Procurement Act – digitalisering för bättre regelefterlevnad

Tillgång till digitala system är nödvändigt för att skapa optimerade inköpsprocesser. De är även viktiga för att man ska kunna efterleva tillsynsmyndigheternas krav på ökad transparens under upphandlingar. Organisationer utan digitala system riskerar att både stängas ute från den allt mer konkurrensutsatta marknaden och misslyckas med att följa kommande krav.

I den här bloggen tar vi en titt på vad brittiska Procurement Act faktiskt omfattar, varför det är viktigt för inköpsansvariga att ha koll på läget och hur Unit4 garanterar efterlevnad både nu och i framtiden i takt med att leveranskedjan digitaliseras. Intresserad? Läs vidare för mer information.

Vad är The Procurement Act 2023?

Denna lag om offentlig upphandling infördes 2023 och markerar ett skifte som gynnar organisationer med digitala inköpssystem. 

Lagen syftar till att förbättra transparensen, skapa lika konkurrensvillkor och göra leveranskedjan mer hållbar. Ett av lagens huvudsakliga mål är ge bättre valuta för pengarna genom att stärka processen för hur avtal tilldelas och hanteras.

Viktiga element i lagen:

• Förenkling – lagen sammanför olika upphandlingsbestämmelser i ett enda ramverk. Detta minskar den byråkratiska komplexiteten och administrativa bördan, vilket betyder att stora bolag inte längre får en orättvis fördel.
• Transparens och ansvarsskyldighet – lagen kräver ett tydligare offentliggörande av information och bättre åtkomst till upphandlingsdata för att öka förtroendet hos allmänheten, främja ansvarsskyldighet i leveranskedjan och förhindra bedrägerier.
• Hållbarhet – genom att fokusera på ett offentliggörande av data uppmuntrar man bättre efterlevnad av den krävda ESG-rapporteringen (miljö, socialt ansvar och styrning) och ett mer etiskt beteende, vilket lägger grunden för hållbara inköpsrutiner.
• Rättvis konkurrens – små och medelstora företag kommer att upptäcka att det blir lättare att vinna nya affärer när lagen införs, vilket skapar en mer öppen och konkurrenskraftig marknad för alla.

Click to read ERP product brochure Gated

Varför är detta viktigt för produktchefen?

Produktchefen måste ha koll på, och kunna förutse, nya inslag i lagen om offentlig upphandling. The Procurement Act markerar dessutom en tydlig ändring av vad som förväntas av inköpsansvariga.

Under 2025 kommer en striktare tillämpning av vissa regler att införas, och detta är något som alla inköpsteam måste förbereda sig för:

• Obligatorisk digital upphandlingsplattform – senast 2025 kommer användningen av digitala upphandlingsplattformar att vara obligatoriskt för organisationer i den offentliga sektorn i Storbritannien. Detta skifte är en del av regeringens bredare digitaliseringsagenda för att öka effektiviteten, datanoggrannheten och tillsynen. 
• ESG-rapportering – organisationer kommer att bli tvungna att rapportera om hållbarhet och etisk sourcing betydligt mer utförligt. För att kunna efterleva och integrera kraven i verksamheten på ett effektivt sätt måste inköpsansvariga ha tillgång till digitala datahanteringsverktyg. 
• Ökat fokus på mångfald och inkludering – återigen utgör data själva kärnan i reformerna. Genom att hantera DE&I-initiativen (jämlikhet, mångfald och inkludering) med hjälp av digitala system kan man enkelt möta det växande intresset från investerare och tillsynsmyndigheter för upphandlingens sociala effekter.
• Strikt riskhantering – lagen kommer att kräva mer riskhantering och innebära krav på noggrannare övervakning av efterlevnad, bättre möjligheter att identifiera bedrägerier och en robust cybersäkerhet.

Vad krävs av inköpsansvariga?

För att kunna hantera såväl de nuvarande kraven som de framtida måste inköpsfunktionen digitaliseras. Genom att omstrukturera verksamheten och göra den databaserad kan man enkelt stöda de nödvändiga processerna.

Med hjälp av insyn i upphandlingsdata i realtid kan inköpsansvariga smidigt rapportera om alla ESG- och DE&I-aktiviteter och demonstrera att man inte bara bockar av uppgifter utan faktiskt konsekvent övervakar och optimerar effekterna av initiativen.

När inköpsteamen har en möjlighet att använda data för att utveckla processer som analyserar prestationer, gör prognoser, bedömer risker och optimerar leveranskedjan ökar konkurrenskraften på den öppna marknaden.

Med hjälp av en molnbaserad ERP-svit kan inköpsfunktionen hjälpa övriga avdelningar genom att kvantifiera och analysera effekterna av alla aktörers aktiviteter i leveranskedjan, till exempel HR- eller ekonomiavdelningen. Detta gör att leveranskedjan kan leverera ett strategiskt värde för hela organisationen.

Så här kan Unit4 Source-to-Contract säkra snabb efterlevnad och värdeskapande digitalisering

Det är viktigt att inköpsansvariga välkomnar digitalisering, utvecklar expertis inom ESG-området och lär sig att utnyttja databaserade verktyg. Genom att göra detta möter de inte bara de lagstadgade kraven utan skapar även ett långsiktigt värde för organisationen på ett mer hållbart och inkluderande sätt. 

Unit4:s Source-to-Contract gör det möjligt för inköpsansvariga att automatisera och effektivisera sourcingen, avtalshanteringen och leverantörskontakterna.

Source-to-Contract inkluderar funktioner som stöder ESG-uppföljning och riskhantering och gör det lättare för organisationer att smidigt integrera hållbar och etisk sourcing i inköpsprocessen. 

Unit4 Source-to-Contract kan hjälpa inköpsansvariga att följa de lagstadgade kraven på transparens, ansvarsskyldighet och effektivitet. Lösningen låter dem även lägga grunden för bättre resultat genom ett databaserat beslutsfattande och effektivare samarbeten med leverantörerna. Kontakta Unit4 redan idag!