Modern ekonomihantering på utbildningsinstitutioner

Äldre system och isolerade data gör det omöjligt att driva en modern verksamhet – det går helt enkelt inte att fatta välgrundade beslut och framtidssäkra strategierna.

Denna trend blir extra tydlig i Tambellinis rapport från 2021: ”Över 90 procent av institutionerna som uppdaterade sina ekonomi- och HR-system valde molnimplementering antingen som en tjänst (SaaS) eller en hosting-lösning.”

Övergången till intelligenta, datadrivna system som molnbaserad affärssystem är mer än bara en teknisk uppgradering – det är en strategisk nödvändighet.

Nedan utforskar vi vikten av att modernisera ekonomiarbetet och hur lösningar som Unit4 ERP kan öka effektiviteten, hållbarheten och flexibiliteten för högskolor och universitet.

Varför är det viktigt med digital transformation på ekonomiavdelningen?

Utbildningsinstitutioner står inför ett antal utmaningar:

• Ekonomiska påfrestningar: Driftkostnaderna stiger och Institute for Fiscal Studies rapporterar om att det läggs 18 % mindre på varje student i England jämfört med 2012. Intäkterna som föll på grund av covid-19 understryker dessutom det akuta behovet av en effektiv och transparent ekonomi.
• Regelefterlevnad och rapportering: Alltmer komplexa rapporteringskrav, som exempelvis IFRS 16, ESG och mångfaldsindikatorer, ställer höga krav på system som kan samla in, analysera och presentera data på ett sömlöst sätt.
• Förväntningar från intressenter: Studenter, anställda och finansiärer förväntar sig transparenta institutioner vars initiativ återspeglar socialt ansvar och hållbarhet. Med moderna ekonomilösningar får lärosäten de verktyg de behöver för att hantera utmaningarna och öka värdet för både studenter och intressenter.

Ladda ner vår e-bok för att läsa om hur institutioner kan framtidssäkra och effektivisera ekonomiarbetet med Unit4 ERP.

Bättre beslut med bättre data

Ledningsgrupper inom utbildningsinstitutioner måste hantera mer än bara ekonomiska utmaningar. Enligt Deloitte handlar det också om ekonomisk stress, krav från studenter att investeringen i utbildningen ger faktisk avkastning och ökat fokus på mångfald, jämlikhet och inkludering. För att hantera problemområdena gäller det att alla data är integrerade.

Med hjälp av realtidsanalyser, en gemensam informationskälla och bättre kontroll på nyckeltal går det att fatta mer välgrundade beslut och se till att man ligger steget före kommande krav. Till exempel:

• Finansiell motståndskraft: Datainsikter förbättrar förmågan att förutse ekonomiskt underskott, hantera resurser strategiskt och säkerställa långsiktig hållbarhet.
• Insyn: Faktorer rörande ESG och bolagsstyrning påverkar i allt högre grad finansieringsbesluten. Integrerade system förenklar processen att samla in, analysera och rapportera dessa data.
• Nöjda intressenter: Spåra studieresultat, nöjdhet och medarbetareengagemang för att anpassa organisationens mål till intressenternas förväntningar.

Click to read Modernizing Higher Education Finance (Gated)

Ligg steget före tillsynsmyndigheterna

Utbildningsinstitutioner måste ständigt hantera nya och allt mer komplexa lagstadgade standarder och regelverk. Det krävs effektiva system för att hantera, analysera och rapportera relevanta data för till exempel IFRS16-leasingredovisning samt ESG och mångfald.

1. ESG-rapportering och hållbarhet

Det blir allt vanligare att intressenter betonar vikten av det miljömässiga arbetet och socialt ansvar. Institutioner som misslyckas med att implementera effektiv ESG-rapportering riskerar sitt rykte och finansieringen. Verktyg för koldioxidredovisning, som de som ingår i Unit4 ERP, förenklar ESG-efterlevnaden och kan underbygga institutionens hållbarhetsprofil.

2. Efterlevnadsrapportering

Lagstadgade krav, som exempelvis rapportering av löneskillnader mellan könen och granskning av den ekonomiska hållbarheten, kräver korrekta och aktuella data. Äldre system har ofta svårt att tillhandahålla detta, vilket kan leda till problem och driftstörningar.

Men genom att uppgradera till ett molnbaserat affärssystem kan institutionerna både möta ökade krav och förbättra den ekonomiska styrningen.

Hantera budgetbegränsningar genom strategiska investeringar

Strama budgetar är vardag för de flesta lärosäten, vilket gör det svårt att hitta de nödvändiga medlen för förändringsprojekt. Kostnaden för att underhålla äldre system är dock ofta högre än investeringen i en modern lösning. Det finns flera anledningar till detta:

• Ineffektiv verksamhet: Manuella processer och isolerade system tar mer tid och resurser i anspråk.
• Föråldrad teknik: Stigande underhållskostnader och färre experter som förstår sig på äldre system ökar belastningen.
• Säkerhetsrisker: Äldre system saknar de robusta cybersäkerhetsåtgärder som behövs för att stoppa moderna hot.

Unit4 Cloud ERP är en kostnadseffektiv lösning. Den prenumerationsbaserade modellen sprider implementeringskostnaderna över tid och kan skalas upp för framtida tillväxt. Genom att konsolidera backoffice-systemen i en enhetlig plattform kan institutioner minska komplexiteten och fokusera på strategiska prioriteringar.

Risken med föråldrad teknik

Att fortsätta använda äldre ekonomisystem kan medföra vissa fallgropar. Här är några av de risker som kan uppstå:

• Stigande underhållskostnader: Föråldrade system kräver allt större underhållsresurser, vilket betyder att det finns mindre pengar att lägga på innovation.
• Säkerhetsrisker: Äldre system släpar ofta efter när det gäller moderna cybersäkerhetskrav, vilket ökar risken för institutionen.
• Driftsproblem: Det är vanligt att fel uppstår i föråldrade system som stör den dagliga verksamheten och påverkar allt från lönehantering till studenttjänster.

Fördelar med ett molnbaserat affärssystem

Moderna molnbaserade affärssystem gör det möjligt för högskolor och universitet att hantera dessa utmaningar och lägga grunden för tillväxt och bättre hållbarhet. Viktiga fördelar inkluderar:

• Förbättrad säkerhet och regelefterlevnad: Molnbaserade affärssystem har avancerade dataskydd och uppfyller de senaste lagstadgade standarderna, vilket skyddar institutionens data mot cyberhot.
• Ständiga innovationsmöjligheter: Löpande uppdateringar ser till att systemen alltid har den mest avancerade tekniken och att organisationer kan dra nytta av nya framsteg.
• Sömlös integrering: Ett gemensamt system gör det möjligt för data att flöda fritt mellan avdelningar, vilket främjar samarbete och ett datadrivet beslutsfattande.
• Kostnadseffektiv och framtidssäkrad: Slipp stora kapitalutgifter med en prenumerationsmodell som utvecklas i takt med behovet.

Ett strategiskt måste

Att modernisera affärssystemet handlar ytterst om att skapa en hållbar framtid för institutionen. Molnbaserade affärssystem, som Unit4 ERP, gör det möjligt för ansvariga i utbildningssektorn att fokusera på huvuduppdraget – förbättra studieresultaten och höja effektiviteten i organisationen.

Ladda ner vår e-bok för att läsa mer om hur ledande institutioner hanterar utmaningar med Unit4 ERP. Ta del av en färdplan som är skräddarsydd för den moderna ekonomifunktionen i utbildningsinstitutioner. Du kan också prata med försäljningsavdelningen här eller utforska vårt utbud av lösningar för högskolor och universitet här.