Der Procurement Act – Wie die digitale Transformation eine souveräne Einhaltung ermöglichen kann

Digitale Systeme sind nicht nur ein Zeichen für Exzellenz in der Beschaffung. Sie werden jetzt Teil des laufenden Prozesses der Einhaltung von Vorschriften, da die zuständigen Kontrollorgane die Beschaffungs-/Vergabepraktiken transparenter gestalten wollen. Unternehmen ohne digitale Systeme wird es schwer fallen, sich auf den zunehmend wettbewerbsintensiven Märkten zu behaupten und die kommenden Vorschriften einzuhalten.

In diesem Blog erfahren Sie, was der Procurement Act ist, warum Beschaffungsexperten sich mit dem Thema vertraut machen sollten und wie Unit4 die Einhaltung der Vorschriften heute und in Zukunft ermöglichen kann, sofern die Lieferkette durch die nötigen Daten unterstützt wird. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.

Was ist der Procurement Act 2023?

Das 2023 eingeführte Beschaffungsgesetz entspricht einer Neupositionierung der Governance und kommt Unternehmen zugute, die digitale Beschaffungssysteme nutzen.

Das Gesetz soll die Transparenz verbessern, faire Wettbewerbsbedingungen schaffen und die Lieferkette nachhaltiger gestalten. Ein Hauptziel des Gesetzes besteht darin, das Preis-Leistungs-Verhältnis zu verbessern, indem die Vergabe und Verwaltung von Aufträgen optimiert wird.

Die wichtigsten Merkmale des Gesetzes:

• Vereinfachung: Das Gesetz konsolidiert die verschiedenen Vergaberegelungen in einem einzigen Framework, um die bürokratische Komplexität und den Verwaltungsaufwand zu verringern, beides Aspekte, die häufig größeren Unternehmen zugutekommen.
• Transparenz und Rechenschaftspflicht: Das Gesetz wird strengere Vorgaben für die Offenlegung und den Zugang zu Beschaffungsdaten vorschreiben. Dies soll das Vertrauen der Öffentlichkeit stärken, die Rechenschaftspflicht in der Lieferkette fördern und Betrug verhindern.
• Nachhaltigkeit: Ein wichtiger Schwerpunkt der Offenlegung von Beschaffungsdaten ist die Förderung der Einhaltung des ESG-Reporting (Umwelt, Soziales und Governance) sowie anderer sozialer und ethischer Verantwortlichkeiten, um nachhaltigere Beschaffungspraktiken zu unterstützen.
• Faire Wettbewerbsbedingungen: Kleine und mittlere Unternehmen werden feststellen, dass sie sich nach der Einführung des Gesetzes um viel mehr Aufträge bewerben können. Es entsteht also ein offenerer und wettbewerbsfähigerer Markt für alle.

Warum sollten Beschaffungsteams dem Gesetz Beachtung schenken?

Beschaffungsteams müssen alle bevorstehenden Änderungen des Vergaberechts kennen und antizipieren, wobei sich die Erwartungen an Beschaffungsteams durch den Procurement Act entscheidend verändern.

So werden ab 2025 bestimmte Regeln strenger durchgesetzt, auf die Beschaffungsteams sich vorbereiten müssen:

• Obligatorische Nutzung einer digitalen Beschaffungsplattform: Ab 2025 wird die Nutzung digitaler Beschaffungsplattformen für öffentliche Organisationen zur Pflicht. Diese Umstellung ist Teil der weitreichenderen Agenda zur digitalen Transformation und soll Effizienz, Datengenauigkeit und Kontrolle verbessern.
• ESG-Reporting: Unternehmen sind verpflichtet, ihre Nachhaltigkeit und ethischen Beschaffungspraktiken sehr viel detaillierter zu melden. Damit sie konform bleiben, benötigen Beschaffungsteams digitale Tools für das Datenmanagement, die effektiv in ihre Abläufe eingebunden sind.
• Verstärkter Fokus auf Diversität und Inklusion: Auch bei diesen Reformen dreht sich alles um Daten. Der verstärkte Fokus auf DE&I-Initiativen spiegelt das wachsende Interesse von Investoren und Kontrollorganen an den sozialen Auswirkungen von Beschaffungsvorgängen wider – für Letzteres werden digitale Systeme benötigt.
• Strenges Risikomanagement: Das Gesetz wird den Fokus auf die Risikomanagementsysteme der Beschaffungsteams verschärfen und eine umfassendere Überwachung der Einhaltung von Vorschriften, der Aufdeckung von Betrug und der Cybersicherheit mit sich bringen, um die Funktion nachhaltiger zu gestalten.

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Maßnahmen für Beschaffungsteams

Um die aktuellen und künftigen Anforderungen zu bewältigen, müssen Beschaffungsteams die digitale Transformation bewerkstelligen und ihre Abläufe so umgestalten, dass sie datengestützt erfolgen und auf einfachen Datenprozessen basieren.

Dank Einblick in Echtzeit-Beschaffungsdaten können Beschaffungsexperten mühelos Angaben zu ihren ESG- und DE&I-Initiativen machen und zeigen, dass diese nicht nur eine Pflichtübung sind, sondern dass die Effektivität ihrer Initiativen konsequent überwacht und optimiert wird.

Wenn Beschaffungsteams aussagekräftige Daten zur Verfügung stehen, können sie Prozesse entwickeln, um mühelos die Leistung zu analysieren, Forecasts zu erstellen, Risiken zu bewerten und die Lieferkette zu optimieren. Dies ermöglicht es ihnen, sich auf einem offeneren Markt erfolgreich zu behaupten.

Mit einer cloudfähigen ERP-Suite kann ein Beschaffungsteam strategischen Wert für das Unternehmen liefern, weil sich die Auswirkungen anderer Funktionen in der Lieferkette, wie z. B. Personal und Finanzen, einfach quantifizieren und analysieren lassen. So gelingt die Umstellung von einer unterstützenden auf eine strategische Lieferkette.

Wie Unit4 Source-to-Contract die Einhaltung von Vorschriften und digitale Transformation ermöglicht

Beschaffungsteams müssen die digitale Transformation umsetzen, Fachwissen über ESG entwickeln und datengestützte Tools nutzen. So können sie nicht nur regulatorische Vorgaben erfüllen, sondern auch nachhaltigeren und integrativen Mehrwert schaffen.

Die Unit4 Source-to-Contract-Lösung ermöglicht es Beschaffungsteams, Sourcing, Vertrags- und Lieferantenmanagement zu automatisieren und die gesetzlich vorgeschriebene digitale Beschaffung umzusetzen.

Source-to-Contract unterstützt ESG-Tracking, Risikomanagement und hilft, nachhaltige und ethische Beschaffungsstrategien nahtlos zu integrieren.

Unit4 Source-to-Contract hilft Profis, Transparenz, Effizienz und bessere Zusammenarbeit mit Lieferanten zu erreichen. Sprechen Sie noch heute mit dem Vertrieb!