren.

Duurzaamheid en samenwerking

Unit4 ondersteunt het streven naar ESG-doelstellingen (milieu, maatschappij en goed bestuur) door het delen van middelen en operationele efficiëntie te vergemakkelijken. Gezamenlijke initiatieven zoals die van Hoople Ltd. laten zien hoe het gebruik van Unit4 ERP-systemen middelen kan optimaliseren met behoud van de kwaliteit van de dienstverlening.

Hoople heeft deze systemen met succes geïntegreerd om de operationele efficiëntie te verbeteren, redundantie te voorkomen en bredere digitale transformatie-inspanningen te ondersteunen.

Vooruitkijken naar de toekomst van shared services

De uitdagingen waar lokale overheden voor staan vragen om een gedurfde, gezamenlijke aanpak. Shared services, mogelijk gemaakt door robuuste platforms zoals Unit4, vormen een vitale strategie om deze complexiteit het hoofd te bieden.

Door zich te richten op de resultaten voor de burger, kostenefficiëntie en medewerkerstevredenheid, kunnen overheden meer bereiken met minder en tegelijkertijd wendbaar blijven in een snel veranderende wereld.

Zoals meerdere Europese Publieke Sector organisaties hebben laten zien, is de sleutel tot succes het gebruik van technologie als middel, in plaats van het als een belemmering te zien. Met een platform als Unit4 is het potentieel om de openbare dienstverlening opnieuw vorm te geven eindeloos en worden sterkere gemeenschappen en duurzame vooruitgang bevorderd.

Hoe Unit4 je kan helpen te profiteren van shared services

Bij shared services gaat het niet langer alleen om het besparen van kosten, maar om het creëren van veerkrachtige organisaties die klaar zijn voor de toekomst en uitzonderlijke publieke waarde kunnen leveren.

Unit4's geïntegreerde oplossingen, waaronder ERP, FP&A en HCM stellen organisaties in staat om processen te stroomlijnen, middelen te optimaliseren en samenwerking tussen afdelingen te bevorderen.

Download ons eBook voor meer informatie over de evolutie van shared services en hoe ze transformatie in de publieke sector stimuleren: 21-eeuwse moderne shared services voor de publieke sector.

Dit eBook zit boordevol inzichten, voorbeelden uit de praktijk en praktische richtlijnen en is een uitstekende bron om te begrijpen hoe shared services kunnen zorgen voor efficiëntie, flexibiliteit en uitzonderlijke publieke waarde.

Of je nu de operationele efficiëntie wilt verbeteren, financiële transparantie wilt bereiken of de ervaringen van medewerkers en burgers wilt verbeteren, Unit4 kan je helpen je shared service-doelen te bereiken. Maak vandaag nog een afspraak met onze afdeling sales om te leren hoe.