Cybersicherheit: Schutz sensibler Daten und Einhaltung regulatorischer Vorgaben

In diesem Blog befassen wir uns mit der Bedeutung der Cybersicherheit im Beschaffungswesen, den potenziellen Risiken und den Methoden zur Sicherung von Daten und zur Gewährleistung von Compliance.

Die Bedeutung der Cybersicherheit im Beschaffungswesen

Beschaffungsteams verwalten eine Fülle von Daten, z. B. Lieferantenvereinbarungen, Preisdetails und geschützte Geschäftsdaten. Werden diese Daten in der Cloud gespeichert, sind sie zwar für Teammitglieder außerhalb der lokalen Laufwerke leicht zugänglich, aber auch anfällig für den Zugriff durch unbeabsichtigte Zielgruppen.

Jede Verletzung dieser Daten könnte gravierende Folgen haben, wie z. B. Rufschädigung oder sogar rechtliche Konsequenzen. Der Schutz dieser sensiblen Daten sollte daher von Beschaffungsteams priorisiert werden. Die Implementierung von Cybersicherheitsmaßnahmen ist aus folgenden Gründen wichtig:

Sensible Daten schützen

Verhindern Sie den Zugriff auf wichtige Informationen, um den Wettbewerbsvorteil des Unternehmens zu sichern. Dies könnte bedeuten, dass Sie Produkt- oder Prozessgeheimnisse schützen, aber auch Datenbanken mit Kontaktinformationen.

Compliance sicherstellen

Verschaffen Sie sich Einblick in anwendbare Gesetze, sorgen Sie für die Einhaltung rechtlicher Vorgaben und schützen Sie das Unternehmen vor Klagen oder finanziellen Strafen im Zusammenhang mit Datenschutzverletzungen.

Vertrauen aufbauen

Wahren Sie das Vertrauen von Lieferanten und Interessengruppen, indem Sie Ihr Engagement für den Datenschutz demonstrieren. Ihre Kunden und Partner möchten wissen, dass ihre Daten bei Ihnen sicher sind. Mit einer ISO-Zertifizierung und ISO-zertifizierten Anbietern können Sie Ihren Stakeholdern dies auf ideale Weise vermitteln.

Unterbrechungen verhindern

Vermeiden Sie Unterbrechungen der Beschaffungsprozesse durch Cyberbedrohungen, damit der Geschäftsbetrieb nahtlos weiterlaufen kann. So wie Lieferkettenrisiken aufgrund geopolitischer Ungewissheit oder Naturkatastrophen den ordnungsgemäßen Betrieb Ihres Unternehmens bedrohen, sind auch Kompromittierungen der Cybersicherheit eine einzigartige, aber ebenso folgenreiche Art von Betriebsrisiko.

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Cybersicherheitsrisiken managen

Das Erkennen von Cybersicherheitsrisiken im Beschaffungswesen ist ein entscheidender Aspekt der Verteidigungsstrategie. So sind Sie jeweils einen Schritt voraus:

1. Halten Sie Ihre Systeme aktuell und sicher

• Software-Updates: Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Beschaffungssoftware und -systeme aktualisieren, um sich vor Zero-Day-Angriffen zu schützen, bei denen Schwachstellen sofort oder kurz nach ihrem Bekanntwerden ausgenutzt werden.
• Patchmanagement: Richten Sie einen Prozess für das Patchmanagement ein, um Software- und Hardware-Sicherheitslücken schnell zu schließen, wenn Sie eine Single-Tenant-Cloud- oder lokale Architektur verwenden.
• Compliance: Halten Sie Ihre Software unbedingt auf dem neuesten Stand, um Branchenanforderungen wie die DSGVO, HIPAA und PCI DSS zu erfüllen. Die Nichteinhaltung kann zu Geldstrafen führen und Ihrem Ruf schaden.
• Verbesserungen bei der Zugriffskontrolle: Sicherheitsupdates können neue oder verbesserte Mechanismen für die Zugriffskontrolle einführen, um strengere Richtlinien für den Datenzugriff durchzusetzen.
• Wartungsfenster: Benachrichtigen Sie Tenants im Voraus, um Betriebsunterbrechungen zu minimieren, wenn Updates aufgespielt werden.

2. Bieten Sie fortlaufende Schulungen zur Cybersicherheit an

• Sensibilisierung der Mitarbeitenden: Bieten Sie Schulungen zum Thema Cybersicherheit für Mitarbeitende des Beschaffungsteams an, z. B. zur Erkennung von Phishing-Versuchen und zum sicheren Umgang mit sensiblen Daten.
• Aufbau von Vertrauen: Tenants (Mieter) neigen zu Vertrauen und Loyalität gegenüber einem Dienstleister, der Wert auf Schulungen zur Cybersicherheit legt. Dies zeigt, dass er sich für den Schutz ihrer Daten und die Gewährleistung einer sicheren Umgebung einsetzt.
• Simulierte Angriffe: Testen Sie die Bereitschaft Ihrer Mitarbeitenden, indem Sie simulierte Phishing-Angriffe durchführen, um das gelernte Wissen zu verfestigen.

3. Schützen Sie sensible Informationen mit Verschlüsselung

• Datenverschlüsselung: Sorgen Sie beim Übertragen und Speichern von Daten mit einer robusten Verschlüsselung wie AES 256 für Datensicherheit. Implementieren Sie Transport Layer Security (TLS) für eine sichere Datenübertragung und erwägen Sie den Einsatz von Hardware-Sicherheitsmodulen zur Verschlüsselungsverwaltung.
• Sichere Kommunikation: Verwenden Sie beim Austausch von Informationen mit Lieferanten und Stakeholdern verschlüsselte Kommunikationskanäle wie TLS und implementieren Sie robuste Sicherheitsmaßnahmen wie die Multifaktor-Authentifizierung (MFA), um unbefugten Zugriff zu verhindern.

4. Richten Sie robuste Sicherheitsrichtlinien ein

• Sicherheitsrichtlinien: Entwickeln und erzwingen Sie Sicherheitsprotokolle, die den Datenschutz, die Zugriffskontrolle, Verfahren zur Reaktion auf Vorfälle und Compliance-Verpflichtungen berücksichtigen. Setzen Sie robuste Authentifizierungsmethoden wie MFA durch und legen Sie strenge Zugriffskontrollen fest, um Daten zu schützen.
• Regelmäßige Audits: Führen Sie routinemäßige Sicherheitsbewertungen durch, um Schwachstellen zu ermitteln und die Einhaltung von Richtlinien und externen Vorschriften zu gewährleisten. Implementieren Sie kontinuierliche Überwachung und Protokollierung, damit Sie verdächtige Aktivitäten erkennen und darauf reagieren können.
• Incident Response Team (IRT): Bilden Sie ein Team mit Mitgliedern aus IT, Sicherheit, Rechtsabteilung und Geschäftsführung. Stellen Sie sicher, dass diese Personen umfassend geschult und ausgerüstet sind, um kompetent mit Sicherheitsproblemen umzugehen.

5. Bleiben Sie wachsam in Bezug auf Bedrohungen

• Kontinuierliche Überwachung: Nutzen Sie Überwachungs- und Protokollierungstools, um die Netzwerkaktivitäten kontinuierlich zu beobachten und Sicherheitsrisiken in Echtzeit zu erkennen und darauf zu reagieren. Erstellen Sie regelmäßig Backups von Tenant-Daten und halten Sie einen Wiederherstellungsplan bereit. Bei Sicherheitsverletzungen oder Datenverlust können Sie die Daten somit wiederherstellen.
• Dokumentation: Führen Sie Aufzeichnungen über den Incident Response Plan (Plan für die Reaktion auf Vorfälle), einschließlich Kontaktinformationen, Eskalationsprotokollen und Auswertungsprozessen nach einem Vorfall. Denken Sie daran, dieses Dokument zu aktualisieren, wenn es Änderungen in der Umgebung gibt und neue Risiken auftreten.
• Schnelles Handeln: Wenn eine Bedrohung entdeckt wird, ist schnelles Handeln gefragt, damit die Auswirkungen minimiert werden. Ein geeignetes Überwachungstool sollte sofortige Warnungen senden, auf die die Teams reagieren müssen. Verwenden Sie automatisierte Tools, um Kompromittierungen zu kontrollieren und schnell zu beheben. Dies kann die Isolierung betroffener Systeme und die Implementierung vordefinierter Gegenmaßnahmen beinhalten.
• Rückruf nach einem Vorfall: Führen Sie nach einem Vorfall eine Analyse durch, um die Ursache zu ermitteln und künftige Vorkommnisse zu verhindern. Dokumentieren Sie die gewonnenen Erkenntnisse und aktualisieren Sie den Incident Response Plan.

Wie Unit4 by Scanmarket Sie bei der Cybersicherheit unterstützen kann

Die Cybersicherheit im Beschaffungswesen ist ein zentrales Thema. Beschaffungsteams müssen über einen Incident Response Plan verfügen, um die Auswirkungen von Sicherheitsvorfällen umgehend anzugehen und zu minimieren.

Durch das Erkennen von Bedrohungen und die Durchsetzung von Sicherheitsprotokollen können Beschaffungsteams vertrauliche Informationen schützen, regulatorische Vorgaben einhalten und das Vertrauen von Lieferanten und Stakeholdern wahren.

Angesichts des technologischen Fortschritts ist es wichtig, Softwareanbieter zu wählen, die sich für eine konsequente Überwachung und die Priorisierung von Cybersicherheitsmaßnahmen engagieren. Dies ist für den Schutz der Beschaffungsvorgänge und die Steigerung des allgemeinen Geschäftserfolgs von entscheidender Bedeutung.

Die Beschaffungssoftware Unit4 by Scanmarket verbessert die Cybersicherheit durch:

• Zentralisierung des Anbietermanagements: Bewertung von Risiken, Durchführung von Due Diligence und Minimierung von Schwachstellen.
• Sicheres Vertragsmanagement: Speicherung von Verträgen, Sicherstellung des Datenschutzes und Überwachung der Einhaltung von Vorschriften.
• Verfolgung der Lieferantenleistung: Identifizierung und Behebung von Sicherheitsproblemen.
• Automatisierung von Prozessen: Reduzierung menschlicher Fehler und Optimierung der Kommunikation.
• Integration mit anderen Sicherheitstools: Bereitstellung eines umfassenden Überblicks über die Sicherheit.

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