Effektivisera löneprocessen med Unit4 ERP

Effektiv lönehantering är inte bara viktigt för att skapa en positiv medarbetarupplevelse utan även för att reducera den tid som äts upp av manuella processer och föråldrade verktyg.

Med hjälp av moderna lösningar kan er löneavdelning se till att löneprocesserna optimeras och granskas löpande.

I det här blogginlägget tittar vi närmare på vanliga utmaningar inom lönehantering, varför äldre system inte klarar av att hålla jämna steg med utvecklingen och hur Unit4 ERP Lön kan ge er en smidig lösning som sparar tid, minskar kostnaderna och förbättrar medarbetarupplevelsen.

Vanliga utmaningar inom lönehanteringen

• Dataintegration – lönehantering kräver tillgång till stora mängder data från flera håll, inte bara från HR-avdelningen, utan även från ekonomi-, projektteam och andra system. Processen kan bli långsam och ineffektiv om informationen är utspridd. Oavsett om det handlar om antalet arbetade timmar, tillämplig skattelagstiftning, valuta för löneutbetalning eller vilka förmånerna som gäller, är samlad och integrerad data avgörande för en smidig hantering.
• Manuella arbetsuppgifter – att säkerställa korrekta löneutbetalningar kräver avancerade beräkningar som kan vara komplexa. Manuella processer ökar risken för fel, och om misstag sker krävs tidskrävande korrigeringar. Fragmenterade system och utspridd data gör dessutom felen svårare att identifiera och åtgärda.
• Säkerhet – säkerhet är en avgörande aspekt av lönehantering, särskilt när det gäller att skydda känsliga finansiella uppgifter om anställda och organisationen. Manuella processer och separata system ökar risken för dataförlust och sårbarhet. Genom att använda en modern molnplattform kan data skyddas och underhållas på ett säkrare och mer effektivt sätt.
• Rapportering – rapportering är central för att säkerställa regelefterlevnad och för att chefer och intressenter skall få tillgång till korrekt information och värdefulla insikter. Manuella processer och fragmenterade data gör det dock svårt att skapa pålitliga rapporter. Felaktigheter i rapporteringen kan dessutom få allvarliga konsekvenser för organisationen.
• Kostnader – föråldrade metoder för lönehantering medför ofta höga kostnader, inte minst på grund av alla de olika program och verktyg som används.

Därför ger Unit4:s integrerade ERP-svit en effektiv lönehantering

Unit4:s ERP-svit erbjuder en särskild lönemodul som integrerar data från olika funktioner som projekt, ekonomi- och HR-avdelningen men också externa leverantörerna.

• HR – genom att integrera HR-uppgifter med informationen från ekonomiavdelningen, projektledningen och tredjepartsleverantörer kan ni säkerställa att alla förändringar som påverkar löner, såsom frånvaro, bonusar eller förmåner, synkroniseras med övrig information. Detta minskar behovet av manuella inmatningar och förbättrar noggrannheten i lönehanteringen.
• Projekt – projektdata uppdateras kontinuerligt i takt med att arbetet fortskrider. Dessa uppgifter är avgörande för att löner, som exempelvis baseras på antal arbetade timmar, utlägg och övertid, ska bli korrekta. Dessutom gör denna dataintegrering det enklare att beräkna och kvantifiera projektkostnader genom att använda löneavdelningens data som stöd.
• Ekonomi – när löner betalas ut bidrar integrerade data till att huvudboken alltid är uppdaterad. Betalningar kan hanteras via leverantörsreskontra, och analysen av löneuppgifter blir mycket enklare tack vare denna extra kontext. Dessutom säkerställer molnfunktioner att relevanta regelverk efterlevs automatiskt, vilket minimerar risken för fel.